Liste de contrôle pour le processus de gestion de la performance

Évaluations de performances, évaluations de performances, formulaires d'évaluation, appelez-les comme vous voulez. En tant qu'agression annuelle et autonome, l'évaluation du rendement est universellement détestée et évitée.

Après tout, combien de membres de votre organisation veulent-ils savoir qu'ils n'étaient pas parfaits l'an dernier? Combien de gestionnaires veulent faire face aux arguments et au moral amoindri pouvant découler du processus d’évaluation des performances?

Combien de superviseurs estiment que leur temps est bien utilisé professionnellement pour documenter et fournir des preuves à l'appui de leurs commentaires, tout au long de l'année? De plus, les résultats les plus importants pour l'évaluation des performances, issus du travail de chaque personne, peuvent ne pas être définis ou mesurables dans votre système de travail actuel. Rendez le système d'évaluation un peu plus difficile à gérer et rattachez l'augmentation de salaire de l'employé à sa cote numérique.

Si le véritable objectif de l'évaluation du rendement est le développement des employés et l'amélioration de l'organisation, envisagez de passer à un système de gestion du rendement. Concentrez-vous sur ce que vous voulez vraiment créer dans votre organisation: gestion de la performance des employés et développement de la performance des employés.

Dans le cadre de ce système, vous souhaiterez utiliser cette liste de contrôle pour guider votre participation au processus de gestion des performances et de développement. Vous pouvez également utiliser cette liste de contrôle pour vous aider dans un processus d’évaluation des performances plus traditionnel. La liste de contrôle présente les étapes nécessaires pour réussir dans n’importe quel système de gestion des performances.

Si vous suivez cette liste de contrôle, vous proposerez un système de développement et de gestion de la performance qui améliorera considérablement le processus d’évaluation que vous gérez actuellement. Les membres du personnel se sentiront mieux de participer, de discuter de leurs contributions et de rechercher des moyens d’améliorer leurs performances. Le système de gestion de la performance peut même avoir un impact positif sur la performance, et c'est votre objectif. Droite?

Préparation et planification de la gestion de la performance

Beaucoup de travail est investi, au début, pour améliorer le processus traditionnel d'évaluation des employés. En fait, les gestionnaires peuvent avoir l’impression que le nouveau processus prend trop de temps.

Une fois que les fondements des objectifs de développement sont en place, cependant, le temps nécessaire pour administrer le système diminue considérablement. Chacune de ces étapes est réalisée avec la participation et la coopération de l'employé, pour de meilleurs résultats.

Gestion de la performance et développement dans le système de travail général

• Définir le but du travail, les tâches et les responsabilités.
• Définir des objectifs de performance avec des résultats mesurables.
• Définir la priorité de chaque responsabilité et objectif.
• Définir les normes de performance pour les composants clés du travail.
• Tenir des discussions intérimaires et fournir des commentaires sur les performances des employés, de préférence tous les jours, résumés et discutés au moins tous les trimestres. (Fournir des commentaires positifs et constructifs.)
• Conservez un enregistrement des performances grâce aux rapports d'incidents critiques. (Notez les notes sur les contributions ou les problèmes rencontrés au cours du trimestre dans un dossier d'employé. Veuillez vous concentrer sur les aspects positifs et négatifs de la performance de l'employé.)

• Fournir la possibilité d'une rétroaction plus large. Utilisez un système de retour d'information sur les performances à 360 degrés qui intègre les commentaires des collègues, des clients et des personnes susceptibles de faire rapport à l'employé.
• Développer et administrer un plan de coaching et d'amélioration si l'employé ne répond pas aux attentes.

Préparation immédiate pour la réunion de planification du développement de la performance

• Planifiez la réunion de planification du développement de la performance (PDP) et définissez un travail préliminaire avec le membre du personnel pour élaborer le plan de développement de la performance (PDP).
• Le membre du personnel examine les performances personnelles, documente les commentaires d'auto-évaluation et rassemble la documentation nécessaire, y compris les résultats de commentaires à 360 degrés, le cas échéant.
• Le superviseur se prépare pour la réunion PDP en collectant des données, notamment des enregistrements de travail, des rapports et des contributions d’autres personnes familiarisées avec le travail de l’agent.
• Tous deux examinent les performances de l'employé par rapport à tous les critères et réfléchissent aux domaines de développement potentiel.

• Développez un plan pour la réunion PDP qui inclut des réponses à toutes les questions sur l'outil de développement des performances avec des exemples, de la documentation, etc.

Réunion sur le processus de développement de la performance (PDP)

• Établissez un cadre privé et confortable et établissez des relations avec le membre du personnel.
• Discutez de l’objectif de la réunion et convenez-en pour créer un plan de développement des performances.
• Le membre du personnel discute des réalisations et des progrès qu’il a accomplis au cours du trimestre.
• Le membre du personnel a identifié des moyens par lesquels il souhaiterait développer davantage ses performances professionnelles, notamment la formation, les affectations, les nouveaux défis, etc.
• Le superviseur discute de la performance du trimestre et suggère des moyens permettant à l'agent de développer plus avant sa performance.

• Ajoutez les pensées du superviseur aux domaines de développement et d'amélioration sélectionnés par l'employé.
• Discutez des points d’accord et de désaccord et obtenez un consensus.
• Examiner les responsabilités du poste pour le trimestre à venir et en général.
• Convenez de normes de performance pour les principales responsabilités.
• Fixer des objectifs pour le trimestre.
• Discutez de la manière dont les objectifs contribuent à la réalisation du plan d’entreprise de l’organisation, des objectifs du service, etc.
• Convenez d'une mesure pour chaque objectif.
• En supposant que les performances soient satisfaisantes, établissez un plan de développement avec le membre du personnel, qui l’aide à évoluer de manière professionnelle et d’une manière qui le tient à cœur.

• Si les performances sont moins que satisfaisantes, développez un plan écrit d'amélioration des performances et programmez des réunions de retour d'expérience plus fréquentes. Rappelez à l'employé les conséquences liées à la persistance de mauvaises performances.
• Le superviseur et les employés discutent des réactions des employés et de suggestions constructives pour le superviseur et le service.
• Discutez de tout ce que le superviseur ou l’employé aimerait discuter, tout en maintenant l’environnement positif et constructif établi jusqu’à présent pendant la réunion.

• Signer mutuellement l'outil de développement de la performance pour indiquer que la discussion a eu lieu.
• Terminez la réunion de manière positive et positive. Le superviseur exprime sa confiance dans le fait que l'employé peut accomplir le plan et que le superviseur est disponible pour du soutien et de l'assistance.
• Fixer un calendrier pour un suivi formel, généralement trimestriel.

Après la réunion du processus de développement de la performance

• Si un plan d'amélioration des performances était nécessaire, effectuez un suivi aux heures indiquées.
• Faites un suivi avec des commentaires sur les performances et des discussions régulièrement tout au long du trimestre. (Un employé ne devrait jamais être surpris du contenu des commentaires lors de la réunion de développement de la performance.)
• Le superviseur doit respecter ses engagements par rapport au plan de développement convenu, y compris le temps nécessaire pour s'absenter du travail, le paiement des cours, les affectations de travail convenues, etc.
• Le superviseur doit prendre en compte les commentaires des membres du département et informer les membres du personnel de ce qui a changé, en fonction de leurs commentaires.
• Transmettez les documents appropriés au bureau des ressources humaines et conservez une copie du plan pour faciliter l'accès et le renvoi.