Conseils par courriel pour communiquer sur les avantages Inscription ouverte

Chaque année, l’inscription ouverte permet aux employeurs d’offrir des avantages collectifs à leurs employés pendant un bref laps de temps, généralement entre 30 et 45 jours. Au cours de cette fenêtre critique, les employés doivent être informés des avantages sociaux auxquels ils peuvent s’inscrire, quand et comment s’y inscrire. Malheureusement, de nombreuses équipes de ressources humaines ont du mal à communiquer les informations nécessaires aux employés pour les empêcher de rentrer.

Le courrier électronique peut être un puissant outil de communication pour éduquer les employés pendant les périodes d’inscription ouvertes, lorsqu’ils sont utilisés correctement. Parce qu’il est largement accepté et accessible en tant qu’outil de communication, il peut constituer un bon moyen de toucher tous les employés. Apprenez des astuces d'experts pour communiquer les avantages lors de l'inscription ouverte afin que vos employés tirent pleinement parti de vos offres d'avantages collectifs cette année.

Avoir un plan pour communiquer les avantages avant, pendant et après l'inscription ouverte

Quelques mois avant la date d’inscription ouverte, il est important d’avoir un plan de communication solide pour transmettre les informations pertinentes aux employés avant l’inscription, pendant l’inscription active et après la fin de l’inscription. Il peut s'agir d'une série de courriels qui encouragent les employés à prendre des mesures spécifiques, avec des liens vers le site d'inscription et des informations sur les avantages.

Affecter un représentant central de la communication sur les avantages

La réactivité est essentielle lors de l'inscription ouverte, car les employés auront d'innombrables questions pendant cette période. Assurez-vous d’affecter au moins une personne qui servira de point de contact pour tous les courriels entrants d’employés qui ont des questions et des préoccupations. Ce doit être une personne très familière avec les détails du plan, les taux et les délais.

Utiliser un système interne de collecte d'informations et d'analyses relatives aux avantages

Votre entreprise suit-elle activement les inscriptions, les inscriptions partielles et d’autres aspects du processus d’inscription? Si ce n'est pas le cas, un système interne peut être utile pour maîtriser la gestion des inscriptions dans l'ensemble de l'organisation. Utilisez un serveur de messagerie gratuit tel qu'Outlook pour configurer des alertes par courrier électronique pour les modifications de données.

Créer une série de messages pour les points de contact hebdomadaires avec les employés

L'inscription ouverte peut être rendue plus facile et plus productive grâce à un échange constant entre l'équipe des ressources humaines et les employés. Dans le cadre de votre stratégie de communication par courrier électronique, créez une série de messages qui traitent de sujets de santé et de bien-être, des caractéristiques des programmes d’avantages sociaux et d’autres sujets connexes. Envoyer des emails hebdomadaires à tous les contacts.

Donner aux gestionnaires un compte hebdomadaire des efforts d’adhésion aux avantages

C’est toujours une bonne chose que les directeurs s’engagent pleinement lors de l’inscription aux avantages. Pourquoi? Les gestionnaires peuvent aider les employés à établir la priorité de l’inscription à leurs avantages pour l’année du plan à venir, et ils peuvent expliquer en quoi les avantages vont dans le sens des objectifs de l’employé. Utilisez une campagne d'e-mail ciblée pour les responsables pendant les périodes d'évaluation afin de les tenir au courant des tâches et des dates importantes.

Rendre les avantages des e-mails amusants

La période d’inscription ouverte ne doit pas être stressante. En fait, cela peut être une occasion de s’amuser un peu. Développez des courriels comprenant des jeux amusants tels que des questions, des faits intéressants sur la société et des cadeaux gratuits de collations santé.

Assurez-vous que la grammaire et l'orthographe sont correctes dans les courriels

Avant d’envoyer des courriels d’avantages, assurez-vous que la grammaire et l’orthographe sont bien vérifiées. Cela permet d'éviter qu'aucune faute de frappe ne parvienne aux lecteurs et que les courriels aient du sens. Les fautes de frappe peuvent semer la confusion chez les employés et ils ont l’air peu professionnel.

Utiliser un modèle de courrier électronique standard et ne pas utiliser le code HTML

Lors du développement d’emails pour la communication d’avantages, les experts affirment qu’il est préférable de s’en tenir au modèle d’email standard et de rester simple. Stray HTML peut interférer avec certains programmes de lecture de courrier électronique, en particulier sur les appareils mobiles.

Écrire des lignes d'objet puissantes

Les courriels ne seront lus qu'une fois ouverts. Et cela n'arrivera pas si la ligne d'objet n'oblige pas les destinataires. Lorsque vous écrivez des courriels, concentrez-vous sur la création d'une ligne de sujet invitant les destinataires à l'ouvrir avec des mots puissants comme «urgent», «sensible au facteur temps» et «attention» peuvent vous aider à atteindre cet objectif.

Utiliser les relevés de récompense totaux dans les courriels saisonniers

Pour aider les employés à comprendre la valeur totale de leurs avantages sociaux, utilisez les relevés de rémunération totale au moins une fois au cours de ce trimestre. Il peut être joint en tant que PDF à des courriers électroniques individuels, ou un lien hypertexte peut être inclus dans le courrier électronique afin de générer un décompte total des récompenses à la convenance des employés.