Facteurs clés concernant l'inscription ouverte aux avantages

Un grand merci à Erich Sternberg de AlwaysCare Benefits pour sa participation à une interview par courrier électronique sur l'inscription ouverte.

Susan Heathfield - Question: Qu'est-ce que l'inscription ouverte aux avantages?

Erich Sternberg - Réponse: L'inscription ouverte est une période de temps réservée par un employeur pour informer les employés des avantages collectifs qui leur sont offerts. L’inscription ouverte a pour objectif de faire en sorte que tous les employés reçoivent un aperçu complet des offres d’avantages leur permettant de prendre des décisions éclairées en ce qui concerne ce qui convient le mieux pour eux-mêmes et leur famille.

Cela est particulièrement vrai lorsque l'employeur propose des avantages volontaires dans lesquels l'employé est responsable du paiement du coût total des avantages.

Question: Que peuvent faire les employés pendant les périodes d'inscription ouvertes?

Réponse: Une période d'inscription ouverte offre aux employés la possibilité de modifier leurs avantages. Ils peuvent ajouter une couverture, mettre fin à leur couverture ou modifier une police existante. L'inscription ouverte est également un moment pour les employeurs d'informer leurs employés sur les modifications éventuelles apportées à leurs avantages sociaux.

Question: Que font les employés lors de l'inscription ouverte?

Réponse: L’inscription ouverte est le moment où l’employé assiste à des réunions d’information sur l’inscription, s’entretient avec les fournisseurs d’avantages sociaux et le personnel des Ressources humaines et choisit les avantages.

Pour garantir qu'ils fassent les meilleurs choix pour leurs familles et leur situation personnelle, lors de l'inscription ouverte, Sternberg recommande aux employés de:

• Faire leurs devoirs. Examinez minutieusement le matériel d’inscription en cours concernant les avantages, même si le fournisseur d’avantages reste inchangé. Les avantages peuvent changer chaque année. Les employés doivent donc examiner les documents écrits et les sites Web et noter les questions à poser aux représentants des avantages.
• Passez en revue les dépenses de santé passées de leur famille. Personne ne peut identifier mieux que l’employé les régimes d’assurance qui répondent le mieux aux besoins médicaux de leur famille. Cet examen permettra à l’employé d’évaluer, en fonction de sa situation de famille, la valeur des plans proposés, en fonction du coût des primes, du coût de la participation au paiement et des dépenses annuelles prévues.

• Parlez à leurs fournisseurs de soins de santé. Chaque fournisseur d’avantages sociaux disposera d’un réseau différent de prestataires de soins de santé. Bien que le médecin ou le dentiste d’un employé puisse appartenir à plusieurs réseaux, il est important que les employés vérifient au préalable que leurs fournisseurs de soins de santé sont des participants au réseau du régime qu’ils envisagent de choisir.
• Envisagez de souscrire une assurance invalidité ou davantage d’assurance invalidité si l’employeur offre une couverture. Selon le Conseil national de la sécurité, une blessure invalidante se produit toutes les deux secondes et empêche un employé de gagner sa vie. La plupart des employés n'ont jamais pensé à cette possibilité. Les employés doivent additionner leur coût de la vie mensuel et comparer le total à leur couverture actuelle d’assurance invalidité. Les employés voudront s’assurer que l’assurance paiera l’ensemble de leurs factures en cas d’accident.

• Examiner l'adéquation de leur couverture d'assurance-vie. Selon LIMRA International, plus de 68 millions d'Américains n'ont aucune assurance-vie. Les employés doivent envisager une police d’assurance-vie lors de l’inscription ouverte si leur employeur n’offre pas de police. S'ils ont une police personnelle ou une police fournie par leur employeur, ils doivent vérifier le montant de leur couverture et les bénéficiaires énumérés pour s'assurer que leurs familles sont financièrement protégées en cas de décès.

Question: Quels sont les avantages couverts par les périodes d'inscription ouvertes?

Réponse: L'employeur travaille avec son agent lors de l'inscription ouverte pour déterminer les avantages offerts et la contribution que l'employeur fournira. Si l'employeur ne peut pas se permettre de fournir aux employés un ensemble d'avantages standard, ils peuvent offrir des avantages volontaires. Les avantages volontaires permettent aux employeurs d’offrir à leurs employés les avantages qu’ils souhaitent et dont ils ont besoin à un prix plus abordable, payés par l’employé.

Question: Quand est l'inscription ouverte?

Réponse: Une période d'adhésion ouverte a généralement lieu chaque année et a lieu généralement 30 à 60 jours avant le renouvellement des prestations ou la date d'effet de la couverture.

Question: Comment un employeur peut-il réussir l’inscription ouverte pour ses employés?

Réponse: S'assurer que la période d'inscription ouverte est aussi réussie que possible nécessite une communication efficace. Les méthodes de communication varient pendant l'inscription ouverte selon que les avantages ont changé ou non.

Les changements peuvent nécessiter des réunions de formation avec les prestataires. D'autres fois, les réunions de groupe pour résumer les avantages sont adéquates. Les employeurs voudront peut-être que des prestataires de prestations soient disponibles pour les réunions individuelles des employés. Les employeurs voudront inclure les conjoints des employés dans les réunions dans la mesure du possible.

Aviser les employés des réunions d'inscription ouvertes 3-4 semaines avant les réunions. Planifiez les réunions de manière à ce que l'employeur ait le temps de soumettre les modifications d'inscription aux fournisseurs d'assurance et vérifiez que les employés sont correctement inscrits dans les avantages de leur choix.

Fournissez aux employés des kits d'inscription fournissant des informations complètes sur les avantages et leur part des coûts. Si un plan en vertu de l'article 125 est en place, informez les employés des avantages disponibles avant impôt, tels qu'un compte de dépenses flexible pour les soins de santé. Les employés ont besoin de suffisamment de temps pour examiner les documents et consulter les membres de la famille afin de prendre des décisions éclairées.

Question: Quelles sont vos dernières idées concernant l'inscription ouverte?

Réponse: Pour tirer le meilleur parti de l'inscription ouverte et de leurs avantages, les employés doivent bien comprendre les avantages offerts par leur employeur. Pour comprendre, ils doivent participer au programme d’éducation aux avantages sociaux de l’employeur. Les réunions d’information organisées par des professionnels de l’assurance et le matériel d’inscription complet sont essentiels pour offrir aux employés le soutien dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées en matière de prestations.