Mener des discussions difficiles sur le lieu de travail

Les conversations difficiles sont le moteur de l'amélioration des performances et de la résolution de problèmes pour les responsables à tous les niveaux. Malheureusement, trop de gestionnaires tardent à mener ces conversations par peur des représailles ou parce qu'ils estiment que la conversation mettra en péril leur relation avec l'autre partie. Il est essentiel de maîtriser ces émotions et le meilleur moyen de développer la confiance en soi pour mener des conversations difficiles est de suivre un processus structuré.

10 conseils pour améliorer votre confort lors de conversations difficiles

1. Faire le travail de planification: Votre observation des comportements en question et votre capacité à relier ces comportements à l'entreprise sont essentielles. Sachez où vous voulez que la conversation aille. Les vrais spécialistes de la rétroaction développent la discipline nécessaire pour écrire et mettre en pratique leur conversation ouverte. Une planification préalable empêche la performance moche!
2. La rapidité est essentielle: Si vous avez déjà reçu une évaluation de performance annuelle comprenant des critiques de quelque chose que vous auriez prétendument fait ou pas fait il y a quelques mois, vous savez à quel point les commentaires obsolètes sont inutiles. En tant que gestionnaire, votre travail consiste à vous assurer que les commentaires sont comportementaux, axés sur les affaires et opportuns. Mon partenaire d'écriture pour mon premier livre, Practical Lessons in Leadership, a suggéré que la valeur de la rétroaction constructive diminuait de 50% chaque jour où vous retardiez la transmission.

   Si les émotions sont chaudes, laissez les choses se refroidir un peu. Bien que je sois juste en train de terminer, je vous prie de fournir des informations en temps voulu - le plus près possible de l’incident - si la situation se réchauffe, prenez une journée pour les laisser refroidir un peu. Il suffit de ne pas le laisser trop longtemps.

1. Choisissez le réglage: Si votre sujet épineux est potentiellement embarrassant ou si vous anticipez une réaction émotionnelle, évitez les environnements ouverts ou les salles de conférence aux fenêtres en verre. Ne vous trompez pas en sélectionnant un paramètre conçu pour intimider. Un environnement neutre et privé est préférable pour les conversations plus difficiles. Si vous craignez des répercussions physiques, consultez votre représentant H.R. qui peut décider d'être présent avec vous.
2. Préparez votre attitude: Il est essentiel d’entrer dans ces discussions avec un sentiment de confiance et un comportement qui montre que vous êtes calme et déterminé à obtenir un résultat positif. Votre ton de voix, votre langage corporel et votre contact visuel sont tous importants. N'oubliez pas que cette conversation est importante pour votre entreprise, votre équipe et la personne assise en face de vous. Gérez vous-même de manière à représenter le bon niveau de résolution avec le même niveau de préoccupation pour le bien-être de l’autre partie.

1. Utilisez la phrase d’ouverture que vous avez préparée dans la session de planification: Un bon débutant identifie le comportement, le relie à l’impact de l’entreprise et indique le besoin de changement. Ne vous sentez pas obligé de l'envelopper dans les éloges. Bien que certains praticiens apprécient que les réactions constructives soient combinées à des réactions positives, beaucoup pensent que cela confond simplement le message. Et, bien sûr, vous devriez donner une rétroaction positive, une fois acquise, tôt et souvent.
2. Ne perdez pas le contrôle de la conversation: Plusieurs gestionnaires bien intentionnés se sont retrouvés à l'envers dans ces conversations. Si le participant répond à votre déclaration liminaire en disant: «Eh bien, je l'aurais fait si vous étiez un meilleur gestionnaire», ne vous défendez pas et laissez la conversation se transformer en argument sur votre performance. Une réponse raisonnable pourrait être: «John, cette conversation porte sur le comportement que j'ai décrit et sur son impact sur notre entreprise, pas sur ma performance."

1. Ne vous laissez pas dérailler par les ouvrages hydrauliques: Les hommes et les femmes pleureront à l’occasion, et bien que mal à l’aise, c’est souvent la façon dont l’individu réagit au stress. Être préparé avec un mouchoir. Laissez-leur le temps de composer. Si nécessaire, faites une petite pause. Vous pouvez faire preuve d'empathie face à la situation, mais ne laissez pas les larmes vous décourager de mettre l'accent sur l'obtention de la bonne résolution.
2. Promouvoir un dialogue: Les meilleures réactions et conversations axées sur le comportement sont des discussions et non des monologues. L'autre partie vous donnera des occasions de créer une discussion, le cas échéant. Sondez pour confirmer votre compréhension et demandez des idées sur le renforcement ou la modification du comportement en question. Vous savez que cela fonctionne lorsque le destinataire recueille des idées sur ses propres améliorations.

1. N'oubliez pas de travailler vers votre direction prévue pour la conversation: Si le comportement est lié à une compétence ou à une connaissance, venez préparé avec des idées de formation. S'il s'agit d'un entraînement visant à renforcer la confiance en soi ou à encourager la personne à passer à l'étape suivante, mettez votre casquette d'entraînement. Si le sujet est axé sur les comportements inacceptables, rappelez-en l'impact sur les entreprises et offrez-lui des conseils clairs pour éviter ce problème à l'avenir. S'agissant des problèmes de performance ou de comportement les plus difficiles, des non-conformités doivent en découler.

1. Construire un plan d'action ensemble: Une fois que vous avez clarifié la question, travaillez ensemble pour définir la voie à suivre. Convenez d’un plan d’action et fixez une date précise pour faire le suivi et discuter des progrès.

La ligne du bas

La plupart des gestionnaires hésitent à mener une conversation difficile, à leur avis. L'autre secret est que la plupart des gens veulent des commentaires et veulent s'améliorer. Dans mes ateliers, sondage après sondage, des personnes ont exprimé de manière écrasante leur souhait que leurs gestionnaires leur donnent davantage de réactions, à la fois constructives et positives. Au lieu de retarder ces discussions, les discussions en vue d'améliorer les performances, la carrière et les affaires, planifiez votre succès et utilisez le processus et les conseils ci-dessus pour vous aider à renforcer vos performances avec cet outil de gestion essentiel.