Discipline progressive en milieu de travail

La discipline progressive est un processus permettant de gérer un comportement lié au travail qui ne répond pas aux normes de performance attendues et communiquées. Le but premier de la discipline progressive est d’aider l’employé à comprendre qu’il existe un problème de performance ou une possibilité d’amélioration.

Le processus comporte une série d'efforts de plus en plus formels pour fournir une rétroaction à l'employé afin qu'il puisse corriger le problème. L'objectif de la discipline progressive est d'attirer l'attention de l'employé afin qu'il comprenne que l'amélioration du rendement de l'employé est essentielle pour rester employé.

Le processus de discipline progressive ne vise pas à punir un employé mais à aider celui-ci à surmonter ses problèmes de performance et à répondre aux attentes de son poste. La discipline progressive a plus de succès lorsqu'elle aide un individu à devenir un membre performant de l'organisation.

La discipline progressive est le plus souvent utilisée par les employés horaires ou non exemptés. Les employés salariés ou exemptés, dans la plupart des cas, ne vont jamais au-delà du stade de l’avertissement verbal, car ils s’améliorent ou cherchent un emploi ailleurs.

En cas d'échec, la discipline progressive permet à l'organisation de licencier équitablement et avec une documentation conséquente, des employés inefficaces et réticents à s'améliorer.

Les étapes typiques d'un système de discipline progressive peuvent inclure celles-ci.

• Conseillez l'employé sur son rendement et assurez-vous qu'il comprend bien les exigences. Vérifiez si des problèmes contribuent aux mauvaises performances. Ces problèmes ne sont pas toujours immédiatement évidents pour le superviseur. Résoudre ces problèmes, si possible.

  Un exemple de problème est que l'employé ne comprend pas l'objectif de ce qu'il a besoin de contribuer. Un deuxième exemple de problème dans une situation d'assiduité médiocre est que l'employé s'absente pour aider sa mère malade. Il n'a pas dit à son supérieur hiérarchique qui aurait référé la situation aux ressources humaines pour que ce soit considéré comme un congé autorisé par la FMLA.

• Réprimander verbalement l'employé pour mauvaise performance. Dites à l'employé que vous documenterez les prochaines étapes de la discipline progressive et que le licenciement peut avoir lieu à tout moment du processus de discipline progressive lorsque l'employeur estime que l'employé est incapable de s'améliorer malgré des avertissements répétés. Documentez la conversation.
• Fournir un avertissement verbal écrit formel dans le dossier de l'employé, dans le but d'améliorer ses performances. Continuez à vous discipliner de manière progressive aussi longtemps que vous croyez que l'employé fait des efforts pour que sa performance reste sur la voie.

• Indiquez un nombre croissant de jours au cours desquels l'employé est suspendu du travail sans salaire. Commencez avec un jour de congé, passez à trois, puis à cinq.
• Mettre fin à l'emploi d'une personne qui refuse de s'améliorer.

Communication avec un employé pendant une action disciplinaire

Êtes-vous intéressé à savoir comment vous pouvez communiquer efficacement lors des mesures disciplinaires que vous prenez pour corriger le comportement ou les performances d'un employé? Dans cet exemple, les collègues de travail de l'employé ont souvent subi l'impact de l'absentéisme ou de l'incapacité de l'employé à contribuer.

Ils veulent savoir que vous prenez l'affaire au sérieux et que vous travaillez à corriger le comportement. Rien ne nuit davantage au moral de vos employés collaborateurs que de ne voir aucune action entreprise pour corriger les actions d'employés peu performants.

Vous ne pouvez pas partager ce que vous communiquez à cause de la confidentialité des employés, mais voici comment vous pouvez aborder la conversation avec l'employé non performant. La discipline est préférable lorsque vous avez personnellement été témoin du comportement, alors faites un effort sincère à cette fin. Gardez à l'esprit que votre présence peut changer le comportement de l'employé et que vous risquez de ne jamais voir les actions que les collègues voient.

Ses collègues apprécieront toutes les mesures que vous prendrez pour résoudre le problème. (Vous pouvez dire à vos collègues que vous avez réglé le problème - rien de plus - mais ils ont parfois besoin de savoir que leurs plaintes ont au moins été prises en compte.)

Le formulaire d'action disciplinaire oriente la discussion avec le médiocre.

Revenant sur le sujet de la discipline des employés, en particulier de la discipline progressive, ce formulaire de mesures disciplinaires révisé est simple et traite les actions des employés en termes de comportement. Les gestionnaires reçoivent des instructions via les questions du formulaire afin de fournir un retour d'information exploitable sur le rendement et des suggestions d'amélioration à l'employé.

