Comment passer en revue le travail des subordonnés

Lorsque vous affectez du travail à des subordonnés, vous surveillez de nombreux aspects de leur progression, mais vous vous souciez surtout de savoir si le travail est bien effectué et s’effectue à temps.

Faites le travail à temps

Faire le travail à temps est le plus facile des deux à surveiller. C'est parce que le temps est plus facile à mesurer que la qualité. Vous devez définir des exigences claires, y compris des jalons et des échéances, mais vous devez également permettre une certaine flexibilité. Planifiez leur horaire ou demandez-leur de planifier leur emploi du temps pour inclure du temps mort. Il y aura toujours des événements imprévus, il est donc prudent de prévoir au moins un peu de jeu dans un emploi du temps. La quantité de temps libre que vous autorisez dans leur emploi du temps variera d’un individu à l’autre, les personnes plus âgées et plus talentueuses ayant besoin de moins de temps libre.

Utiliser un rapport d'avancement pour suivre le planning

La méthode la plus courante pour déterminer si le travail est effectué à temps est le rapport périodique, généralement hebdomadaire pour les petits projets et sur une base mensuelle pour les grands projets. Lorsque vos subordonnés soumettent des rapports d’avancement écrits, l’un des éléments sur lesquels ils feront rapport est leur respect du calendrier. Une méthode couramment utilisée pour indiquer rapidement le statut consiste à utiliser des couleurs Stoplight. Si le projet se déroule comme prévu, un symbole vert apparaîtra. Si le projet est en retard, ils le montreraient par un symbole rouge.

Parfois, le jaune est également utilisé pour indiquer un petit problème qui n’est pas assez grave pour justifier la couleur rouge.

Vous souhaitez également qu'ils signalent tout ce qui bloque leur progression. Cette section devrait inclure ce qu'ils ont essayé de supprimer le bloqueur et les résultats de ces efforts. S'ils demandent de l'aide, ou de quelqu'un de l'extérieur de leur domaine, cela doit être clairement indiqué.

N'oubliez pas de les inclure également inclure leurs réalisations. S'ils ont fait quelque chose qui a éliminé un bloqueur, empêché le problème, ou d'une autre manière, aidé à garder le programme intact, ce qui devrait être noté dans leur rapport d'avancement.

Enfin, le rapport d'avancement devrait indiquer le pourcentage achevé. La plupart des projets n'avancent que très peu au début, puis ils progressent rapidement et progressent lentement à la fin du projet. Le calendrier du projet que vous et votre employé avez développé doit en tenir compte. Que vous en ayez ou non tenu compte dans le planning, vous devez évaluer les progrès signalés par l'employé. Le pourcentage d'achèvement prévu devrait refléter, en général, le temps passé au projet.

Dans un projet avec un calendrier de trois mois, l'employé doit signaler le pourcentage complet prévu d'environ 1/3 à la fin du premier mois. S'ils ont signalé un nombre beaucoup plus petit ou beaucoup plus grand, il serait prudent de regarder un peu plus loin. En outre, vous devez vous prononcer sur l'exactitude de ce qu'ils signalent pour un pourcentage complet. Sur la base de votre connaissance du projet et de son statut général, vous devriez être en mesure de juger, approximativement, si le pourcentage achevé rapporté par l'employé est exact ou non.

Par exemple, s'ils signalent un chiffre complet prévu de 60% et un pourcentage effectif total de 65%, mais que vous savez que le projet a été en proie à des difficultés, vous devriez examiner le rapport plus en détail.

Obtenez le travail bien fait

Il est plus difficile de mesurer et de contrôler si votre employé accomplit correctement son travail. C'est parce qu'il est plus difficile de définir et de quantifier ce que «bien faire» signifie. Là encore, comme pour les horaires, vous devez définir des attentes et des objectifs clairs et spécifiques. Et, même si les horaires vous permettent une certaine souplesse, vous devez être moins flexible en ce qui concerne la qualité. Bon est bon.

Ne perdez pas de vue votre cible. Quand nous parlons de "bien fait", rappelez-vous que vous visez un "excellent" et non un "parfait". Et n'oubliez pas de vous concentrer sur les résultats plutôt que sur le processus.

Évaluation de la performance

Le meilleur moyen de suivre les progrès de vos employés pour bien faire le travail est de tenir des réunions fréquentes et de faire un usage libéral de "montrer et de dire". Lorsqu'un employé déclare avoir réalisé des progrès appréciables, demandez-lui de vous montrer ce qu'il a fait. Au début du projet, le travail peut être un peu brutal et partiellement terminé. C'est à prévoir. Cependant, à mesure que le temps passe, les démonstrations de l’employé devraient montrer que le travail est devenu plus lisse et plus complet.

Lors de ces examens de la qualité, l’essentiel est de s’assurer que l’estimation par l’employé de la qualité du travail effectué jusqu’à présent correspond à la vôtre. S'il vous semble que la qualité du travail effectué à ce stade est encore rudimentaire et préliminaire, vous devez discuter de la différence avec l'employé et redéfinir ses attentes. Si vous ne le faites pas, quand ils pensent avoir atteint la qualité finale, vous évaluerez probablement que le travail n'est que moyennement fini.

Ligne de fond

Lors de l'examen du travail que vous avez délégué à vos subordonnés, n'oubliez pas que vous êtes toujours responsable de leur travail. Assurez-vous donc que le travail est effectué à temps et correctement, comme indiqué ci-dessus. Dès le premier signe de difficulté, vous devez intervenir et adapter les normes de l’employé pour vous conformer aux vôtres.