Vérification de l'emploi et modèle de politique

Une vérification de l'emploi est une réponse à une demande d'un employeur éventuel, d'un organisme gouvernemental ou d'une entité extérieure, telle qu'une institution prêteuse, que l'employé actuel ou ancien employé est ou était employé par votre organisation. Dans la plupart des cas, l’organisation requérante souhaite vérifier:

• date d'embauche,
• information sur le salaire, et
• si la personne est toujours employée par votre organisation.

Dans le cas de demandes de vérification d'emploi émanant d'employeurs potentiels, des informations sur les performances de l'employé et sa réembauche potentielle sont souvent demandées. Il n’est pas rare non plus que la vérification de l’emploi demande aux employés l’historique des responsabilités, du titre et de l’historique des salaires, ainsi que les informations les plus récentes sur l’emploi.

Il appartient à l'employeur de définir le volume d'informations à publier, mais une politique de vérification de l'emploi, systématiquement appliquée, doit exister. Il est important de faire preuve de cohérence lors du traitement des demandes de vérification de l'emploi.

Vos gestionnaires et membres du personnel ont besoin de formation sur la manière de répondre à une demande de vérification de l'emploi ainsi que sur la manière de répondre à des demandes plus longues et détaillées au moment où les employeurs vérifient les antécédents.

Les agences gouvernementales et autres entités telles que les établissements de crédit ne rechercheront pas les informations de référence détaillées ou les informations de vérification des antécédents que les employeurs potentiels souhaitent obtenir.

Exemple de politique de vérification de l'emploi

Toutes les demandes de vérification d'emploi émanant d'employés actuels ou anciens, d'employeurs potentiels d'employés actuels ou anciens, d'agences gouvernementales ou d'autres organisations telles qu'une institution financière ou de prêt, doivent être adressées à Ressources humaines pour obtenir une réponse officielle de l'entreprise.

En aucun cas, un autre employé n'est autorisé à fournir une réponse écrite ou officielle de vérification de l'emploi à l'entreprise. Votre personnel des ressources humaines est formé pour répondre aux demandes de vérification de l'emploi. Ils sauront également si une autorisation signée de communiquer des informations d'anciens employés est au dossier.

Toutes les demandes de vérification de l’emploi doivent comporter la signature de l’employé ou de l’ex-employé autorisant la divulgation d’informations. Dans le cas des employés actuels, par courtoisie, le bureau des ressources humaines informera l'employé lorsque des informations de vérification de l'emploi sont demandées.

Lorsque la signature d'autorisation est présente, généralement, votre société publie ces informations sur les employés actuels et anciens:

• si la personne est actuellement employée par votre société,
• titre actuel ou dernier emploi de l'employé,
• les dates d'emploi dans votre entreprise, et
• le salaire actuel ou final versé à l'employé.

Selon les circonstances de la demande et les informations fournies par le passé ou le dernier employé, l'entreprise peut publier l'historique des salaires, l'historique du titre du poste et indiquer si l'entreprise réengage l'employé.

Les exceptions à cette politique doivent être approuvées par le président de (votre société).