Comment communiquer la discipline

La première étape de la communication d'une action disciplinaire consiste à emmener l'employé ou à organiser une réunion avec cet employé dans un bureau privé. Si vous anticipez des difficultés, et toujours au stade de l'avertissement verbal écrit, il est judicieux de demander à une personne des RH ou à un autre responsable d'assister à la réunion afin qu'un tiers témoin soit présent.

Dans un lieu de travail représenté par un syndicat, l'employé peut également demander à son représentant syndical d'assister à la réunion. Le représentant est généralement un second spectateur, mais peut poser des questions pour clarifier ou pour des exemples illustrant le comportement. Dans un lieu de travail non représenté, un employé peut demander que son propre témoin, éventuellement un ami collègue, soit également présent.

Parler avec l'employé

Dire à un employé "Vous avez une mauvaise attitude", ne lui donne aucune information sur le comportement que vous souhaitez voir changer ou améliorer. Meilleur?

Dites: «Lorsque vous enfoncez durement vos pièces sur votre établi, vous risquez de les casser. Vous dérangez également vos collègues. Le bruit les dérange et ils craignent pour leur sécurité si des pièces volent dans les airs.

"Vos actions incitent également vos collègues à cesser de travailler pour voir ce qui se passe. Des bruits forts dérangent votre lieu de travail. Vos collègues ressentent le besoin de savoir s'ils sont en danger lorsque des bruits étranges se produisent près de leur poste de travail.

"Vous pouvez considérer ceci comme un avertissement verbal indiquant que le comportement doit cesser. Je peux comprendre que le travail vous frustre parfois et que vous laissiez passer l'impatience accumulée en claquant des éléments sur votre poste de travail. Mais le comportement doit cesser à cause de son impact sur vos collègues.

"Vous pouvez consulter la politique de discipline progressive de votre manuel de l'employé. La prochaine étape après cette réunion est que je documenterai que je vous ai donné un avertissement verbal et que je vous demanderai de signer le document. Votre signature ne signifie pas que vous êtes d'accord avec le document.

"Cela signifie que vous avez vu et lu le document et que vous savez que HR le classera dans vos dossiers personnels.

"Enfin, George, si vous continuez ces actions, les prochaines étapes consistent en un avertissement verbal formel écrit, puis en une suspension sans traitement. Au moment de cet avertissement écrit formel, la société décidera si vous souhaitez changer votre comportement. réponse est peu probable que nous mettions fin à votre emploi. Comprenez-vous?"

Tout comme vous êtes aussi précis que possible lorsque vous louez ou reconnaissez le comportement et les contributions positives de vos employés, vous êtes tout aussi précis lorsque vous demandez à un employé de mettre fin aux actions négatives ou de les améliorer. Votre effort pour décrire le comportement spécifique que vous voulez voir corrigé rend les résultats que vous voulez voir plus clairs pour l'employé.

Bien entendu, l’employé peut poser des questions et faire des commentaires sur la situation tout au long de la réunion. Il peut nier que la situation se produit et vous dire que ses collègues sont à la recherche de lui.

Cette réaction est la raison pour laquelle, dans la mesure du possible, vous voudrez avoir été témoin du comportement vous-même plutôt que de faire respecter la discipline sur la base des opinions de vos collègues. Mais, comme mentionné précédemment, ce n'est pas toujours possible.

Contenu de la politique de discipline progressive

Sur une note finale, même si vous avez une politique écrite de discipline progressive, vous devez vous assurer que vous indiquez que vous ne l’appliquerez que dans certaines circonstances. Conservez le droit, en tant qu’employeur, de sauter tout ou partie des étapes dans certaines circonstances. Dans une petite entreprise de fabrication, par exemple, les actions suivantes ont eu lieu.

Deux employés (qui sortaient ensemble en dehors du travail) ont tenu un match en hurlant au milieu de l'usine en vue et à entendre la plupart des autres employés. Tous les travaux de plus d'une centaine de personnes ont été arrêtés et, bien entendu, le match en hurlant a pris des heures d'attention et de conversation des employés.

Aucun des employés n’a encore été sanctionné par une mesure disciplinaire. Mais, dans ce cas, en raison de l’impact généralisé de leurs actions, ils ont chacun eu droit à une semaine de congé - non rémunérée - pour réfléchir à un comportement approprié au travail.

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