Poursuivre les actions disciplinaires de manière efficace et légale

Personne ne veut entendre que leur performance est inférieure aux attentes. Une fois que les conseils et l'encadrement d'un responsable n'ont abouti à aucune amélioration, des mesures disciplinaires écrites doivent être entamées - afin de protéger les intérêts de l'entreprise - et des intérêts de l'employé.

Les employés ne sont pas à l'aise avec une mesure disciplinaire telle qu'une réprimande. Ils sont tristes et mal à l'aise lorsque leur supérieur hiérarchique leur dit que leur performance justifie un avertissement verbal, dernière étape avant le début des mesures disciplinaires écrites.

Les responsables se demandent pourquoi les employés n’améliorent pas leurs performances au fur et à mesure que la sévérité des mesures disciplinaires progresse. Un processus d’action disciplinaire efficace et communicatif devrait tenir l’employé informé et responsable à chaque étape du processus.

Beaucoup de gestionnaires n'aiment pas la portion disciplinaire de leur travail plus que toute autre chose. En fait, dans les études, les gestionnaires placent le licenciement d'un employé en tête de liste des actions pour lesquelles ils détestent le plus jouer un rôle. Les gestionnaires préfèrent consacrer leur temps à des activités telles que la définition d’objectifs, l’évaluation des progrès et l’élimination des problèmes rencontrés par les employés lorsqu’ils s’efforcent de terminer leur travail.

Objet et progrès des mesures disciplinaires

Du point de vue de l'entreprise, une réprimande par un employé montre que l'entreprise travaillait avec cet employé pour l'aider à s'améliorer. Dans le même temps, la société a documenté son mécontentement croissant à l'égard du rendement de l'employé et le fait que ce malheur croissant était partagé avec l'employé.

La réprimande écrite de l'employé montre que celui-ci était également informé des problèmes de performance et de leurs conséquences s'ils n'étaient pas corrigés. C'est pourquoi les employeurs demandent aux employés de signer un document indiquant qu'ils ont lu et compris le contenu du document.

Suite à la lettre de réprimande, selon les politiques en matière de mesures disciplinaires de la société, des étapes supplémentaires peuvent inclure des lettres de réprimande ultérieures, assorties de sanctions telles que les jours de congé sans solde.

Si le superviseur est convaincu que le salarié peut améliorer ses performances, à tout moment au cours de la procédure disciplinaire et de préférence avant la première lettre de réprimande, le superviseur peut introduire un plan d'amélioration des performances (PIP).

Le PIP est un document plus formel et détaillé, assorti d’objectifs, d’attentes et de délais, qui permet au superviseur de communiquer des attentes claires en matière de travail et de performances à l’employé non performant. Lorsqu'un employé participe à un PIP, il rencontre généralement le responsable, et souvent le personnel des ressources humaines, toutes les semaines ou toutes les deux semaines pour prendre note des progrès accomplis dans l'amélioration des performances.

Une action disciplinaire, telle que la réprimande d'un employé, peut être bénéfique pour tous si l'employé tient compte du message. Si l'employé ne le fait pas, la société et le responsable ont efficacement protégé leurs intérêts, ainsi que ceux des employés performants.

L’objectif est d’empêcher un impact négatif sur les employés performants dont le moral est affecté par l’employé qui ne fait pas son travail. En fait, rien n’a plus d’impact sur les employés performants que de devoir travailler aux côtés d’un employé non performant. Cela est particulièrement vrai s’ils constatent que cet employé est éligible aux mêmes augmentations et avantages qu’il reçoit.

Questions à prendre en compte dans les actions disciplinaires des employés

En tant qu'outil de communication avec les employés, une réprimande doit être juste. Les employeurs doivent s’assurer qu’ils utilisent correctement l’outil et que certaines conditions sont réunies pour que son utilisation soit efficace et réussie.

• Les descriptions de poste des employés doivent indiquer clairement le domaine de performance requis pour lequel l’employé reçoit la réprimande. Si la performance du problème se produit dans une fonction non essentielle, vous devez en tenir compte ou bien réécrire la description du travail.
• La réprimande de l'employé doit être conforme au processus de mesure disciplinaire décrit dans le manuel de l'employé. Des manuels bien rédigés à l'intention des employés suggèrent des mesures disciplinaires potentielles, tout en laissant une marge de manœuvre à l'employeur en fonction des circonstances dans lesquelles ses actions ont été menées ou ses performances.

  Aucune mesure disciplinaire ne devrait être promise ou jugée essentielle. Une liste des mesures disciplinaires requises entrave la capacité de l'employeur à licencier un employé qui ne travaille pas. Ils peuvent rendre les avocats heureux mais ils causent une douleur inutile à l’employé non performant, à ses collègues et à l’organisation.

• Les pratiques passées de l'entreprise, dans des situations similaires à celles d'autres employés, doivent être cohérentes avec la réprimande de l'employé actuel. Les incohérences sont des motifs potentiels d’accusations de discrimination si les employés d’un groupe protégé sont surreprésentés dans les affaires de mesures disciplinaires. Si vous découvrez qu'il en est ainsi, relisez vos pratiques d'embauche, vos politiques et toute autre pratique d'emploi susceptible de constituer un signal d'alarme pour un traitement discriminatoire.
• Le degré ou le type de mesure disciplinaire prise correspond aux problèmes de performance des employés. Un avocat a déjà demandé pourquoi une entreprise cliente accordait de plus en plus de temps libre aux employés en difficulté d’assiduité. La question m'a amené à repenser la pratique, mais en toute justice pour les employeurs, les options sont limitées lorsque le problème est la violation par les employés des règles et des politiques.

  Ce qui est important, au-delà de la cohérence dans des situations similaires, est de s’efforcer d’adapter les mesures disciplinaires au crime. Par exemple, une voiture de société a été retirée de l’usage d’un employé pendant un certain temps parce que celui-ci avait accusé l’étiquette EZPass de la société. un voyage personnel, faisant payer à la compagnie ses propres péages.

  Dans un deuxième exemple, un employé a été retiré de deux comités d’entreprise au sein desquels il a pris plaisir à siéger parce que ses retards et son absentéisme ont affecté sa journée de travail normale. Dans un troisième cas, un employé a perdu l'utilisation initiale de la carte de crédit de l'entreprise parce que ses dépenses étaient contraires au code de conduite de l'entreprise.

Une réprimande d'un employé, utilisée de manière appropriée dans le cadre d'une série de mesures disciplinaires, peut aider un employé à améliorer ses performances et à rejoindre les rangs des employés performants. Voici comment écrire une réprimande d'un employé.

Exemples de lettres de réprimande

• Exemple de lettre de réprimande: Indiscrétion de la direction
• Écrit par écrit Exemple: Présence

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