Assistant Personnel Exemple de CV et liste de compétences

Les assistants personnels ressemblent aux assistants de direction ou aux assistants de bureau en ce sens qu'ils effectuent tous des tâches de routine de type administratif, de sorte que personne d'autre ne soit obligé de le faire. Les tâches incluront probablement le filtrage ou la réponse aux appels téléphoniques, aux lettres et aux courriels, la gestion des horaires et la prise de notes lors de réunions.

La différence est que les assistants personnels assistent une seule personne et peuvent également aider à des tâches personnelles telles que faire les courses ou planifier des rencontres sociales.

Certaines personnes délèguent le travail de projet à leurs assistants ou les font remplacer par leurs assistants en leur absence.

Exigences du poste pour les assistants personnels

Bien qu'il n'y ait pas d'exigence minimale pour les assistants personnels en termes de formation, une formation en affaires ou en travail administratif aide. Une deuxième ou une troisième langue peut aussi être importante dans certains cas. En général, les compétences que vous avez sont plus importantes que vos études. Une discussion de certaines de ces compétences nécessaires peut vous aider à décider si ce type d’emploi vous convient.

Voici une liste des compétences de l'assistant personnel pour les CV, les lettres de motivation, les candidatures et les entretiens. Les compétences requises varient en fonction de l'emploi pour lequel vous postulez. Consultez également notre liste de compétences répertoriées par emploi et par type de compétence. Parcourez cette liste et voyez si vous avez utilisé ces compétences dans des emplois précédents ou si vous les avez acquises grâce à une formation.

Prenez des notes pour savoir quand et comment vous avez utilisé ou développé ces compétences. Ajoutez-les ensuite à votre CV et à votre lettre de motivation ou gardez-les à portée de main pour remplir des candidatures. Les personnes qui examinent les applications seront souvent à la recherche de compétences clés. Faites correspondre vos compétences avec celles affichées au besoin pour le poste. Ensuite, assurez-vous qu'ils sont mentionnés dans votre lettre d'accompagnement et énumérés dans votre CV.

Vous devriez également développer des réponses aux entretiens sur la manière dont vous avez utilisé vos compétences dans les postes précédents. Donnez un exemple de la façon dont vous avez résolu un problème sur le lieu de travail en utilisant une ou plusieurs de ces compétences. Montrez en quoi l'utilisation de vos compétences a contribué au succès d'un projet.

Exemples de compétences d'assistant personnel

Cette liste n'est pas exhaustive, mais inclut certaines des compétences les plus importantes et les plus recherchées pour les assistants personnels.

Organisation et gestion du temps

En tant qu'assistant personnel, votre travail consistera en grande partie à garder quelqu'un d'autre organisé et à l'heure. Vous devez donc être bien organisé vous-même. Heureusement, l'organisation peut être apprise. Il existe des techniques spécifiques que vous pouvez adapter pour rendre votre utilisation du temps plus efficace et pour bien entretenir votre vie et celle de votre responsable.

Communication écrite et verbale

Vous devrez comprendre et suivre les instructions et transmettre des informations de manière claire et honnête. Selon les détails de votre poste, vous devrez peut-être également accueillir des clients, répondre à de la correspondance ou créer des rapports et des présentations. Toutes ces tâches exigent des compétences de communication de premier ordre, notamment parler et écrire, écouter et lire.

Précision et souci du détail

Le souci du détail est un élément essentiel pour rester organisé et bien communiquer.

L'imprécision ou l'inexactitude crée au mieux une inefficacité et peut également causer de graves erreurs ou aliéner les collègues de votre responsable.

Connaissance des logiciels pertinents

Le logiciel que vous devrez gérer peut varier, mais comprendra probablement le traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données, les calendriers, la publication assistée par ordinateur et PowerPoint, ou quelque chose d’équivalent. Pouvoir fournir au moins un support technique minimal est un avantage. Vous devrez peut-être évaluer plusieurs programmes et applications différents à choisir par vous-même, qui constituent les meilleurs outils pour atteindre les objectifs de votre responsable. Votre travail consiste toujours à rendre le travail de votre responsable plus facile et plus simple, ce qui peut nécessiter beaucoup de résolution des problèmes en coulisse.

Tact et discrétion

En tant qu'assistant personnel, vous serez fréquemment exposé à des informations sensibles, allant des secrets commerciaux aux informations hautement personnelles que vous devrez garder confidentielles.

Une compétence connexe est le tact, la capacité de réagir en douceur ou pas du tout aux informations que d’autres personnes pourraient trouver difficiles ou gênantes. En d'autres termes, vous devez être une personne sûre pour que votre responsable soit vulnérable. Après tout, vous seul saurez combien d’assistance ils ont besoin.

Liste des compétences de l'assistant personnel

Compétences administratives

Ces compétences font souvent partie de la description de poste d'un assistant personnel ou constituent des compétences à valeur ajoutée. Votre employeur peut avoir besoin de quelqu'un qui peut faire ces tâches pour elle.

