Comment exécuter une analyse coûts-avantages

Une analyse coûts-avantages est un outil décisionnel essentiel qui permet de déterminer si une action ou une dépense planifiée vaut littéralement le prix.

L'analyse peut être utilisée pour aider à décider de pratiquement n'importe quel plan d'action, mais son utilisation la plus courante consiste à décider de procéder ou non à une dépense majeure. Comme il est basé sur l'ajout de facteurs positifs et la soustraction de facteurs négatifs pour obtenir un résultat net, il est également appelé "exécuter les nombres".

Les bases

Une analyse coûts-avantages identifie, quantifie et ajoute tous les facteurs positifs impliqués dans le plan d’action proposé. Ce sont les avantages.

Ensuite, tous les négatifs, ou coûts, sont identifiés, quantifiés et soustraits.

La différence entre les deux indique si l’action prévue est recommandée. Le vrai truc pour bien faire une analyse coûts-avantages est de veiller à inclure tous les coûts et avantages et à les quantifier correctement.

Devrions-nous embaucher un vendeur supplémentaire ou attribuer des heures supplémentaires, ou ferons-nous mieux d’affecter nos flux de trésorerie disponibles sous forme de titres ou d’investir dans des immobilisations supplémentaires? Vous pouvez répondre à ces deux questions en effectuant une analyse coûts-avantages appropriée.

Premier coup à une analyse coûts-avantages

Supposons que vous soyez un directeur de production et que vous proposez l’achat d’une presse à estamper d’un million de dollars afin d’augmenter la production.Avant de pouvoir présenter la proposition au vice-président, vous avez besoin de quelques faits pour appuyer votre suggestion. Vous devez faire une analyse coûts-avantages.

Tout d'abord, vous énumérez les avantages. La machine produira 100 unités de plus par heure. La machine remplacera trois ouvriers emboutissant actuellement à la main. Les unités seront de meilleure qualité car elles seront plus uniformes.

Vous calculez le prix de vente des 100 unités supplémentaires par heure multiplié par le nombre d'heures de production par mois. Ajoutez encore 2% pour les unités qui ne sont pas rejetées en raison de la qualité supérieure de la sortie de la machine. Ajoutez ensuite les salaires mensuels des trois travailleurs. C'est un très bon avantage total.

Ensuite, il y a les coûts. La machine coûte 1 million de dollars et consomme de l'électricité. C'est à peu près ça. Vous calculez le coût mensuel de la machine en divisant le prix d'achat par 12 mois par an, puis par 10 ans.

Les spécifications du fabricant vous indiquent la consommation d’énergie de la machine et vous permettent d’obtenir des chiffres de coût d’énergie à partir de la comptabilité. Vous calculez le coût de l’électricité pour faire fonctionner la machine et ajoutez le coût d’achat pour obtenir un coût total.

Vous soustrayez votre coût total de la valeur totale de vos prestations et votre analyse indique un bénéfice positif.

Vous êtes prêt à présenter votre analyse au vice-président, n'est-ce pas? Faux. Vous avez la bonne idée, mais vous avez omis beaucoup de détails.

Un meilleur exemple

Jetez un autre regard sur les avantages en premier. N'utilisez pas le prix de vente des unités pour calculer la valeur. Le prix de vente de tout article comprend de nombreux facteurs supplémentaires qui vont gâcher votre analyse si vous les incluez, le moindre de ces facteurs étant une marge bénéficiaire.

Au lieu de cela, obtenez la valeur des unités de la comptabilité basée sur l'activité et utilisez ce nombre.

Vous avez ajouté la valeur de la qualité accrue en prenant en compte le taux de rejet moyen, mais vous pouvez vouloir le réduire un peu, car même une machine ne sera pas toujours parfaite.

Enfin, lors du calcul de la valeur du remplacement de trois employés, veillez à ajouter des frais généraux et des avantages en plus de leurs salaires. La comptabilité est votre source pour le nombre exact de taux de main-d'œuvre "entièrement grevés" de l'entreprise.

Vous avez peut-être oublié d'autres détails. Par exemple, vous pourrez peut-être acheter des matières premières pour la machine en gros rouleaux au lieu des feuilles individuelles nécessaires lorsque le travail est effectué à la main. Cela devrait réduire le coût du matériel, un autre avantage.

