Qu'est-ce qu'un système de rapports de gestion?

Comme le suggère l'expression, les systèmes de rapports de gestion capturent les types de données nécessaires aux dirigeants d'une entreprise pour gérer l'entreprise. Les types de données financières présentées dans les rapports annuels sont généralement à la base. Cependant, des systèmes de reporting de gestion robustes hébergeront des données à des niveaux beaucoup plus détaillés que ceux présentés au public investisseur. Par exemple, les résultats financiers globaux d’une société de services financiers peuvent être convertis en comptes de résultat présentés sous forme de:

• Organisation (telle que division, unité opérationnelle ou service)
• Région géographique
• Produit
• Segment client
• Clients spécifiques (particuliers et institutionnels)
• Conseiller financier

Dans l'intervalle, les indicateurs financiers, tels que les revenus, les dépenses et les bénéfices, ne sont pas la seule préoccupation des systèmes de reporting de gestion. Dans les entreprises les mieux gérées, elles sont également utilisées pour suivre diverses variables non financières qui intéressent la gestion, telles que:

• Effectif salarié
• Clients, ménages et / ou comptes
• Avoir du client en garde à vue
• Argent neuf net déposé ou retiré par les clients
• Performance des investissements des actifs clients sous gestion

Concepteurs et utilisateurs de ces systèmes

Les contrôleurs et les directeurs financiers (CFO) ont tendance à consacrer beaucoup de temps à la conception, à la mise en œuvre, à la maintenance et au réglage des systèmes de reporting de gestion, au suivi et à l'analyse de leurs résultats et à la recommandation de mesures à prendre par la direction sur la base de cette analyse. Les membres du personnel des technologies de l'information et des sciences de la gestion sont souvent des partenaires clés des directeurs financiers et des analystes financiers pour le développement et la maintenance de systèmes de rapports de gestion.

Bureau contre mainframe

Cependant, dans de nombreux cas, les systèmes de rapports de gestion sont construits et gérés strictement à l’aide d’informatique de bureau, de feuilles de calcul Excel intégrées et fonctionnant sur des ordinateurs personnels, plutôt que programmés dans des environnements mainframe. Tant dans les grandes que dans les petites entreprises, les raisons d'utiliser l'ordinateur de bureau (nécessitant souvent de grandes quantités de données manuelles) sont généralement de deux ordres.

Premièrement, les coûts de développement et de maintenance ont tendance à être bien inférieurs à ceux des applications mainframe.

Deuxièmement, un environnement informatique de bureau offre une plus grande flexibilité dans la modification des algorithmes de calcul et des formats de rapport, par rapport à une application typique basée sur un ordinateur central. Il s'agit d'un élément essentiel dans les environnements d'entreprise dynamiques où la structure de l'entreprise, les offres de produits, les processus d'entreprise, les méthodes d'analyse et / ou les exigences en matière de rapports évoluent constamment, ou dans lesquels la direction est susceptible de poser fréquemment des questions non standard ou personnalisées à ses analystes financiers.

Automatisation ou processus manuels

Qu'est-ce que l'on appelle les systèmes de rapports de gestion, dans de nombreuses entreprises, dépendent souvent beaucoup de processus manuels et sont loin d'être entièrement (ou même principalement) automatisés? Par exemple, bon nombre des rapports qui aboutissent sur les bureaux des dirigeants peuvent être des feuilles de calcul remplies manuellement avec des données et formatées par le personnel. En ce sens, les systèmes de rapports de gestion sont souvent, dans un sens plus strict, des processus plus que des systèmes d’information au sens où cette expression est généralement comprise.

Applications du reporting de gestion

Les systèmes de rapports de gestion sont souvent des outils essentiels pour évaluer la performance des organisations et des gestionnaires, et parfois aussi des employés de niveau inférieur. Les résultats peuvent être des facteurs déterminants de la rémunération, tels que la création de pools de bonus. Par exemple, les primes des directeurs et des employés d’une unité commerciale peuvent être déduites des bénéfices qu’un système de rapports de gestion attribue à cette unité. De même pour un chef de produit, si l'entreprise dispose d'un système de mesure de la rentabilité du produit bien développé.

Egalement pour un responsable marketing pour le développement et la rentabilité d'un segment de clientèle donné, si la performance de ce segment est mesurée.

Obstacles au développement de systèmes de rapports de gestion

L'élaboration de systèmes de rapports de gestion pose un problème courant: les données nécessaires pour compléter le rapport annuel de l'entreprise, les formulaires 10-K, 10-Q, déclarations fiscales des entreprises et rapports aux organismes de réglementation (entre autres circonscriptions externes), risquent de ne pas être suffisamment détaillées ou dans un format approprié pour effectuer le type d'analyses (certaines d'entre elles sont mentionnées ci-dessus) dont la direction peut avoir besoin pour évaluer la société et ses secteurs d'activité et pour ajuster son orientation stratégique. Les rapports de gestion sont un terme générique pour ce type d'analyses utilisées en interne par la direction, plutôt que communiquées à des entités extérieures (telles que le public investisseur, les autorités fiscales et les organismes de réglementation).

Problèmes analytiques clés

L'élaboration de systèmes de rapports de gestion se heurte souvent à des obstacles liés à des problèmes analytiques clés, tels que:

• Méthodologies de prix de transfert internes
• L'attribution de frais généraux d'entreprise à des produits individuels ou des clients
• Séparer les variations des actifs des clients en impacts distincts des variations des prix du marché (c.-à-d. La performance des investissements) et des dépôts nets et des retraits

Dans la plupart des cas, ces problèmes d’analyse relèvent de multiples méthodes, qui présentent chacune des inconvénients et ne sont pas manifestement supérieures dans toutes les situations.