Liste de contrôle pour une réunion de licenciement

Les employés quittent votre organisation pour de bonnes et de mauvaises raisons. Du côté positif, ils trouvent de nouvelles opportunités, retournent aux études, prennent leur retraite ou décrochent le travail de leurs rêves.

De manière moins positive, ils sont licenciés pour mauvaise performance ou assiduité ou subissent un licenciement en raison d'un ralentissement de leurs activités. Dans chaque cas, vous avez besoin d’une liste de contrôle de cessation d’emploi pour que le processus de départ des employés se déroule sans heurts. Voici un exemple de liste de contrôle de licenciement.

Liste de contrôle de licenciement

Nom de l'employé:

Rendez-vous amoureux:

Aviser les ressources humaines

_____ Aviser les RH: Dès que vous êtes au courant et / ou recevez une lettre d'un employé vous informant de son intention de mettre fin à votre emploi, informez-en votre bureau des ressources humaines.

_____ avis officiel: Si un employé vous dit son intention de quitter votre emploi, demandez-lui de rédiger une lettre de démission indiquant son départ et la date de son licenciement. (Les entreprises demandent un préavis minimum de deux semaines, lorsque cela est possible et souhaitable.)

Terminaison des autorisations / accès

_____Notifiez votre administrateur réseau: Dès que vous savez qu'un employé s'en va, informez votre administrateur réseau ou un autre membre du personnel approprié de la date et de l'heure auxquelles mettre fin à l'accès de l'employé aux systèmes informatique et téléphonique. Prenez des dispositions pour que ces comptes soient acheminés afin de vous assurer que votre entreprise ne perdra pas le contact avec ses clients. En outre, désactivez le code d'alarme d'entrée de l'employé, s'il y a lieu.

_____ Accès aux immeubles ou aux biens des employés handicapés: À compter de la date de cessation d'emploi, qu'il s'agisse d'une situation de licenciement immédiate ou d'une date de fin convenue d'un commun accord, vous devez mettre fin à l'accès au bâtiment de l'employé. En fonction de vos méthodes d'accès, vous devrez désactiver le code d'entrée du bâtiment de l'employé, de même que la carte magnétique d'entrée ou récupérer les clés de l'employé. Il est dans votre intérêt et celui de l'ancien employé de ne pouvoir accéder aux biens de l'entreprise.

Retour de propriété

_____ Retour de la propriété de l'entreprise: Les employés en poste sont tenus de remettre tous les livres et documents de l'entreprise, les clés, les badges d'identification, les ordinateurs, les téléphones portables et tout autre article appartenant à l'entreprise.

_____ mots de passe: Les employés doivent fournir à leurs superviseurs les mots de passe et autres informations nécessaires pour accéder aux fichiers informatiques et aux messages téléphoniques. (Vous souhaiterez peut-être garder les comptes de messagerie et de téléphone actifs pendant un certain temps pour renseigner les contacts des clients.)

Statut des prestations

_____ Paie de vacances et congés de maladie non utilisés: Les employés licenciés sont rémunérés pendant un maximum de 30 jours pour la période de vacances non utilisée accumulée. Si l'employé a utilisé le temps non encore accumulé, le paiement à l'entreprise pour ce temps est soustrait du dernier chèque de règlement. (Si votre société désigne un certain nombre de jours de maladie et que ceux-ci sont accumulés, vous devrez également payer l'employé pour le temps accumulé.)

_____ Lettre d’état des avantages: Après le licenciement, les anciens employés reçoivent une lettre du bureau des ressources humaines décrivant le statut de leurs avantages sociaux au moment de leur licenciement. Cela comprend l'assurance vie, la couverture santé, le régime de retraite et les régimes de comptes de dépenses. (Aux États-Unis, les organisations se conforment à la loi COBRA (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act of 1980) et accordent aux employés éligibles et à leurs personnes à charge inscrites le droit de continuer à bénéficier de la couverture du régime de soins de santé pendant une période déterminée à leurs propres coût total.)

_____ Remboursement des avances: Toute avance salariale impayée sera soustraite du dernier chèque de l'employé.

_____ Paiement des sommes dues à l'employé: Toutes les dépenses impayées à des fins commerciales (remises dans un rapport de dépenses), les commissions impayées et les bonus seront payés dans le dernier chèque de paie.

Ententes de confidentialité et de non-concurrence

_____ Révision de l'accord de confidentialité ou de la non concurrence: Tout accord de confidentialité ou tout accord de non-concurrence signé par l'employé au moment de son entrée en fonction devrait être examiné pour s'assurer que l'employé comprend ce qui est attendu.

Même si l'employé n'a jamais signé un tel document, la plupart des manuels de l'employé comportent une clause ou un code de conduite relatif à la non-divulgation d'informations confidentielles ou de secrets commerciaux. Examinez cela et rappelez à l'employé que toute violation de cette confidentialité sera corrigée.

Entretien de sortie

_____ Entretien de sortie confidentiel: Les employés sortants sont encouragés à participer à un entretien de sortie confidentiel avec le service des ressources humaines. (Les entretiens de départ sont un processus important que vous pouvez utiliser pour collecter des informations sur l'environnement de travail de votre organisation. Lorsqu'il est informé qu'un employé met fin à son emploi, votre bureau des ressources humaines organisera un entretien de départ. Toutes les informations recueillies sont confidentielles et récapitulées périodiquement. forme.

_____ Autorisation écrite pour la vérification des références: Les employés sortants qui envisagent de chercher un emploi doivent signer un formulaire autorisant l’entreprise à fournir des informations de référence lorsque des employeurs potentiels l’appellent.

_____ Donnez à l'employé un formulaire de mise à jour d'adresse à remplir s'il déménage. En particulier pour les grandes entreprises ou celles dont le chiffre d'affaires est élevé, les W-2 reviendront comme non livrables si l'adresse a changé. Sans nouvelles informations de contact, il est difficile de fournir les informations nécessaires à l'ancien employé. En guise de sauvegarde, vérifiez que les informations de contact d'urgence de l'employé sont à jour et que vous pouvez contacter cette personne pour la localiser si vous rencontrez des difficultés pour obtenir leur W2.