Maintenant, réexaminez les coûts. En plus de son prix d'achat et des taxes éventuelles que vous devrez payer, vous devez ajouter le coût des intérêts sur l'achat. Même si la société achète la machine directement, vous devrez inclure une somme dans les intérêts perdus qu'elle aurait gagnés si l'argent n'avait pas été dépensé.

Vérifiez auprès de la finance pour connaître la période d'amortissement. La machine peut durer dix ans, mais la société ne la gardera peut-être pas aussi longtemps. Il peut amortir l’achat sur une période aussi courte que quatre ans s’il s’agit d’un investissement. Si le coût de la machine ne suffit pas pour être qualifié de capital, le coût total sera passé en charges en un an. Ajustez le coût d’achat mensuel de la machine pour tenir compte de ces problèmes.

Il se peut que vous ayez oublié certains détails.

Plus de coûts

Le diable est dans les détails. Dans ce cas, voici certains des coûts négligés:

• Surface au sol: la machine tiendra-t-elle dans le même espace occupé actuellement par les trois travailleurs?
• Installation: Combien cela coûtera-t-il d'enlever les estampeuses manuelles et d'installer la nouvelle machine? Devrez-vous percer un trou dans un mur ou y passerez-vous par la porte? Aurez-vous besoin de rouleaux ou de machinistes dotés de compétences particulières pour l'installer?
• Opérateur? Quelqu'un doit utiliser la machine. Cette personne a-t-elle besoin d'une formation spéciale? Quel sera le salaire de l'opérateur, y compris les frais généraux,?
• Environnement: la nouvelle machine sera-t-elle si bruyante que vous devrez insonoriser celle-ci? Augmentera-t-il les primes d'assurance de l'entreprise?

Une conclusion précise

Une fois que vous avez rassemblé tous les facteurs positifs et négatifs et les avoir quantifiés, vous pouvez les regrouper dans une analyse coûts-avantages précise.

Certaines personnes aiment additionner tous les facteurs positifs, puis tous les facteurs négatifs, et trouver la différence entre les deux. D'autres préfèrent faire une liste courante combinant les deux facteurs. Cela facilite pour vous ou pour quiconque examine votre travail de voir que vous avez inclus tous les facteurs des deux côtés de la question.

Pour l'exemple ci-dessus, l'analyse coûts-avantages pourrait ressembler à ceci:

Analyse coûts-avantages: achat d'une nouvelle machine à emboutir

(Les coûts indiqués sont par mois et amortis sur quatre ans)

1. Achat de machine ……………….. - 20 000 $

   comprend les intérêts et les taxes

2. Installation de la machine ………………… -3,125

   y compris les écrans et l'enlèvement des estampeuses existantes

3. Augmentation des revenus …………………….. 27 520

   valeur nette de 100 unités supplémentaires par heure, 1 quart / jour, 5 jours / semaine

4. Augmentation de la qualité des revenus ………………… 358

   calculé à 75% du taux de rejet actuel

5. Réduction des coûts de matériel …………………. 1 128

   l'achat de fournitures en vrac réduit les coûts de 0,82 $ par cent

6. Réduction des coûts de main-d'œuvre ………………….. 18 585

   3 opérateurs salaire plus main d'o / h

7. Nouvel opérateur …………………………… -8 321

   salaire plus frais généraux. Comprend la formation

8. Utilitaires …………………………………….. -250

   augmentation de la consommation d'énergie pour une nouvelle machine

9. Assurance ………………………………….. -180

   augmentation des primes

10. Superficie en pieds ……………………………….. 0

    aucune surface supplémentaire n'est requise

Économies nettes par mois ……………………… 15 715 $

Votre analyse coûts-avantages montre clairement que l'achat de la machine à estamper est justifié. La machine permettra à votre entreprise d’économiser plus de 15 000 dollars par mois, soit près de 190 000 dollars par an.

Ce n’est là qu’un exemple de la manière dont vous pouvez utiliser une analyse coûts-avantages pour déterminer l’opportunité d’un plan d’action, puis l’appuyer sur des faits.