Questions et réponses d'entrevue d'adjointe administrative

Lorsque vous interviewez pour un poste d'assistant administratif, l'intervieweur voudra savoir en quoi vos qualifications sont pertinentes pour le poste et comment vous vous intégreriez à l'entreprise et au service.

Parce que le poste requiert des compétences à la fois administratives et interpersonnelles, les responsables du recrutement vous interrogeront souvent sur les attributs spécifiques qui vous qualifient pour le poste, ainsi que sur vos compétences relationnelles moins quantifiables.

Conseils pour gérer l'entretien

Il est important de savoir que la discussion ira probablement au-delà des compétences générales, telles que vos capacités de communication, vos compétences organisationnelles ou votre ponctualité. Vous devriez aussi être prêt à parler de compétences difficiles.

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Regarder maintenant: Comment répondre à 4 questions courantes pour les emplois administratifs

Soyez prêt à discuter de logiciels

Étant donné que de nombreux postes d’assistant administratif nécessitent l’utilisation fréquente de logiciels spécifiques, vous devrez peut-être discuter des différents programmes avec lesquels vous avez travaillé, de la façon dont vous les avez utilisés et de votre niveau d’expertise.

• Exemple de réponse:J'aime utiliser la technologie et apprendre de nouveaux programmes. J'ai également le don d'enseigner à des collègues qui ne sont peut-être pas aussi avisés en matière d'utilisation de systèmes. Dans mon dernier emploi chez Kent Associates, je me suis porté volontaire pour examiner les systèmes de gestion de projet de l'équipe de professionnels que je soutenais. Mon patron a approuvé ma recommandation et nous avons mis en place un système Web, Asana, qui nous aide à suivre les projets et à partager des informations sur une plateforme Web.
• Exemple de réponse: Je suis la référence au bureau pour les diapositives PowerPoint et j'aime aider nos vendeurs à impressionner les clients avec leurs présentations. Je suis également un utilisateur avancé d'Excel et je crée des macros complexes pour préparer des prévisions budgétaires pour des propositions de projet.

Soyez prêt à discuter des processus administratifs

Vous devez être prêt à discuter de votre flux de travail et de vos processus administratifs lors de vos précédentes fonctions. En tant que professionnel administratif, il ne devrait y avoir aucune doute que vous soyez organisé et soucieux du détail. Votre intervieweur voudra savoir Comment vous manifestez ces qualités dans votre flux de travail quotidien.

• Exemple de réponse:Les capacités organisationnelles et le souci du détail font partie de mes principaux atouts. J'ai prospéré dans des situations où je peux mettre de l'ordre dans des projets complexes. Par exemple, j’avais précédemment soutenu huit professionnels planifiant des événements promotionnels pour des clients. J'ai développé un modèle pour suivre les objectifs et les progrès de chaque projet et je l'ai mis en place sur un disque partagé afin que tous les membres du personnel impliqués puissent suivre leurs progrès concernant les projets et les événements de l'équipe.
• Exemple de réponse:Lorsque je travaillais pour le groupe Alfred, j'ai créé un manuel de procédures décrivant les étapes nécessaires au traitement des demandes de prêt, puis l'ai téléchargé en ligne afin que tous les agents de crédit puissent suivre les mêmes procédures.

Toujours répondre positivement

Soyez attentif à votre comportement tout au long de l'entretien.

Étant donné que les assistants administratifs entretiennent souvent des relations très étroites avec les personnes pour lesquelles ils travaillent, il est essentiel d’être positifs, professionnels et polis en tout temps.

Vous voudrez que l'intervieweur ne doute pas que travailler avec vous serait une expérience agréable.

• Exemple de réponse:Je travaillais à la réception de notre agence et il était essentiel de faire une première impression positive pour les clients actuels et potentiels. Je suis une personne «capable de faire», et mes critiques ont régulièrement salué mon orientation vers le service à la clientèle.
• Exemple de réponse:La société interroge les clients après les interactions et mon nom apparaît constamment en tant que membre du personnel serviable, agréable et professionnel. Mon patron a expliqué combien de fois les clients me demandent lorsqu'ils appellent le bureau pour obtenir de l'aide.

Se préparer pour l'entrevue

L’un des moyens de se préparer est d’analyser la description de poste pour tenter de déterminer s’il existe un ensemble de compétences sur lequel le poste est axé. Par exemple, insiste-t-on sur la planification des voyages, la coordination de projet, la planification quotidienne des réunions, l'assistance personnelle ou autre? Si tel est le cas, veillez à mettre l'accent sur votre expérience la plus pertinente lorsque vous répondez à des questions d'entretien spécifiques à un poste.

