Exemple de vérification de la politique de l'emploi et de la référence

Si vous travaillez pour une entreprise ou une organisation avec un service des ressources humaines, il y a de bonnes chances que votre entreprise ait une politique précisant qui peut répondre à une demande de référence. Votre entreprise est également susceptible de spécifier comment répondre à une demande de référence.

Les entreprises agissent ainsi pour contrôler le flux d'informations mis à la disposition des personnes extérieures, même des employeurs potentiels. Ils s'inquiètent des poursuites en justice, des accusations de diffamation et de l'interférence avec les perspectives d'emploi d'un employé qui se souvient bien ou d'un employé qui correspond mal à leur organisation.

Il est légal pour un employeur de partager des informations véridiques sur un ancien employé. Ces informations peuvent inclure des informations telles que les intitulés de poste et le contenu général des tâches, les dates d’emploi et le salaire gagné par l’ancien employé.

Ils peuvent aussi légalement dire à l'employeur éventuel s'ils réengagent la personne, pourquoi l'employé a quitté son emploi, ainsi que des exemples généraux et des observations sur le comportement de la personne. Tant que ce qu'ils disent à l'employeur potentiel est véridique, et en particulier s'ils ont des preuves des faits qu'ils partagent, une action en justice est un long plan.

Cependant, aux États-Unis, où les personnes peuvent engager des poursuites pour n'importe quoi, les anciens employeurs sont naturellement méfiants quant aux informations qu’ils partagent avec un employeur éventuel.

Les employeurs s'inquiètent également de la compétence de l'employé qui répond aux questions concernant un ancien employé. Les personnes qui vérifient leurs antécédents pour gagner leur vie ou qui travaillent dans les services des ressources humaines ont la capacité d'obtenir des informations auprès d'employés non formés - peut-être plus que ce que vous souhaitez que l'employé partage avec un employeur éventuel - ou qui que ce soit.

Les employés non formés tombent également dans le piège de donner des opinions qui ne sont pas basées sur des faits et des preuves solides. Cela peut affecter les chances que l'ancien employé reçoive une offre d'emploi de la part d'un employeur potentiel. Ce sont plusieurs des raisons pour lesquelles des exemples de règles tels que celui qui suit deviennent si courants dans les organisations.

Exemple de règle de contrôle de référence

Toutes les demandes de vérification de références sur l'emploi émanant d'employés actuels ou anciens, d'employeurs potentiels d'employés actuels ou anciens ou d'autres organisations doivent être adressées à Ressources humaines pour une réponse officielle de l'entreprise. En aucun cas, un autre employé n'est autorisé à fournir une référence d'emploi écrite ou officielle pour l'entreprise.

Toutes les demandes de références d’emploi ou de vérification d’emploi doivent contenir la signature de l’employé ou de l’ex-employé qui autorise la divulgation de renseignements. Lorsque la signature est présente, généralement, votre entreprise publie ces informations sur les employés actuels et anciens:

• si la personne est actuellement employée par votre société,
• titre actuel ou dernier emploi de l'employé,
• les dates d'emploi dans votre entreprise, et
• le salaire actuel ou final versé à l'employé.

Selon les circonstances de la demande et les informations fournies par le passé ou le dernier employé, l'entreprise peut publier l'historique des salaires, l'historique du titre du poste et indiquer si l'entreprise réengage l'employé. Les exceptions à cette politique doivent être approuvées par le président de (votre société).

Dernières pensées

Les entreprises d’aujourd’hui doivent mettre en place des politiques qui déterminent ce que les employés peuvent éventuellement partager avec les employeurs potentiels au sujet des anciens employés. Vous voudrez avoir étudié la situation, rédigé la politique et formé tous les employés à l'application de la politique à eux-mêmes.

De plus, comme pour toute politique, obtenez les approbations des employés qu’ils ont reçus et comprennent. Il incombe ensuite à la direction et au personnel des ressources humaines d'assurer le suivi pour s'assurer que les employés respectent la politique.

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