Comment rédiger un e-mail professionnel - 7 questions à se poser avant de frapper Envoyer

Depuis de nombreuses années, les gens prédisaient la disparition du courrier électronique. S'il est vrai que nous utilisons d'autres formes de communication, comme les SMS et les médias sociaux, pour "parler" à nos amis ou envoyer des messages rapides à nos collègues, nous utilisons toujours le courrier électronique, en particulier pour les communications liées au travail. C'est également le principal moyen de contact lorsque vous postulez pour un emploi. Il est aussi important que jamais de savoir écrire un email professionnel.

Le courrier électronique peut être votre point de contact initial avec quelqu'un et, à cause de cela, c'est votre première occasion de faire bonne impression. Prenez bien soin de composer vos messages. Avant de cliquer sur Envoyer, répondez à ces 7 questions.

1. Mon message est-il sans erreur?

Vérifier votre courrier électronique à la recherche d'erreurs est la chose la plus importante que vous puissiez faire avant de l'envoyer. Une mauvaise orthographe et une mauvaise grammaire vous feront paraître négligent. Cela va à l’encontre de l’impression que vous essayez de faire, surtout si vous postulez pour un emploi.

Relisez jusqu'à ce que vous soyez sûr d'avoir saisi toutes les fautes d'orthographe et de grammaire, ainsi que les fautes de frappe. Grammarly.com propose des outils gratuits, y compris une extension pour le navigateur Chrome, qui peuvent vous aider.

2. Que dit mon adresse email sur moi?

Votre adresse électronique professionnelle (que vous ne devriez en aucun cas utiliser pour rechercher un emploi) est probablement très simple. Très probablement, c'est une variante de votre nom. Vous avez peut-être choisi une adresse moins professionnelle à utiliser pour votre courrier électronique personnel. Une adresse suggestive, enfantine ou mignonne convient si vous l’utilisez uniquement pour envoyer des messages à vos amis et à votre famille, mais si vous avez besoin d’écrire un e-mail professionnel, inscrivez-vous pour un nouveau compte qui reflète le professionnalisme.

Configurez une adresse électronique utilisant votre nom actuel. Essayez vos noms et prénoms; votre prénom, votre deuxième prénom et votre nom de famille; ou une combinaison de ceux-ci. Ne jamais envoyer votre email professionnel de [email protected].

3. Le nom et l'adresse électronique dans le champ "À" sont-ils corrects?

Lorsque vous commencez à taper le nom d'un destinataire dans le champ "À", la plupart des clients de messagerie complèteront le reste du nom avec un de vos contacts. Vous pourriez facilement vous retrouver avec le mauvais nom dans ce champ, alors faites bien attention à cela.

Imaginez quel problème pourrait survenir si vous envoyez accidentellement un courrier électronique au mauvais destinataire. Disons que vous recherchez un emploi pendant que vous êtes toujours employé. Un responsable du recrutement chez un employeur potentiel pourrait avoir un nom commençant par la même lettre que le nom de votre supérieur actuel. À quel point cela serait-il embarrassant si vous envoyiez à votre patron un message destiné à ce responsable du recrutement? Vous voulez non seulement que votre message atteigne la destination souhaitée, mais vous voulez également vous assurer qu'il ne parviendra pas à une destination non souhaitée.

4. Ai-je utilisé le titre approprié pour adresser le destinataire?

Si vous utilisez déjà le prénom de la personne à qui vous envoyez un courrier électronique, vous pouvez l'adresser de cette manière dans votre message. Cependant, s'il s'agit de votre première communication avec une personne ou si vous ne savez pas comment elle préfère être traitée, il est préférable d'utiliser un titre officiel tel que M., Mme, Mme ou le docteur et le dernier nom du destinataire. prénom.

Toujours pécher par excès de prudence. Cela ne fait pas de mal d'être formel. Pour vous faire une idée de la façon dont une personne avec laquelle vous avez déjà établi une relation préfère être contactée, consultez les messages précédents pour voir comment ils sont signés. Cela vous aidera à décider quoi faire.

5. Est-ce que mon ton transmet bien mon message?

Comme dit le proverbe: "Ce n'est pas ce que vous dites, mais comment vous le dites." Lorsque vous parlez à une personne face à face, vous pouvez vous fier à l'intonation, au langage corporel et à l'expression du visage pour donner une signification supplémentaire à vos mots.

Lorsque vous essayez de transmettre le même message par écrit, le malentendu est plus grand car le lecteur ne peut pas voir votre visage, lire votre langage corporel ou entendre votre voix. Assurez-vous que votre message est poli et qu'il a l'air amical, et que le sens que vous souhaitez est clair.

6. Mon message est-il simple mais non crypté?

Garder vos messages courts et faciles les rendra plus faciles à comprendre. Dans le même temps, vous ne devez rien omettre d’important. Vous ne voulez pas forcer le destinataire de votre email à deviner ce que vous essayez de dire. Votre message doit être aussi précis que possible mais inclure toutes les informations nécessaires.

7. Ai-je inclus des pièces jointes non sollicitées?

Beaucoup de gens refusent d'ouvrir des pièces jointes à des courriels auxquels ils ne s'attendaient pas. Ils ont raison d'éviter de le faire. Les virus informatiques sont souvent transmis dans ces pièces jointes. Si vous souhaitez envoyer un fichier à quelqu'un, par exemple votre CV, demandez d'abord à votre destinataire l'autorisation de ce dernier. Envoyez-le seulement s'il dit que ça va.