• Administratif
• Rendez-vous
• Correspondance
• Courses
• Événements
• Planification d'événements
• Dépôt
• Procédures de mise en œuvre
• Mise à jour des horaires
• Des réunions
• Gestion de bureau
• Gestion de projet
• Recherche
• Calendrier
• Prendre la dictée
• Prendre des messages
• Prendre des notes
• PREPARATIFS DE VOYAGE
• Planification de voyage

Compétences en communication

En tant qu'assistant personnel, tous les aspects de la communication sont importants pour le travail. Soyez prêt à montrer votre expérience ou votre formation.

• Répondre au téléphone
• la communication
• Email
• Visiteurs de bienvenue
• Traitement des demandes
• La mise en réseau
• La communication non verbale
• Filtrage des appels
• Communications verbales
• Communications écrites

Compétences financières

Avez-vous de l'expérience ou une formation pour ces tâches?

• Comptabilité
• Budgétisation
• Achat
• Sourcing
• Achats

Compétences technologiques

Pouvez-vous utiliser différentes plates-formes et périphériques et effectuer un dépannage de base?

• Ordinateur (PC, Mac, tablette)
• Gestion de base de données
• Microsoft Office
• Préparation de la présentation
• Rapports
• Traitement de texte

Compétences personnelles de maîtrise

Ces compétences font souvent partie de votre personnalité. Montrez comment vous les avez utilisés et développés.

• Confidentialité
• Diplomatique
• Discrétion
• La flexibilité
• Interpersonnel
• Multitâche
• Organisation
• Attitude positive
• Résolution de problème
• Comportement professionnel
• Auto-motivé
• Joueur d'équipe
• Gestion du temps
• Travailler indépendamment

Si vous n'avez pas utilisé ces compétences lors d'un emploi précédent, voyez comment vous les avez développées pour des emplois bénévoles ou non rémunérés, ou utilisez-les dans votre vie personnelle. Utilisez-vous ces compétences dans le cadre d’une communauté religieuse ou dans le cadre d’un projet étudiant à l’école? Avez-vous développé des compétences dans le cadre d’une équipe sportive ou d’un sport individuel? Cette expérience peut également être utile et faire de vous un meilleur candidat pour le poste.

Dans l'exemple de CV suivant conçu pour un assistant personnel, notez comment plusieurs des compétences mentionnées ci-dessus sont incorporées dans le texte, en particulier les "qualifications de base".

Exemple de CV d'assistant personnel

Ceci est un exemple de CV pour un poste d'assistant personnel. Téléchargez le modèle de CV (compatible avec Google Docs et Word Online) ou voyez ci-dessous pour plus d'exemples.

Téléchargez le modèle Word

Exemple de CV de l'assistant personnel (version texte)

Carly demandeur

999 rue principale

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

PLAN DE CARRIÈRE

Un assistant personnel minutieux et très bien organisé, capable d’apporter un soutien continu aux cadres dirigeants, ainsi que d’assumer de manière indépendante des responsabilités administratives, d’organisation des rendez-vous et de déplacement, de faire les courses et de planifier des événements avec une efficacité sans effort. raffermir.

QUALIFICATIONS DE BASE

• Capable de traiter des données sensibles et de traiter toute la correspondance et les dictées avec une intégrité et une confidentialité sans compromis.
• Peut facilement établir une relation avec les clients, les fournisseurs et les parties prenantes du projet, en personne et par écrit.
• Capable de tirer parti de l'éducation en comptabilité pour équilibrer avec précision les livres et effectuer des fonctions de budgétisation et d'achat.
• Maintient toujours un comportement positif et professionnel avec la capacité d'instiller la confiance et l'engagement des autres.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Assistant personnel du présidentSeptembre 2016 à aujourd'hui

Fournit un soutien administratif et personnel complet au fondateur de la société de conseil financier, avec une étendue de responsabilités comprenant les fonctions de dictée, de correspondance, de gestion de bureau, de relations fournisseurs, de prise de rendez-vous, de coordination de voyages et de planification d'événements.

• Planifié tous les détails pour des événements de relations clients extrêmement réussis, notamment des week-ends de golf et de tennis, des séminaires sur la planification financière et des banquets d’actionnaires.
• Fournisseurs de voyages et de divertissements rentables, sourcés et sécurisés, réduisant les frais de déplacement de 15%.
• Adobe Creative Suite a été utilisé pour créer de nouvelles brochures marketing attrayantes et un bulletin mensuel.

ÉDUCATION

Baccalauréat en sciences en administration des affaires (Mineure: comptabilité)2016; GPA 3.9

Université du Missouri, Columbia, MO

La liste de dean; Diplômé cum laude

Compétences techniques: Suite Microsoft Office, QuickBooks et Adobe Creative Suite. Couramment en espagnol.