Erreurs de facturation courantes de la part des professionnels du droit

01 Descriptions de facturation vagues

Des descriptions de tâches complètes, détaillées et précises constituent le moyen le plus simple d'empêcher un client de signaler votre facture. Chaque description de tâche doit identifier l’activité avec suffisamment de détails pour évaluer sa nécessité et sa pertinence pour le projet. Avec une description détaillée de la tâche, chaque entrée de temps doit inclure la date à laquelle la tâche a été effectuée, le chronométreur qui l’a exécutée, le temps consacré à la tâche et le montant total des frais.

02 Temps de rembourrage

Pour répondre aux lourdes exigences en matière de facturation de votre entreprise, il peut être tentant de gonfler ou de «raccourcir» le temps requis pour effectuer une tâche, en particulier si vous êtes un travailleur efficace. De telles pratiques invitent à l'examen et à la critique d'un client ou d'un auditeur. Il est important de veiller à ce que le temps que vous facturez pour chaque tâche reflète avec précision le travail effectué et corresponde à l'importance et à la complexité de la tâche.

03 décaissements

Étant donné que les débours des litiges ont un impact considérable sur le budget total du client, vous devez évaluer le coût du service par rapport à sa valeur pour le client. Par exemple, est-il nécessaire que Federal Express envoie chaque correspondance à votre expert lorsque le procès aura lieu dans six mois?

Vous devez également connaître les politiques de facturation et les contrats établis par notre client. Le client exige-t-il l’utilisation d’un sténographe judiciaire ou d’un vendeur de photocopies? De plus, certaines dépenses ne doivent jamais être facturées au client et font partie des frais généraux du cabinet d’avocats.

04 travail administratif

La pratique du droit implique inévitablement des tâches administratives et de bureau. Ces jours-ci, la plupart des clients ne paieront pas pour des tâches de bureau - telles que la dactylographie, le classement, la photocopie - ni pour des tâches administratives telles que la formation, la préparation de factures, la vérification de conflits ou le développement de clients. Dans la mesure du possible, déléguez des fonctions de bureau à un secrétaire, un greffier ou tout autre membre du personnel juridique.

05 conférences interoffices

Les clients refusent souvent de payer pour les conférences entre le personnel des cabinets d’avocats; ils considèrent la coordination, la consultation et la discussion d’un cas ou d’un projet entre des professionnels du cabinet comme faisant partie intégrante des activités commerciales et, partant, des frais généraux du cabinet. Les conférences interoffices peuvent également devenir une dépense substantielle pour le client car plusieurs professionnels facturent simultanément la même conversation.

Par conséquent, il est recommandé d’éviter de facturer les discussions de routine concernant un dossier avec d’autres membres de votre société, sauf si ces discussions portent sur des points d’importance majeure, si elles impliquent un certain nombre de parties externes ou si elles prennent beaucoup de temps.

06 Entraînement

Si vous êtes nouveau dans une tâche ou dans un domaine du droit, votre manque d'expérience peut nécessiter un temps supplémentaire pour mener à bien le projet. Les clients sont de plus en plus intolérants vis-à-vis de l'inexpérience et sont moins disposés à assumer les coûts de formation d'un nouvel employé ou d'un professionnel de la justice afin de se «mettre à jour» dans un dossier.

07 Facturation en double

Les entrées de temps en double sont une pratique courante dans les cabinets d’avocats, mais les clients soucieux des coûts sont moins disposés à payer pour la duplication des efforts. Plusieurs partenaires ont-ils participé à une audience?

Le parajuriste a-t-il assisté à chaque déposition? Est-ce que quatre associés ont contribué à un mémoire? Ces articles peuvent déclencher un drapeau rouge. Le client peut refuser de payer pour tout ou partie du travail ou, à tout le moins, d’enquêter davantage sur l’affaire pour déterminer si elle était justifiée.

08 Facturation en bloc

Le temps de facturation de plusieurs tâches par grands blocs est un autre drapeau rouge pour les clients. Vous devez détailler chaque tâche séparément avec le temps correspondant et facturer chaque tâche. Les entrées de temps détaillées permettent à l'examinateur de mieux déterminer la pertinence du temps passé par rapport à l'importance et à la complexité de la tâche.

09 Révision et révision

Votre client peut vous demander pourquoi vous avez facturé 43,2 heures pour réviser et réviser un mémoire. Le mémoire comptait peut-être 40 pages et comportait de nombreux problèmes complexes et des recherches approfondies. Quelle que soit la raison, des termes vagues et superficiels tels que «révision et révision» ne permettent pas au client de savoir pourquoi la révision méritait une semaine de travail. Au lieu de «réviser», des mots tels que «évaluer», «analyser», «évaluer» ou «redéfinir» suggèrent des tâches plus stimulantes et donc plus longues.

10 tâches délégables

Lors de la facturation et de l'affectation de tâches, vous devez vous assurer que le projet est exécuté par le membre approprié de l'équipe juridique. Les clients peuvent refuser de payer pour des tâches effectuées par des chronométreurs principaux qui auraient pu être déléguées à un membre du personnel subalterne, moins coûteux. Par exemple, les avocats assimilant des dépositions, les partenaires principaux effectuant des recherches de routine ou les documents des assistants juridiques peuvent déclencher un drapeau rouge.