Comment élaborer un plan d'impartition

De nombreuses discussions sur l'externalisation dans les médias la rendent complexe, mais c'est assez simple. Même à la maison, nous «externalisons» de nombreuses tâches: faire la cuisine, entretenir nos pelouses et garder les enfants, pour ne nommer que ceux-là. Lorsque nous n'avons ni le temps, ni les priorités, ni les compétences pour faire le travail nous-mêmes, nous cherchons quelqu'un qui peut, et quelqu'un qui fera le travail à un prix que nous pouvons nous permettre de payer. Les entreprises fonctionnent de la même manière, même si leurs décisions peuvent impliquer davantage de facteurs et de décideurs.

Processus de développement

Mais tout comme les familles prennent des décisions différentes, les entreprises peuvent prendre des décisions étonnamment différentes en matière de sous-traitance.Il n'y a pas de modèle qui fonctionne pour toutes les entreprises, mais il existe un processus que toutes les entreprises doivent prendre en compte:

La concrétisation

Dans le passé, de nombreuses sociétés n’avaient peut-être même pas su ce qu’était la sous-traitance. Aujourd’hui, ils connaissent l’externalisation, mais ne réalisent peut-être pas le nombre de programmes qu’ils exploitent déjà: centres de traitement des documents, salles de courrier, gestion des installations, informatique, et même de services juridiques. L’externalisation ne résoudra peut-être pas tous les problèmes, mais l’apprentissage de la génération précédente de contrats permettra d’identifier de nouveaux projets et de fournir des informations précieuses.

Établissement d'objectifs

Pour réussir à créer un programme de sous-traitance, vous devez définir des objectifs spécifiques, tels que réduire les coûts globaux de l'entreprise de 5%, privilégier l'efficacité pour un seul site ou n'examiner que les fonctions exécutées dans une seule unité. Les objectifs n'ont pas besoin de beaucoup de détails. Au fur et à mesure que votre expérience en sous-traitance augmente, les définitions vont changer.

Participation

Vous avez besoin de participants issus de nombreux domaines d'expertise pour apporter leur contribution au plan, vérifier les hypothèses et donner son avis d'expert. Lorsque vous passez d'un plan général à des projets spécifiques, vous répétez ce processus et créez des sous-groupes avec des connaissances encore plus spécifiques.

Identification

Maintenant que vous avez des objectifs et des experts pour identifier et interpréter les informations, il est temps d'identifier des projets spécifiques pour votre programme de sous-traitance. Chaque entreprise développe des critères différents et est guidée par la culture autant que par l'analyse financière ou opérationnelle, mais il y a des critères communs que vous devriez examiner:

• Décisions précédentes: Votre entreprise a probablement déjà décidé d'utiliser des non-employés, tels que des travailleurs temporaires ou des contrats de service. Travaillez avec les achats et votre bureau de gestion de projet pour plus de détails. Voyez comment ils ont résolu les problèmes de cette liste et compilez les leçons apprises.
• Compétence: Exécutez-vous des fonctions ou produisez-vous des produits sans une expertise suffisante ou avez-vous de la difficulté à retenir les dirigeants? La direction actuelle a-t-elle un plan pour résoudre ces problèmes? Sinon, cela pourrait être un bon projet d'impartition.

• Qualité: Même si une fonction regroupe des personnes possédant les compétences appropriées et des gestionnaires expérimentés, il est possible que vous n'obteniez pas le niveau de service dont vous avez besoin. Le gestionnaire mène-t-il des enquêtes auprès des clients? Que disent les clients à propos de produits ou de services? Un manque de qualité ou un manque d’intérêt pour le service à la clientèle est un autre signe de la sous-traitance.
• Coût: Un service d'une qualité exceptionnelle n'est pas nécessairement une bonne valeur. Comment vos coûts se comparent-ils à ceux de vos concurrents? La fonction produit-elle des rapports mensuels: coûts unitaires, coûts d'exploitation, tendances des coûts pluriannuels? Si cette fonction ne peut pas produire ces rapports, un service externalisé peut offrir une plus grande transparence dans vos opérations.

• Échelle: Lorsque vous examinez l'ensemble de votre entreprise, vous ferez de nombreuses découvertes inattendues. Reste concentrée! Un grand projet est un meilleur candidat à l'externalisation que plusieurs autres projets de moindre envergure. Ce seul grand projet nécessitera beaucoup moins de ressources administratives et de gestion. Conservez une liste complète, mais sélectionnez uniquement les candidats qui auront un impact important sur votre première vague de projets.
• Sécurité: Vous avez maintenant une bonne idée des projets potentiels. Il est temps de les filtrer selon les normes de sécurité. La sécurité est un sujet complexe et controversé. Des normes différentes s'appliquent à différents secteurs et certaines entreprises sont plus sensibles à la sécurité que leurs concurrents. Comprendre les normes internes et sectorielles et limiter le nombre de projets d'impartition en conséquence. Incluez dans vos discussions les départements juridique, informatique, de sécurité d'entreprise, de conformité (le cas échéant) et de tout département "risque".

• Priorisation: Chaque élément ci-dessus (et peut-être d’autres caractéristiques) doit être noté, puis chaque projet doit se voir attribuer une "valeur totale de sous-traitance". Il ne fait aucun doute qu'il y aura beaucoup de discussions sur les caractéristiques les plus importantes, si leurs scores sont exacts et si d'autres caractéristiques doivent être prises en compte. Ne soyez pas surpris si ce processus dure des mois, voire des années.
• La communication: Au moment de hiérarchiser les projets potentiels, vous avez organisé de nombreuses réunions et parlé à beaucoup de personnes. Attendez-vous à ce que ces discussions soient des informations publiques dans les départements que vous avez ciblés pour l'externalisation. Supposez toujours que ces discussions parviendront à vos employés, souvent en temps réel. Une communication d'entreprise soigneusement pensée doit être préparée et prête. Ne laissez jamais les rumeurs devenir une meilleure source d’information que les faits.

L'exécution

À la fin de ce processus, vous aurez votre plan d'impartition initial. L'exécution de ce plan comporte de nombreuses autres étapes: confirmation des données, création de sous-comités pour des projets spécifiques, identification des fournisseurs, exécution de projets pilotes, attribution de contrats, etc. Cependant, l’élaboration de votre plan vous fournit les premières et les plus importantes étapes.