Comment répondre aux demandes de vérification des références

Vous pensez peut-être que fournir une référence à un ancien employé devrait être une activité simple et directe que les gestionnaires et les praticiens des ressources humaines gèrent régulièrement. Mais, aux États-Unis, dans l'environnement litigieux existant, fournir une simple référence à l'emploi, en réponse à une demande de vérification de référence, n'est plus largement pratiqué.

En fait, la plupart des entreprises attribuent des vérifications de références au personnel des ressources humaines. Cela signifie que l'obtention d'une référence révélant toute information sur le candidat que vous proposez d'embaucher est de plus en plus difficile. Traditionnellement, les gestionnaires et les superviseurs des candidats sont vos meilleures sources d’information.

Dans un article précédent, les différentes approches disponibles pour la vérification des références d'anciens employés ont été discutées. L’approche recommandée pour une référence d’emploi verbale différait en fonction du rendement de l’employé lorsqu'il travaillait pour votre organisation. La réponse recommandée à une demande de recommandation écrite, en particulier les formulaires qui demandent des réponses numériques évaluant les employés, reste la même. Envoyez le formulaire à votre responsable des ressources humaines.

Vérifications de références verbales informelles

Ces exemples de référence d'emploi et de vérification de la politique de l'emploi conviennent à la majorité des vérifications de références, en particulier aux vérifications demandées sous forme écrite. Dans le précédent article, il était décrit une discussion de référence non écrite, plus informelle, que le supérieur hiérarchique immédiat pourrait avoir avec l'employeur potentiel.

Vous voudrez peut-être discuter de manière informelle de leurs contributions avec un employeur potentiel, en particulier dans le cas d’un ancien employé performant ou d’un ancien employé performant. De cette manière, vous aidez votre ancien collègue à choisir et à recevoir une opportunité d'emploi appropriée.

Vous permettez à l’employeur éventuel d’éprouver un certain niveau de confort avec le choix de son employé. Comme un appel téléphonique de vérification des références intervient en retard dans le processus de sélection des employés, soyez assuré que vos commentaires confirment ce que l'employeur éventuel a décidé par le biais du processus de candidature et d'entretien.

Pour le moment, vous ne fournissez pas beaucoup de nouvelles informations à l'employeur éventuel si son processus d'embauche était complet.

Lignes directrices pour la vérification informelle des références

Des recherches en ligne indiquent que certains employeurs, en particulier des universités et des entités gouvernementales, semblent toujours autoriser les gestionnaires à fournir des réponses aux vérifications de références. (Les politiques des employeurs privés ne sont que rarement en ligne.) Les employés de sociétés qui exigent d’eux qu’ils envoient un contrôle formel et écrit des références aux ressources humaines peuvent également se sentir à l’aise de parler avec un employeur éventuel de manière informelle.

Il convient de noter ces thèmes sur le contenu de la vérification des références pour les lecteurs qui décident de répondre à une vérification verbale des références d’employés actuels ou anciens. Les gestionnaires ont besoin de formation pour pouvoir répondre aux demandes de vérification des références. Veuillez noter les recommandations pour savoir quand et si un responsable doit fournir une réponse à une vérification de référence.

Les gestionnaires peuvent répondre aux demandes de vérification des références à l'aide de ces instructions

En répondant à une demande de vérification de référence, les responsables peuvent répondre à ces questions et tenir compte de ces avertissements.

• Identifiez le titre du poste, le dernier salaire, les dates d’emploi et les principales responsabilités de l’ancien employé.
• Si vous décidez de fournir des informations sur les performances de l’employé, assurez-vous que votre réponse est équilibrée. L'employé a présenté une performance professionnelle généralement positive de cette manière, mais vous avez eu quelques inquiétudes dans ces domaines. Ces domaines peuvent ou non être pertinents dans le nouvel emploi; Dans tous les cas, ils ne suffisent pas pour empêcher le recrutement de l’employé. (Surtout avec un ancien employé performant, vous voulez augmenter les chances de recevoir une offre d'emploi.)

• Répondez uniquement aux questions sur lesquelles vous avez des informations. Utilisez le dossier de l’employé, y compris les évaluations de performance et d’autres documents écrits, pour fournir des exemples précis et véridiques qui mettent en valeur ses performances.Éloignez-vous des opinions, des rumeurs et des prédictions.
• Si vous décidez de fournir des informations négatives sur l'employé, fournissez des informations sur lesquelles l'employé a eu des commentaires. Fournissez des exemples spécifiques de la documentation écrite qui ont été partagés avec l'employé.

Questions à ne jamais répondre à propos d'anciens employés

Vous pouvez refuser de répondre directement à ces questions ou les dévier avec une réponse qui contourne les composants problématiques. (Exemple: voulez-vous réembaucher l'employé? Réponse: Si tous les aspects de l'expérience, de l'éducation, du rendement au travail et des intérêts de l'employé restaient conformes aux exigences du poste, oui, je réembaucherais l'employé.) Faites attention à ces questions:

• Toute question qui révélerait des informations sur n’importe quel aspect de la classe protégée d’un employé en vue d’une discrimination potentielle ou de la protection des droits civils. Voici des exemples de ces questions:

  Questions sur le statut matrimonial ou le statut de partenaire, les problèmes familiaux, la santé personnelle, les handicaps, les dossiers médicaux ou d'assiduité, la race, l'origine nationale, l'âge, la religion, le sexe, etc.

• Toute question qui identifierait les activités politiques ou liées à l'emploi juridiquement protégées d'un employé, telles que la syndicalisation, la gestion syndicale, le dépôt d'un grief, les affiliations ou activités d'un parti politique, les demandes d'indemnisation des travailleurs, l'utilisation de l'assurance ou les poursuites liées à l'employeur.

• Questions qui ne sont pas liées au milieu de travail ou au rendement du travail. Celles-ci peuvent inclure des questions sur les intérêts de l'ancien employé, ses loisirs, ses associations de bénévoles ou ses affiliations. Ce ne sont pas les affaires du nouvel employeur potentiel.
• Toute question qui vous demande de prédire la performance future d'un employé. Vous ne pouvez répondre qu'aux questions de l'employeur concernant la performance que vous avez vécue, appuyées par des exemples écrits. Vous ne pouvez pas prédire la performance d’un employé dans un nouvel emploi, dans un nouvel environnement, pour un nouvel employeur, dans un ensemble de circonstances que vous ne pouvez pas définir ou connaître.

Avec soin et considération, vous pouvez donner un coup de pouce à vos employés les plus performants. Votre évaluation de performance informelle, véridique et documentée peut constituer le meilleur atout pour la prochaine opportunité de votre ancien employé.