Lettre d'instruction pour l'armée américaine

Une lettre d’instruction (LOI) est une notification formelle écrite sous forme de message militaire informant la partie destinataire des problèmes spécifiques et précisant la manière dont l’envoyeur souhaite qu’ils soient traités. De manière générale, les lettres d’instruction sont utilisées dans les communications d’affaires et dans les affaires personnelles; ils peuvent être écrits sur n'importe quel sujet par n'importe qui.

Directions pour les biens personnels

Cependant, dans l’armée américaine, ils sont utilisés le plus souvent de deux manières. Par exemple, une méthode pour une lettre d'intention consiste à donner des instructions pour le règlement de la succession d'une personne en cas de décès de celle-ci. Ce n'est pas une volonté, mais peut être utilisé comme une liste de personnes à appeler, des documents à obtenir et les derniers arrangements pour des funérailles. Il peut également énumérer des actifs et des allocations spécifiques.

Outil correctif ou correctif

Le deuxième type de lettre d'instruction - comme celui présenté ci-dessous - est utilisé comme outil correctif ou correctif dans l'armée. Considérez la lettre d'intention la plus courante en tant que séance de consultation officielle d'un officier supérieur ou de personnel enrôlé de haut niveau à un membre militaire subalterne qui a démontré un rendement inférieur à la normale. Cette lettre d'intention type examinera non seulement les normes que le membre devrait respecter, mais offrira également un remède pour obtenir de meilleurs résultats dans le domaine des carences. Peut-être un plan d’action à suivre pourrait-il être ajouté pour obliger l’intéressé à comprendre pleinement les conséquences de ne pas accomplir au niveau requis.

Un exemple de lettre d'instruction

Dans l'exemple ci-dessous, la lettre d'instruction a été rédigée dans le but d'aider le destinataire à améliorer ses performances, ce qui a été jugé "non satisfaisant".

La lettre énumère ensuite un certain nombre d’échecs de la part du destinataire et lui conseille de s’investir davantage dans la pratique en écrivant: «Vous devez définir vous-même les objectifs de votre division et vérifier personnellement qu’ils ont été atteints».

Il énumère ensuite les étapes nécessaires pour améliorer les performances et termine avec des mots d'encouragement, en offrant une assistance continue et en notant: "Nous voulons et avons besoin de votre succès."

Exemple de lettre d'instruction

De: commandant, USS NEVERSAIL (CV 11)

À l'attention de: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300

Responsable des carburants d'aviation, USS NEVERSAIL (CV 11)

Sujet: LETTRE D'INSTRUCTION

Réf.: A) MILPERSMAN 1611-080

1. La présente lettre d'instructions est émise conformément à la référence afin de discuter des mesures spécifiques nécessaires pour améliorer les performances insatisfaisantes de la Division des carburants d'aviation à bord de NEVERSAIL.

2. Depuis votre entrée en fonction en tant qu'agent des carburants d'aviation à bord de NEVERSAIL, vous avez autorisé l'application de procédures non autorisées dans la division Carburants d'avions ayant entraîné des dommages structurels au réservoir de stockage JP-5 8-39-02J en cours de remplissage le 18 juillet. CY. Vous avez omis de vous familiariser avec les directives appropriées sur les carburants d'aviation et vous n'avez donc pas pu vérifier les procédures dans votre division. Vous avez également omis de vous assurer que toutes les directives étaient mises à jour. En règle générale, vous vous êtes entièrement fié à votre adjoint chargé des carburants d’aviation pour le fonctionnement quotidien de votre division.

3. Pour fonctionner efficacement en tant qu'agent des carburants d'aviation, vous devez vous impliquer davantage dans les aspects quotidiens de votre division. Vous ne pouvez pas gérer depuis votre bureau, accepter les conseils de vos assistants sans acquérir une connaissance personnelle adéquate de procédures spécifiques. Vous devez personnellement définir les objectifs de votre division et vérifier personnellement qu'ils sont atteints.

une. Vous devez examiner chaque directive sur les carburants d'aviation applicable à USS NEVERSAIL. Vous vous assurerez que vous connaissez les procédures dirigées. En routine, vous vérifierez personnellement que votre division ne déroge pas aux procédures prescrites, sauf autorisation de l'autorité supérieure.

b. Vous devrez soumettre des demandes de quota pour vous-même et pour l’Adjuc 2, J. S. Ragmann, afin qu’ils assistent à un cours pour officiers chargé des carburants d’aviation une fois ce déploiement terminé.

4. Cette lettre est conçue pour vous aider à corriger les insuffisances de votre performance en tant qu'officier de division. Toute la chaîne de commandement est disponible pour vous aider de toutes les manières possibles. Nous voulons et avons besoin de votre succès.

D. R. PEPPER

Cet exemple de lettre d'instruction fournit à l'officier subalterne une rétroaction directe sans zones grises dans le ton ou la signification. Il s’agit également d’une version écrite de la séance de conseil documentée offrant une assistance immédiate d’autres membres plus expérimentés et plus expérimentés du commandement. C’est un outil parfait pour créer un meilleur officier subalterne au commandement et prévenir une éventuelle perte de capacité de la mission à l’avenir.