Conseils pour rédiger une lettre de sympathie à un employé

Lorsqu'un employé ou un collègue connaît un deuil ou un deuil, vous pouvez prendre des mesures en tant qu'employeur pour exprimer votre sympathie. Vous pouvez également aider la personne à gérer ses besoins pendant la maladie, le décès ou un autre événement triste.

Quoi que vous fassiez pour aider votre employé ou votre collègue avec sympathie, il est presque toujours approprié d'écrire une lettre de sympathie. Les notes de condoléances sont toujours valorisées par les employés en période de deuil.

Ce modèle vous aidera à rédiger votre propre lettre de sympathie. Il met l'accent sur les facteurs qui feront que votre note de condoléances transmette le message de sympathie approprié.

Outils pour exprimer vos sincères condoléances

Ecrivez votre message de sympathie sur le papier à en-tête de la société avec votre nom, adresse et date.

Le courrier électronique est également acceptable comme moyen de communication, mais peut laisser l’impression que votre correspondance était une entreprise, et non le message de sympathie que vous tentiez de transmettre.

Selon votre relation avec l'employé, vous devrez peut-être rédiger une note d'entreprise, mais vous voudrez peut-être également rédiger une seconde note personnelle.

Conseils et exemples pour la lettre de sympathie de votre société officielle

Ceci est un exemple de lettre de sympathie. Téléchargez le modèle de lettre de sympathie (compatible avec Google Docs et Word Online) ou voyez ci-dessous pour plus d'exemples.

Téléchargez le modèle Word

C'est généralement plus formel qu'une note que vous enverriez à un ami ou à un collègue. Commencez votre lettre avec la raison de votre sympathie.

Exemple: Nous voulons exprimer notre sympathie pour la perte récente de votre mère. Perdre un membre de la famille proche est toujours triste et nous voulons que vous sachiez que nous regrettons beaucoup votre perte.

Offre d'aider l'employé pendant la période de deuil sans engager de ressources de la part de l'entreprise ni créer de précédent que vous ne pourrez pas offrir à tous les employés.

Exemple: S'il vous plaît laissez-nous savoir s'il y a quelque chose que nous pouvons faire pour vous aider à faire face à la perte de votre mère.

Offre des informations supplémentaires sur les ressources de l'entreprise disponibles pour les employés en période de deuil. Terminez votre note en réitérant votre offre de support. L'employé n'a peut-être pas besoin de vous ou ne veut rien de votre part, mais il est important que vous fassiez l'offre, vous aurez démontré que vous l'aimiez.

Exemple: Les membres du personnel des ressources humaines vous ont aidé à accéder aux informations sur vos avantages et nous avons partagé notre politique de deuil avec vous. Si vos besoins dépassent les paramètres de la politique, veuillez nous en informer afin que nous puissions traiter votre situation sur une base individuelle.

Dans le passé, l’entreprise avait pour habitude d’accorder un congé supplémentaire sans solde pour régler les problèmes liés à la mort, aux déplacements hors de l’État et aux problèmes juridiques fastidieux.

Exemple: Nous sommes déterminés à vous aider à traverser cette période difficile de votre vie. La perte de votre mère est triste et nous soutenons vos efforts pour aller de l'avant. S'il vous plait dites nous comment nous pouvons vous aider.

Fin: Utilisez votre signature normale. Regards est un signe commun pour un message de sympathie.

Les fermetures supplémentaires comprennent:

• Chaleureusement
• Cordialement
• En vous remerciant chaleureusement
• Pensant à vous
• Meilleur
• Meilleurs vœux
• Avec sympathie

Ne faites pas d'hypothèses

N'oubliez pas, lors de la rédaction de votre message de sympathie, qu'il est improbable que vous connaissiez tous les détails des relations de votre employé avec ses proches. De plus, vous aurez rarement tous les détails sur la maladie d’un employé ou la tragédie d’un membre de la famille.

Par conséquent, limitez les hypothèses que vous exprimez dans votre lettre de sympathie et laissez le message neutre.Par exemple, une employée et sa mère peuvent avoir eu une relation lointaine et malheureuse pendant des années. N'écrivez donc pas un message de sympathie qui suppose une relation intime et affectueuse.

Exemple de lettre de sympathie

Susan Rodriguez

123 rue principale

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1er septembre 2018

Elizabeth Lee

123 rue Branson

Smithfield, CA 08055

Chère Elisabeth, Nous sommes vraiment désolés d’entendre parler de la mort de votre mère. Perdre un membre de la famille est toujours difficile. S'il vous plaît laissez-nous savoir s'il y a quelque chose que nous pouvons faire pour vous aider pendant cette période difficile. Vous avez droit à trois jours de congé rémunéré, conformément à notre politique de deuil des employés. Nous avons, par le passé, accordé un congé supplémentaire non payé aux employés lorsque des déplacements et des affaires personnelles liées au décès nécessitaient plus de temps passé au travail.

Veuillez informer votre responsable ou les ressources humaines si vous devez demander un congé supplémentaire. Nous pouvons également travailler avec un horaire flexible si une entreprise familiale doit être prise en charge pendant les heures de travail.

Nous sommes déterminés à vous aider à traverser cette période difficile de votre vie. Nous sympathisons avec la perte de votre mère et nous voulons soutenir vos efforts pour faire avancer les affaires de votre vie. S'il vous plait dites nous comment nous pouvons vous aider.

Cordialement,

Susan Rodriguez

Directeur des ressources humaines