Qui doit signer une lettre d'offre à un candidat à un poste?

Quel niveau d'employé ou de responsable des ressources humaines doit-il réviser et signer une lettre d'offre préparée par un assistant RH? Pendant combien de mois ce processus d’examen devrait-il se poursuivre si l’assistant en ressources humaines est un nouvel employé, interrogé un lecteur? Qu'en est-il si l'assistant en ressources humaines est un employé expérimenté?

Lors de la signature, c’est l’assistant en ressources humaines qui prépare la lettre d’offre ou l’employé ou le responsable hiérarchique supérieur qui examine la lettre d’offre (si une révision est prévue?)

Réponse des RH à qui devrait passer en revue et signer une lettre d'offre à un candidat à un poste

Les réponses à ces deux questions sont strictement des opinions, aucun problème juridique n’intervenant dans les réponses. Une fois, en tant que directeur des ressources humaines intérimaire dans une petite entreprise manufacturière, entre l’ancien responsable des ressources humaines et le nouveau directeur prenant la relève, l’assistant des ressources humaines a envoyé une lettre d’offre contenant la mauvaise offre salariale.

Cette erreur était immédiatement reconnaissable lorsque la lettre a été extraite de la pile de documents en attente de révision finale. Le salaire offert au candidat était beaucoup trop bas pour le poste.

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Dans certaines organisations, le responsable des ressources humaines, le directeur ou le vice-président - jamais un assistant en ressources humaines - signe les lettres d’offre d’emploi adressées aux candidats. C’est une mauvaise pratique dans le secteur privé. Ce n'est pas la personne des ressources humaines qui fait l'offre. Le responsable des ressources humaines consulte le responsable du recrutement, qui devrait prendre la décision finale concernant un candidat et signer la lettre d'offre d'emploi.

La lettre d’offre est l’engagement du responsable envers le nouvel employé. En faisant cette offre, il confirme son engagement en faveur du succès du nouvel employé. L'accueil d'un nouvel employé fait partie de l'ensemble du processus de recrutement, de sélection et d'embauche. Ils sont tous des composants du processus d'intégration.

L'offre d'emploi est un autre élément permettant d'accueillir le nouvel employé dans votre organisation et de lui donner le sentiment de vouloir. Il envoie un message plus puissant quand il vient du nouveau patron de l’employé potentiel. Elle a plus de poids et est d'autant plus valorisée que la lettre d'offre d'emploi provient du responsable de la nouvelle personne. C'est le début d'une obligation à long terme.

Exceptions aux pratiques recommandées lors de l'examen et de la signature d'une offre d'emploi

Dans le secteur public, dans les entreprises Fortune 500 et dans les lieux de travail représentés par un syndicat, cette pratique peut être différente. Lorsqu'une organisation est grande et que les employés sont dispersés sur de nombreux sites, sur le plan logistique, cela ajoute du temps et de la confusion au processus de création d'offres d'emploi.

Les grandes entreprises ont en outre le défi de la cohérence sur plusieurs sites, de sorte que la systématisation des pratiques d’emploi repose en grande partie sur les ressources humaines. Pour rendre la sélection des candidats juridiquement défendable, les pratiques de recrutement et d’embauche doivent être cohérentes sur tous les sites.

Dans un lieu de travail représenté par un syndicat, en particulier dans le secteur public, le responsable n’a peut-être pas le dernier mot en ce qui concerne l’obtention du poste. Il peut être déterminé contractuellement par des facteurs tels que l'ancienneté et l'éducation. Dans ces cas, il est également logique que les documents proviennent du personnel des ressources humaines. Ils sont responsables de s'assurer que les conditions et les pratiques de travail sont conformes au contrat.

Dans tous les cas, les ressources humaines devraient demander à leur avocat d'examiner le format et le processus de la lettre d'offre afin de s'assurer qu'ils sont corrects, juridiques et qu'ils protègent l'employeur. À moins que la lettre d'offre diffère du format standard, toutefois, il n'est généralement pas nécessaire de demander à un avocat d'examiner chaque lettre.

Un directeur des ressources humaines devrait-il passer en revue toutes les lettres d’offre d’emploi?

Tout document émanant d'un responsable ou d'un responsable des ressources humaines obligeant légalement ou financièrement la société doit être examiné par un responsable ou un directeur des ressources humaines, ou au-dessus. Voici pourquoi.

• Une lettre d'offre et de nombreux autres documents envoyés par le personnel des ressources humaines obligent légalement la société. Bien sûr, quand une erreur de 10 000 $ est trouvée, vous pouvez retirer l'offre et expliquer qu'il s'agissait d'une faute de frappe faite par un employé inexpérimenté. Mais pourquoi ouvrir la société à une situation dans laquelle une offre salariale modifiée doit être étendue? Un nouvel employé malheureux pourrait toujours accepter le poste ou vous pourriez perdre un candidat parfaitement adapté qui est dégonflé et blessé à cause d'une erreur. En outre, cela pourrait ouvrir la porte à une éventuelle action en justice.

• Respecter l'offre d'emploi incorrecte, en utilisant le même exemple, est également peu attrayant. Avant que la société n'élargisse son offre, une personne des ressources humaines a fait des recherches sur le marché, passé en revue ce que font d'autres employés occupant des postes similaires et conclu avec une offre d'emploi appropriée. Ainsi, les ramifications vont encore plus loin si d’autres employés découvrent l’écart de salaire.
• Quel que soit le niveau d'expérience d'un assistant en ressources humaines qui devrait, dans un bureau des ressources humaines, préparer l'offre à l'envoi, il est judicieux de passer en revue une seconde vue sur tout ce qui pourrait éventuellement obliger financièrement l'entreprise ou ouvrir la voie à une action en justice.Les organisations attendent plus de vigilance et de supervision de la part des employés qui sont nommés directeur ou directeur.

• Un défaut de communication pourrait entraîner des conditions de travail incorrectes non négociées ou promises à un candidat. Par exemple, l’assistant en ressources humaines peut savoir que l’emploi coûterait 40 000 dollars, mais lors de la négociation, le candidat s’est vu offrir plus, en plus d’une prime à la signature, et, dans la journée chargée, le responsable n’a pas informé l’assistant en ressources humaines. Lorsqu'un candidat à un poste reçoit une offre incorrecte, il réévalue l'intégrité de votre entreprise. Vous créez un obstacle à l'acceptation inutile car le candidat s'inquiète de la manière de gérer la situation.
• Les documents destinés à des personnes que vous tentez de recruter dans votre entreprise doivent être sans faille. Ils signalent à l’employé potentiel la culture de votre entreprise. Même une faute de frappe peut donner une pause à un candidat. Une copie du document vivra également dans les fichiers de votre entreprise pendant des années. Ainsi, dans la plupart des cas, la deuxième paire d’œil qui passe en revue le document est une pratique intelligente.

L’examen et la supervision des documents qui obligent l’entreprise financièrement ou potentiellement, légalement, ne constituent pas une critique des connaissances, de l’expérience ou de la diligence d’un assistant RH. C'est une pratique commerciale intelligente pour toutes ces raisons.

Remarque concernant les offres d’emploi: les ressources humaines devraient demander à leur avocat d’examiner le format et le processus de la lettre d’offre pour s’assurer qu’ils sont appropriés, juridiques et assurer à l’employeur une protection juridique. À moins que la lettre d'offre ne diffère du format standard, toutefois, il n'est généralement pas nécessaire de demander à un avocat d'examiner chaque lettre d'offre.

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