Liste des compétences de bureau et exemples

Le travail de bureau assure le bon fonctionnement d'un bureau. Cela implique les tâches administratives quotidiennes d'un bureau, telles que répondre au téléphone, planifier des rendez-vous, envoyer des fax et classer des documents.

Les compétences administratives / de bureau sont utiles pour presque toutes les personnes travaillant dans un bureau. La plupart des employés doivent faire au moins un travail de bureau afin que ces compétences puissent vous être utiles, quel que soit le titre de votre poste officiel. Les employés de bureau et les secrétaires doivent avoir des compétences de bureau particulièrement solides. Les employés occupant ces postes s’acquittent de la majorité des tâches quotidiennes du bureau.

Types d'emplois de bureau

Bien que certaines personnes utilisent ces titres de manière interchangeable, les commis de bureau et les secrétaires sont différents des assistants administratifs. Les adjoints administratifs ont souvent besoin d’un diplôme universitaire et se voient confier davantage de responsabilités, notamment en ce qui concerne les projets et parfois même la gestion d’équipes.

En revanche, les commis et les secrétaires n'ont généralement pas besoin d'une formation approfondie au-delà d'un diplôme d'études secondaires (bien qu'il existe des programmes d'enseignement supérieur qui se concentrent sur le travail de bureau et de secrétariat). Ils gèrent les opérations quotidiennes d'un bureau, mais n'ont généralement pas de responsabilités de gestion.

Les commis et les secrétaires travaillent dans divers secteurs, notamment les finances, les affaires, la médecine, le gouvernement, le droit et plus encore.Certains de ces postes nécessitent des compétences spécifiques. Cependant, des compétences de base sont nécessaires pour presque tous les postes de commis de bureau et d’assistant administratif.

Lisez ci-dessous une liste des compétences de bureau que les employeurs recherchent chez les candidats à un emploi. Vous y trouverez une liste détaillée des cinq compétences de bureau les plus importantes, ainsi que des listes supplémentaires de compétences administratives connexes.

Comment utiliser les listes de compétences

Vous pouvez utiliser ces listes de compétences tout au long de votre processus de recherche d'emploi. Il est important d’utiliser plusieurs de ces mots de compétence tout au long de votre CV. Les employeurs ont de plus en plus recours aux systèmes de suivi des candidats pour classer et «noter» les curriculum vitae qu’ils reçoivent. Ces systèmes sont programmés pour rechercher des mots-clés spécifiques. Les CV intégrant ceux-ci seront donc plus susceptibles d'être sélectionnés pour un examen plus approfondi par les responsables du recrutement lors de leur deuxième tour de réflexion.

Deuxièmement, vous pouvez utiliser ces mots-clés dans votre lettre de motivation. Dans le corps de votre lettre, essayez de mentionner une ou deux de ces compétences et donnez un exemple concret d'une occasion où vous les avez démontrées au travail.

Enfin, vous pouvez utiliser ces mots de compétence dans une interview. Assurez-vous d’avoir au moins un exemple pour une fois où vous avez démontré chacune des cinq compétences principales énumérées ici.

Bien entendu, chaque poste nécessitera des compétences et des expériences différentes. Veillez donc à lire attentivement la description du poste et à vous concentrer sur les compétences énumérées par l'employeur.

Consultez également nos autres listes de compétences répertoriées par métier et par type de compétence.

Top compétences de bureau

Attention au détail

Le travail de bureau implique de prêter attention aux détails quotidiens d'un bureau, aux choses que d'autres peuvent négliger, telles que répondre et garder une trace des courriels, faire le suivi des rendez-vous, etc. Un greffier ou une secrétaire doit pouvoir se concentrer sur ces détails et ne rien laisser échapper.

• Analytique
• Faire des arrangements de voyage
• Priorisation
• Résolution de problème
• Raisonnement
• Tenue de dossiers
• Prendre rendez-vous
• Dactylographie

la communication

Les employés de bureau doivent avoir de solides compétences en communication écrite et orale. Ils répondent généralement au téléphone, écrivent des mémos, envoient des courriels et accueillent les clients.

Ils doivent donc pouvoir parler et écrire clairement et efficacement. Ils doivent transmettre les informations de manière facile à comprendre.

• Répondre aux téléphones
• la communication
• Correspondance
• Service Clients
• Email
• Envoi de fax
• La réception
• Compétences linguistiques
• Écoute
• Communication orale
• Relecture
• L'écriture

Compétences informatiques

De nos jours, les compétences informatiques sont essentielles pour tout travail de bureau. Les commis et les secrétaires doivent être des dactylos rapides et précis. Ils sont également généralement tenus de saisir certaines données. Ils doivent donc être familiarisés avec Excel et d'autres logiciels de saisie de données. Ils doivent également être familiarisés avec d'autres logiciels Microsoft Office, tels que Word et PowerPoint. Toute compétence informatique supplémentaire, telle que la capacité de concevoir ou de modifier des pages Web, serait considérée comme un avantage considérable.

• La saisie des données
• Gestion de données
• Base de données
• Publication assistée par ordinateur
• Microsoft Office
• Machines de bureau
• Traitement de texte

Calcul

Une grande partie du travail de bureau implique le calcul. Certains employés sont responsables, dans une certaine mesure, de la comptabilité et / ou de la comptabilité d'une entreprise. Cela nécessite des compétences en calcul. La capacité de calculer rapidement des sommes est une qualité positive chez un greffier ou une secrétaire.

• Comptabilité
• Précision
• Facturation
• Comptabilité
• Budgétisation
• Frais
• Feuilles de calcul
• La technologie

Organisation

Les greffiers et les secrétaires doivent être organisés. Ils sont chargés de veiller au bon fonctionnement du bureau. Il s’agit de suivre l’horaire de l’employeur, de répondre aux courriels et aux appels téléphoniques et de conserver les fichiers. Tout cela nécessite beaucoup de compétences organisationnelles.

• La prise de décision
• Livraison du courrier
• Efficace
• Dépôt
• La gestion
• Multitâche
• Surveillance
• Photocopie et assemblage
• Planification
• Tri
• Gestion du temps

Compétences non techniques

Outre ces cinq compétences de bureau, les meilleurs employés de bureau possèdent également des compétences générales qui sont souvent des traits de personnalité innés plutôt que des compétences acquises. Celles-ci incluent de fortes compétences interpersonnelles, le travail d'équipe, la flexibilité, la fiabilité, la créativité, l'adaptabilité et la créativité. Ce sont des caractéristiques essentielles pour les gestionnaires de bureau, les réceptionnistes, les assistants personnels, les assistants de bureau et les assistants de direction.