Règles pour l'étiquette de courrier électronique en milieu de travail

Bien que vous ne puissiez pas utiliser le courrier électronique pour communiquer socialement autant que par le passé, vous l'utilisez probablement toujours pour la correspondance professionnelle. Si vous interagissez de la sorte avec vos collègues, votre patron, vos clients et vos employeurs potentiels, veillez à suivre ces six règles pour une étiquette appropriée.

1. Attention à vos manières

Même dans un monde où nous nous dépêchons d'accomplir les choses le plus rapidement possible afin de passer à la tâche suivante, prenez le temps d'utiliser les bonnes manières dans votre courrier électronique. Ne négligez pas de dire "s'il vous plaît" et "merci".

Lorsque vous vous adressez à des personnes que vous ne connaissez pas bien ou que vous ne connaissez pas bien, ou avec qui vous n’avez qu’une relation formelle, adressez-vous à leurs titres et à leur nom de famille, à moins qu’ils ne vous aient demandé de faire autrement. Par exemple, dites "Cher M. White" ou "Chère Mme Grey". Si vous répondez à un courrier électronique et que l'expéditeur du message d'origine l'a signé avec son prénom uniquement, vous pouvez en toute sécurité supposer qu'il est correct de les adresser de la même manière.

2. Surveillez votre ton

En tant qu’écrivain, vous pouvez exprimer votre attitude dans un message électronique. Cela influence la façon dont il est reçu. Vous voulez généralement vous assurer que le destinataire est respectueux, amical et abordable. Vous ne voulez pas paraître brutal ou exigeant. Relisez votre message plusieurs fois avant de cliquer sur Envoyer.

Lorsque vous écrivez à quelqu'un avec qui vous avez déjà communiqué, commencez par dire quelque chose de sympathique, par exemple "J'espère que vous allez bien". Bien que les émoticônes puissent vous aider à transmettre plus facilement le ton, évitez de les utiliser dans des courriels professionnels, sauf si vous écrivez à une personne avec qui vous entretenez une relation très informelle. Ne les utilisez jamais lorsque vous écrivez à un employeur éventuel.

Il est toujours considéré comme une étiquette de courrier électronique médiocre d'écrire un courrier électronique ou une partie d'un courrier en lettres majuscules. Vous allez avoir l'air de crier.

3. Soyez concis

Les personnes occupées n’ont ni le temps ni l’intention de passer plus d’une minute à lire un courrier électronique individuel. Si vous voulez permettre à votre destinataire de lire votre message rapidement - et toujours le comprendre - vous devez le garder bref.

Ne laissez pas de détails pertinents, cependant. Assurez-vous que votre message indique clairement la raison pour laquelle vous l'avez écrit. Personne ne gagne du temps si vous finissez par avoir un va-et-vient pendant que vous essayez d'expliquer les détails que vous avez omis.

4. Évitez les abréviations de textos

Même si vous souhaitez gagner du temps, vous ne devez pas utiliser les abréviations de SMS dans votre messagerie professionnelle. Si vous envoyez beaucoup de textos, comme beaucoup de gens, vous serez peut-être habitué à utiliser une sorte de sténographie pour parler à vos amis.

Par exemple, vous pouvez utiliser "u", "ur" et "plz" au lieu de "vous", "votre" et "s'il vous plaît". Ces abréviations n’ont pas leur place dans la correspondance commerciale, à moins que le destinataire ne soit une personne avec laquelle vous entretenez une relation informelle.

5. Utilisez une adresse e-mail professionnelle

Pour les messages liés à votre travail actuel, utilisez toujours l'adresse électronique que votre employeur vous a attribuée. Cependant, vous ne devriez jamais l'utiliser pour envoyer des messages qui ne sont pas liés à votre travail, par exemple, si vous en recherchez un nouveau. Utilisez plutôt un compte de messagerie personnel.

Si vous n'avez pas de compte personnel, par exemple celui que votre fournisseur de services Internet a fourni lors de votre inscription au service, obtenez un compte de messagerie gratuit. Utilisez Gmail ou un autre service pour configurer une adresse qui sonne de manière professionnelle. N'utilisez rien de stupide ou de suggestif. Votre première initiale et votre nom de famille ou votre nom complet sont des choix appropriés.

6. Ne pas oublier le compte d'orthographe et de grammaire

Il est impératif de relire votre courrier électronique avec soin. Ne négligez jamais cette étape critique, même si vous êtes très occupé. Les choses auxquelles vous voulez être attentif sont l'orthographe correcte et la grammaire correcte. Outre l'orthographe correcte des mots courants, vous souhaitez également épeler correctement le nom des personnes, y compris celui de votre destinataire et le nom de son entreprise.

Veillez à ne pas trop vous fier aux correcteurs orthographiques. Ils peuvent ne pas remarquer les fautes d'orthographe des mots mal utilisés. Par exemple, un correcteur orthographique ne marque pas le mot "à" dans la phrase "Je dois vous poser des questions", même si, dans ce contexte, il devrait être "deux". Vérifiez l'orthographe dont vous n'êtes pas sûr en utilisant un dictionnaire en ligne gratuit comme Merriam-Webster.