Cinq réunions que vos employés vous remercieront d'avoir tué ou réparé

Le reste de cet article offre quelques types de réunions supplémentaires qui propagent le stress et les conflits. En tant que responsable ou responsable chargé de rassembler les personnes pour communiquer, partager et générer des idées, vous êtes bien servi en éliminant ces types de réunion de votre routine.

Lundi matin, réunions du personnel

Le problème avec cette réunion est que personne n’est jamais prêt pour cela. Après tout, il est 8 heures le lundi matin. Rien n’est encore arrivé et ce qui s’est passé la semaine dernière relève surtout de l’histoire ancienne. Le deuxième problème de cette réunion est que pour que tout le monde soit prêt, il doit travailler le dimanche soir, ce qui est bien mais qui vous garantit de remporter des votes sérieux pour le «jerk de l'année» des employés et des membres de la famille de ceux-ci.

La solution: Si vous devez organiser une réunion d'équipe le lundi, repoussez-le plus tard dans la matinée ou tôt dans l'après-midi. Mieux encore, repoussez-le au mardi matin.

Réunions de statut autour de la table

Vous connaissez cette réunion. C’est celui où les gens se déplacent dans la pièce pour partager leurs dernières mises à jour, sagas, fantasmes et rêves. Asseyez-vous au mauvais endroit et vous vous retrouvez comme 22^{Dakota du Nord} personne à offrir une mise à jour à un groupe dont la vessie est trop sollicitée et le cerveau engourdi par les mises à jour à caractère politique émanant de la bouche de collègues occupant des fonctions lointaines.

La solution: Rencontrez si vous devez, mais définissez des règles sur les mises à jour. Demandez aux gens de se concentrer sur les nouvelles importantes qui ont un impact sur tout le monde ou d'identifier les défis qui nécessitent une aide de plusieurs fonctions. Faites tout ce qui est en votre pouvoir pour limiter la marche pénible des mises à jour gratuites et égoïstes générées par les réunions indisciplinées.

Réunions récurrentes ayant perdu leur raison d'être

Toute réunion récurrente où personne ne peut se rappeler pourquoi cette réunion a toujours lieu est un candidat à l'élimination immédiate. Les lois de la physique sont transférées aux réunions et une réunion à l’horaire a tendance à rester l’horaire longtemps après l’utilisation de celle-ci sur le lieu de travail.

Un nouveau responsable a examiné la liste récurrente de réunions figurant dans le calendrier de son équipe et en a annulé deux parce qu’il ne pouvait pas trouver la raison de l’existence de ces réunions. Il a reçu plus de quelques remerciements et quelques commentaires de personnes qui se demandaient comment il avait réussi à tuer cette réunion dont ils essayaient de se débarrasser depuis un an.

La solution: Examinez toutes les réunions récurrentes auxquelles vous soumettez votre équipe ou auxquelles vous participez, puis éliminez-les de votre vie et de celle des membres de votre équipe. Si vous n'êtes pas l'hôte de la réunion, informez-le de votre intention et de votre point de vue sur l'utilité de la réunion. Si vous êtes l'hôte / le sponsor, votez pour les membres de l'équipe et donnez-leur une voix. Un peu de découpage draconien de réunions récurrentes laisse un temps précieux pour d’autres activités plus importantes.

Réunions de groupe de forge de mots

Il s’agit d’une réunion dans laquelle vous réunissez un groupe de personnes pour travailler sur le libellé de quelque chose: une vision, une mission, un énoncé de stratégie, un énoncé de la portée de la gestion de projet. Le résultat de ces sessions est généralement une série de phrases construites maladroitement reflétant des compromis de la part du responsable. Personne dans la salle n’est d’accord avec le produit final, mais tout le monde acquiesce de la tête dès que la formulation passe de ridicule à affreux pour tenter de faire disparaître la douleur.

La solution: Njamais reléguer le libellé approximatif de quoi que ce soit à un comité. Essayez vous-même l’article en question, éliminez-le auprès de quelques collègues et, lorsque vous vous approchez de quelque chose qui commence à fonctionner pour vous, demandez très soigneusement à un groupe de donner son avis. Posez des questions de clarification, prenez de bonnes notes, puis disparaissez et reformulez le (s) énoncé (s), en répétant le processus si nécessaire.

Réunions de stratégie de modèle

Il n’existe aucun processus ou modèle magique, ni même une simple série d’étapes permettant de faire émerger une clarté stratégique. Conduire un S.W.O.T. (forces, faiblesses, opportunités et menaces) l’analyse n’est pas toujours sur le chemin critique pour parvenir à une évaluation précise des conditions et opportunités. Et les chiffres, les objectifs et la croissance ne sont pas des stratégies. Méfiez-vous de ceux qui suggèrent qu'ils ont un processus simple pour ce sujet complexe.

La solution: Investissez dans un facilitateur ou un conseiller en stratégie hautement qualifié et expérimenté qui sait comment guider, parfois diriger et parfois suivre afin de développer une stratégie concrète et significative. Le bon professionnel tiendra le groupe responsable de trouver des réponses aux bonnes questions (difficiles) auxquelles il faut répondre sur le chemin de la clarté stratégique.

Le résultat final

Les réunions sont des occasions inestimables de nouer des liens, de communiquer, de nouer des relations et de stimuler la résolution créative de problèmes. Ce sont aussi des occasions mûres d’abuser et même d’abuser. S'efforcer d'être le gestionnaire qui respecte le pouvoir et l'importance des réunions. Utilisez ces forums pour les bonnes raisons en les architectant pour qu'ils se concentrent sur des problèmes clés, sollicitent des idées et, surtout, respectez le temps que chacun consacre aux sessions. Les membres de votre équipe apprécieront votre approche positive plus que vous ne le saurez jamais.