Les cinq étapes d'un projet

Bien que certaines méthodologies de projet, telles que les approches agiles, compriment ou répètent les étapes suivantes en cycles itératifs plus rapides, le travail de chaque étape est visible et distinct dans chaque projet.

Les projets officiels suivent un processus en cinq étapes comme suit

1. Initiation: formation de l'équipe de projet, affrètement et lancement du projet.
2. Planification: finaliser la portée du projet, définir la répartition détaillée du travail, évaluer les risques, identifier les besoins en ressources, finaliser le calendrier et préparer le travail.
3. Exécution: effectuer le travail requis par la définition et la portée du projet.
4. Surveiller et contrôler: la gestion, les rapports et le contrôle réels des ressources et des budgets au cours de la phase d'exécution.
5. Projet Close: réalisation du projet, évaluation des enseignements tirés, ajournement de l'équipe de projet.

Flux de projet traditionnel

Quelle que soit la taille du projet, le déroulement des étapes est identique. Le projet est lancé ou lancé avec une charte qui identifie le chef de projet et décrit son importance.

Une fois le projet lancé, il passe à la phase de planification. Ici, l'équipe de base et les équipes de travail identifient le travail nécessaire à réaliser pour atteindre la portée du projet et développent des estimations et des évaluations du temps, des coûts, des ressources et des risques.

Après la phase de planification, le travail commence et se déroule dans un ordre défini nécessaire pour passer des activités précédentes ou précédentes aux activités suivantes. Les dépendances de projet jouent un rôle important dans cette phase.

Pendant l'exécution, le chef de projet et les membres de l'équipe surveillent, rendent compte et contrôlent l'ensemble du projet, en mettant l'accent sur les activités de chemin critique. Ce travail se poursuit jusqu'à la fin de la phase d'exécution et la livraison du projet au client.

La phase finale, la clôture du projet, consiste à conclure la livraison, à évaluer les leçons apprises et à ajourner l'équipe du projet afin que les membres puissent passer à la prochaine initiative.

Pour les projets de type développement agile ou itératif, la planification et l'exécution ont lieu par petits jets ou sprints, les étapes étant répétées jusqu'à ce que le projet soit terminé à la satisfaction du client.

Initiation

Une solide initiation au projet préparera non seulement votre projet à la réussite, mais elle jettera également les bases de toutes les étapes futures. Lors de l'initiation, vous obtiendrez les membres de l'équipe de projet, leur expliquerez les objectifs généraux du projet et poserez autant de questions que possible au client ou au responsable du projet afin que vous puissiez planifier efficacement votre projet. C'est également un bon moment pour susciter l'enthousiasme des équipes pour le projet et recueillir tous les détails de dernière minute susceptibles d'influencer la planification du projet. Les étapes supplémentaires comprennent:

• Analyse des parties prenantes
• Cession d'un sponsor exécutif
• Élaboration de la charte et communication
• Réunion de lancement officielle

Planification

Une fois que vous avez lancé le projet et rassemblé toutes les informations pertinentes, vous commencez à planifier votre projet. L'étape de planification dépend de la taille de votre projet, de la quantité d'informations que vous devez organiser et de la taille de votre équipe. Le résultat de la planification devrait être un plan de projet ou un calendrier clair, à partir duquel tout le monde suivra les tâches qui lui sont assignées. L'utilisation d'un programme de planification de projet tel que Microsoft Project ou Basecamp est extrêmement utile lors de la planification d'un projet. Si vous n'avez pas accès à l'un de ces programmes, effectuez une recherche générale en ligne pour trouver un logiciel de planification de projet gratuit.

Bien que l’utilisation d’un programme de planification de projet soit utile, elle n’est pas toujours nécessaire. Utiliser Excel et Word pour créer votre plan et le communiquer à l’équipe est tout aussi efficace. Les tâches spécifiques de la phase de planification incluent:

• Créer un plan de communication pour les différents acteurs impliqués.
• Développer une structure de répartition du travail détaillée.
• Identifier le chemin critique.
• Tracer les ressources sur le plan de projet et affiner la séquence du travail en fonction des dépendances du projet et des contraintes de ressources.
• Développer un calendrier détaillé.
• Évaluer les risques et élaborer un plan de priorisation et d'atténuation des risques.

Exécution

Maintenant que vous avez un plan de projet solide, l'équipe peut commencer à exécuter le projet par rapport aux tâches qui lui sont assignées. C'est l'étape où tout le monde commence à faire le travail. Vous voudrez officiellement lancer l'étape de l'exécution avec des réunions en personne pour vous assurer que tout le monde a ce dont il a besoin pour commencer à exécuter sa partie du projet. Faire en sorte que l'équipe commence sur la bonne voie est essentiel au succès d'un projet. Par conséquent, expliquez clairement le calendrier et le plan de communication.

Surveiller et contrôler

Pendant que le projet est en phase d'exécution, vous allez commencer à le surveiller et à le contrôler pour vous assurer qu'il se déroule comme prévu. Vous pouvez surveiller et contrôler un projet de différentes manières. Les enregistrements occasionnels avec les chefs d’équipe, les «stand-ups» quotidiens ou les réunions de statut hebdomadaires plus formelles sont efficaces. Les informations qui sortent de ces réunions ou canaux de communication éclaireront la boucle de rétroaction et, en fin de compte, toute planification et ajustement nécessaires au projet. Les autres activités importantes à ce stade comprennent:

• Adhérez à votre plan de communication préétabli pour que les parties prenantes soient au courant du statut du projet.
• Surveiller les équipes de travail et les activités de travail sur le chemin critique.
• Identifier les opportunités d'amélioration des performances du planning en accélérant ou en complétant des activités en parallèle ou si nécessaire, en interrompant le planning en ajoutant des ressources.
• Contrôle des coûts réels par rapport aux coûts prévus.
• Dans certains cas, surveiller, calculer et rendre compte de la valeur acquise pour le plan de projet.
• Surveiller et atténuer les risques et affiner le plan de risque au besoin.

Projet Close

Une fois que tous les détails et tâches de votre projet sont terminés et approuvés par le client ou le propriétaire du projet; vous pouvez enfin fermer votre projet. La clôture d'un projet est tout aussi importante que son lancement, sa planification et son exécution. Vous aurez envie de documenter toutes les informations du projet et de les organiser soigneusement afin de pouvoir y revenir si nécessaire. C'est également un bon moment pour organiser un post-mortem sur le projet afin que tous les membres de l'équipe puissent réfléchir à ce qui a bien ou mal fonctionné pendant le projet. Il doit également être documenté pour que le résultat puisse être partagé avec d'autres membres du projet et classé dans un dossier d'historique du projet.

Enfin, il est important d'ajourner formellement l'équipe de projet, en fournissant des commentaires et des évaluations de performance, comme indiqué dans la politique de votre entreprise.