Le rôle et le but d'une charte de projet

Les projets existent formellement dans une organisation en raison de la charte de projet. C’est un document qui autorise le travail et nomme le chef de projet. Il vous donne, en tant que chef de projet, le mandat de réaliser le travail décrit.

Le rôle le plus important d’une charte de projet consiste à définir exactement les objectifs du projet. Voyons ce que contient ce document de projet essentiel.

Qu'est-ce qui entre dans une charte de projet?

La première partie de la charte de projet précisera le nom du projet, les noms du sponsor et du responsable du projet, ainsi que la date à laquelle le document a été préparé. Ensuite, vous entrez dans la viande du document.

Les principales sections d'une charte de projet sont les suivantes.

• Objectif du projet: Cela explique pourquoi le projet est recherché. Vous pouvez vous référer à une analyse de rentabilisation ou au contrat qui sous-tend ce projet ou simplement expliquer pourquoi il est important de faire ce travail.
• Description du projet: Expliquez dans cette section les objectifs du projet. Vous devriez inclure des détails sur les articles qui vont être construits ou les services qui vont être fournis.
• Budget: À ce stade, vous ne disposez peut-être pas de tous les détails sur les tâches du projet. Vous ne pouvez donc pas rassembler un budget complet et détaillé. Notez toutes les contraintes budgétaires ou la plage de dépenses initiale de haut niveau que vous attendez.

• Risques: Tous les projets comportent des risques. Cette section de la charte de projet constitue la première version de votre journal des risques du projet. Documentez tous les risques dont vous avez connaissance à ce stade afin que l'équipe de direction puisse voir ce qui pourrait affecter le projet à l'avenir.
• Jalons: Si vous connaissez les jalons de haut niveau, incluez-les dans la charte du projet dans cette section. Vous pouvez les transférer sur votre diagramme de Gantt ultérieurement lorsque vous établissez un plan plus détaillé. Pour le moment, vous recherchez simplement des dates limites ou tout autre élément spécifié dans les contrats sur lesquels vous travaillez.

• Objectifs du projet: Il s’agit d’une section très importante, mais elle peut être difficile à mettre en place. Vous essayez de répondre à la question: "Comment saurons-nous que nous aurons terminé?" Ecrivez ce que vous attendez du projet et comment vous saurez si vous y êtes. Par exemple, dans un projet de lancement d’un système de saisie des temps pour tous les départements, l’objectif pourrait être le suivant: «Toutes les équipes utiliseront le système de feuilles de temps d’ici la fin de l’année». responsable de convenir que vous avez atteint cet objectif. Cela évite tout problème à la fin du projet lorsque soudainement personne n'est prêt à signer le travail comme étant complet.

• Niveaux d’autorité du responsable de projet: à moins que cela ne soit clair et documenté ailleurs, il vaut la peine d’inclure dans la charte une section sur ce que vous pouvez faire sans avoir à obtenir l’autorisation de quelqu'un de plus haut placé. Cela concerne généralement les niveaux de tolérance définis dans le budget et les délais, et s'exprime ainsi: «Le responsable de projet a une tolérance budgétaire de 10% et une tolérance temporelle de 5%. Tout écart par rapport aux limites approuvées doit être approuvé par le sponsor du projet. ”Vous pouvez étendre cette section pour spécifier quelle autorité le responsable du projet possède, le cas échéant, sur le recrutement et le licenciement du personnel de l'équipe de projet.

Approuver la charte du projet

La dernière section de la charte de projet est la section des approbations. Le chef de projet et le sponsor du projet (ou la personne qui a démarré le travail, si un sponsor à plus long terme n'a pas encore été nommé) doivent signer et dater le document. Aujourd’hui, cela se fera probablement par courrier électronique. Conservez donc une copie de l’autorisation de courrier électronique dans vos fichiers de projet au cas où vous auriez besoin de vous y reporter.