À la défense du bureau désordonné

Chaque jour, de plus en plus d'informations vous sont envoyées. Les nouveaux courriers, les rapports de divers comités, les factures, les propositions, etc., vous attendent plusieurs fois par jour. Vous êtes trop occupé pour y faire face tout de suite, alors ça commence à s’empiler. Votre bureau commence à ressembler à une zone de guerre.

Le problème ici n’est pas que votre bureau soit en désordre; le problème est que des choses importantes sont perdues. Il est soit enterré par le nouveau matériel entrant, soit il est dans le nouveau matériau mais n'est pas remarqué. En conséquence, vous passez trop de temps sur des choses tout simplement urgentes plutôt que sur des choses importantes.

Lorsque votre chef souhaite savoir dans quel délai elle peut recevoir ce rapport pour le vice-président, vous ne voulez pas lui dire que vous n'avez pas remarqué la note de service qu'elle vous a envoyée pour demander le rapport. Votre patron ne sera pas non plus ravi d'apprendre que la mise en page de la nouvelle gamme de produits a pris du retard, car vous l'avez mise de côté, elle s'est masquée et vous l'avez oublié.

Certaines personnes vous diront que la meilleure façon de résoudre ce problème est un bureau propre. D'autres disent qu'un désordre est d'accord. Qui a raison

Bureau encombré, esprit encombré

Il n'y a pas si longtemps, il y avait une expression populaire: "un bureau encombré est le signe d'un esprit encombré". Cette expression a donné naissance à toute une industrie conçue pour aider les dirigeants d’entreprise à nettoyer leurs ordinateurs de bureau en tant que signe de leur acuité mentale.

Vous avez sans doute déjà vu des films où le patron est assis dans son bureau au sommet d'un gratte-ciel du centre-ville. Il est assis derrière un bureau en verre sans tiroirs. Les seuls ornements sont le jeu de stylos impressionnant pour la signature de documents importants et un téléphone ou un interphone afin qu'il puisse donner des ordres.

D'autre part…

Beaucoup de gens ne voient rien de mal à ce que des piles de papier recouvrent le bureau, allant même jusque sur les sièges et le sol du bureau. Ils citent des adages comme "un bureau encombré est un signe de génie" et "un bureau désordonné n'est qu'un signe d'un bureau désordonné".

Nous connaissons tous quelqu'un dont le bureau est ainsi. Vous ne voyez pas comment ils peuvent même savoir si le bureau est en métal ou en bois. Pourtant, quand vous leur demandez quelque chose, ils vont droit à une pile, feuilletent 2 ou 3 feuilles et retirent ce que vous avez demandé.

Ce qui fonctionne pour vous

Les deux côtés sont corrects. La question n'est pas ce qui est correct. La question est qui vous rendra plus efficace. Quelques directives fondamentales s'appliquent aux deux approches, mais l'essentiel est de travailler de manière à vous permettre d'être le plus efficace possible. Presque tout le monde a besoin de se débarrasser de l'encombrement qui règne sur son bureau, mais ne pas avoir plus d'un article sur votre bureau à la fois ne fonctionnera pas pour beaucoup d'entre nous.

Beaucoup de personnes travaillent sur plusieurs projets en même temps (ou presque au même moment). Les créatifs ressentent le besoin d'être inspirés. Les individus soucieux du détail ont besoin de volumes de matériel de référence à portée de main. Certaines personnes ont l'impression que les piles de travail les font paraître occupées et, par conséquent, les protègent davantage en cas de licenciement. D'autres pensent qu'un bureau propre montre à quel point ils sont efficaces dans leur travail. Ce qui est important est de faire ce qui fonctionne pour vous.

Comment apprivoiser le monstre

Que vous optiez pour le bureau en verre stérile ou que vous souhaitiez simplement mettre un peu plus d’ordre dans le chaos de votre bureau, voici quelques directives fondamentales:

• Veulent vraiment améliorer: Nous ne recommandons pas l'approche sévère que certains font. Malheureusement, cela laisse des excuses pour être trop facile avec vous-même. Cette tentative pour rendre votre bureau moins encombré et plus efficace dépend de votre sérieux.
• Garder, lancer ou déplacer: Trouvez trois conteneurs. Marquez le plus petit "donjon". Label le plus grand "lancer". Avoir un autre conteneur étiqueté "déplacer". Les choses vraiment vitales iront dans votre conteneur pour être triées plus tard. Tout ce que vous voulez emporter ou donner va dans le conteneur "move". Tout le reste passe dans le conteneur à lancer.

• Commencez par le plus ancien: Vous pouvez voir en regardant quelle pile est la plus ancienne. Habituellement, il est le plus éloigné de votre chaise. Il sera plus facile de jeter les objets de cette pile.
• Évaluez chaque pièce une seule fois: Regardez chaque élément de la pile. Décidez dans quel conteneur il ira. Vous ne pouvez pas le remettre sur votre bureau pour plus tard, vous devez décider maintenant. Mettez tout dans l'un des trois conteneurs. Il n'y a pas d'autre option.
• Demandez-vous ceci: La première question est "est-ce que j'ai ce document ailleurs, ou puis-je l'obtenir de quelqu'un?" Si vous en avez une copie dans votre courrier électronique, dans un rapport ou sur le bureau de la personne qui a préparé l'analyse de marché, etc., vous n'avez pas besoin de conserver une autre copie. Le lancer. Puis demandez "pourquoi ai-je besoin de cela?" Si la réponse est a) d'agir, b) de faire quelque chose avec quand je reçois plus d'informations de quelqu'un, ou c) de faire référence à ce que je fais comme autre travail, mettez-le dans la pile. (Une fois que vous vous êtes débarrassé de l'encombrement, vous allez trier votre pile de réserves en fonction de ces trois catégories, alors n'hésitez pas à les séparer maintenant. Cela vous fera gagner du temps.) Si votre réponse était autre chose, jetez cet objet.

• Sois impitoyable et courageux: À mesure que vous progressez dans chaque pile, en vous rapprochant des choses qui viennent d'arriver, soyez sans pitié dans vos décisions. Ne prenez pas de prisonniers. Si vous n'en avez vraiment pas besoin, lancez-le. Et soyez courageux. Ne vous attachez pas à quelque chose simplement parce que quelqu'un pourrait vous demander quelque chose à ce sujet un jour. Ne construisez pas une forteresse de papier pour vous protéger.

Gérer le problème

Votre bureau n'a pas besoin d'être stérile et complètement dépourvu de papier, bien que cela puisse l'être si cela vous aide. Votre objectif est d’organiser votre bureau afin d’optimiser votre efficacité. Si cela signifie un peu plus de piles sur votre bureau que la personne d'à côté, c'est correct - à condition que tout ce que vous avez conservé vous aide à atteindre votre objectif d'efficacité accrue.