Faites une liste des compétences mentionnées dans l’offre d’emploi et n'hésitez pas à en ajouter d’autres qui, selon vous, seraient également applicables. Ensuite, examinez vos propres compétences administratives et administratives et faites correspondre vos qualifications à l’emploi.

Cela vous aidera à adapter vos réponses de la manière la plus pertinente possible à un poste spécifique.

Questions et réponses d'entrevue d'adjointe administrative

Lors de la préparation, il peut être utile de passer en revue les questions qui pourraient vous être posées et de réfléchir à la manière de formuler une réponse, en soulignant les expériences spécifiques et les réussites d’emplois antérieurs.

• Quelles compétences informatiques avez-vous et quels programmes êtes-vous à l'aise d'utiliser? - Meilleures réponses
• Êtes-vous à l'aise d'utiliser un téléphone à plusieurs lignes et de gérer un volume élevé d'appels téléphoniques? - Meilleures réponses
• Dans cette entreprise, nous aimons nous considérer comme une équipe travaillant dans le même but. Que pensez-vous de travailler en équipe? - Meilleures réponses
• Comment vous sentiriez-vous superviser deux ou trois autres employés? - Meilleures réponses
• Quelle est votre plus grande force et comment cela aiderait-il votre performance dans cette position? - Meilleures réponses

• quelle est votre plus grande faiblesse? - Meilleures réponses
• Comment gérez-vous le stress et la pression? - Meilleures réponses
• Comment était-ce de travailler pour votre superviseur? - Meilleures réponses
• Qu'attendez-vous d'un superviseur? - Meilleures réponses
• Préférez-vous travailler seul ou en équipe? - Meilleures réponses
• Travaillez-vous bien avec les gens? - Meilleures réponses
• Donnez des exemples personnels de travail d’équipe. - Meilleures réponses
• Questions d'entrevue avec la réceptionniste: - Liste de questions

Questions à poser à l'intervieweur

Vous devriez également faire des recherches sur l'entreprise et être prêt à poser des questions pertinentes lorsque l'occasion se présentera. Il peut être utile de poser à l’avance quelques questions que vous pourriez poser ou discuter plus avant, si vous n’avez pas eu la chance de le faire plus tôt dans l’entretien.

Ce sera souvent vers la fin de l'interview, il est donc important de laisser le ou les intervieweurs avec une bonne impression. Une excellente façon de le faire est de montrer votre intérêt et votre préparation à l’entretien d’emploi en reliant les questions qui vous ont été posées à d’autres.

• Quelles sont les responsabilités de ce poste?
• Pouvez-vous décrire une journée typique (semaine) dans ce département?
• Quels sont les points forts de ce département? Quelles sont les faiblesses?
• Selon vos anciens assistants, quelle a été la meilleure partie de votre travail? Que diraient-ils était le pire?
• Dans quelle direction envisagez-vous l'entreprise au cours des cinq prochaines années? Pensez-vous que son succès est menacé?
• Pourquoi votre dernier assistant a-t-il quitté le poste? Quelles étaient ses forces? Quelles étaient ses faiblesses? Qu'est-ce qu'il / elle fait maintenant?
• Quels attributs votre meilleur assistant avait-il? Et ton pire assistant?
• À quelle fréquence les évaluations de performance sont-elles effectuées? Qui les dirige?
• Quelles sont les compétences les plus importantes pour vous dans un assistant administratif?
• Comment récompensez-vous et encouragez-vous les personnes qui travaillent dans votre département?
• Y at-il des problèmes de production en cours dans ce département?
• Comment avez-vous traité les problèmes de personnel dans le passé?
• Quels sont les plus grands défis pour une personne occupant ce poste?
• Quel est l’aspect le plus gratifiant de cette fonction, à votre avis?
• Est-ce que vous (l'entreprise / le service) soutenez les adhésions d'associations professionnelles et le développement professionnel continu?
• Que décririez-vous comme rôle du personnel administratif de ce bureau?
• Des heures supplémentaires ou des fins de semaine sont-elles prévues?
• Qu'aimez-vous le plus dans votre travail pour cette entreprise? Y a-t-il des changements que vous feriez?
• Qu'est-ce que tu aimes le moins dans ton travail ici?
• Encouragez-vous le département à travailler en équipe ou à vous concentrer davantage sur les contributions individuelles?

Soyez prêt pour plus de questions d'entrevue d'emploi

En plus des questions d'entrevue spécifiques à un emploi, des questions plus générales sur vos antécédents professionnels, votre formation, vos forces, vos faiblesses, vos réalisations, vos objectifs et vos projets vous seront également posées. Voici une liste des questions d’entrevue les plus courantes et des exemples de réponses.