Vous m'avez eu au bonjour: étiquette téléphonique appropriée

La vérité est que, même si ce n’est pas sorcier, une bonne étiquette téléphonique dans un environnement de travail implique un peu plus que la capacité de faire une salutation. Puisqu'il peut s'agir de votre point de contact initial avec un client, un client ou même votre employeur, vous avez la possibilité de faire une bonne première impression ou une mauvaise. Voici quelques conseils à suivre lorsque vous utilisez le téléphone au travail:

Avalez d'abord

En d'autres termes, votre bouche devrait être inoccupée lorsque vous passez un appel ou répondez au téléphone. Vous voulez pouvoir parler clairement, ce qui est impossible si vous mâchez ou avalez.

Nom et rang s'il vous plaît

Lorsque vous recevez un appel au travail, vous devez vous identifier, ainsi que votre société et votre service, le cas échéant. Si l'appelant vous a été transféré à partir de la ligne principale de l'entreprise, vous pouvez indiquer votre nom et votre service uniquement. La personne qui a initialement répondu à l'appel a très probablement donné le nom de l'entreprise. Lorsque vous appelez, identifiez-vous de la même manière avant de demander la personne que vous essayez d'atteindre.

Les moeurs comptent

Soyez toujours poli, peu importe qui se trouve à l'autre bout de la ligne. Que vous parliez à une réceptionniste ou au président de l'entreprise, n'oubliez jamais de dire s'il vous plaît et merci. Mis à part le fait que tout le monde mérite le respect, la personne qui répond à votre appel peut s'assurer que celui-ci est traité de manière appropriée.

Concentrer

Bien que nous aimions tous effectuer plusieurs tâches (ou tenter de) nous abstenir de tendre à autre chose pendant que vous êtes en communication. Vous devriez donner à votre interlocuteur toute votre attention. Votre courriel, vos médias sociaux et vos jeux peuvent attendre.

Maintenant tenir

Tout d’abord, vous devriez éviter toute autre conversation lorsque vous êtes au téléphone. La réalité fait parfois obstacle. Vous devrez peut-être parler à quelqu'un qui se présente à votre bureau ou à votre bureau ou prendre un autre appel. Excusez-vous et limitez ensuite votre autre conversation à quelques secondes seulement. Ne laissez pas quelqu'un en attente indéfiniment. Si vous ne pouvez pas vous occuper rapidement de l’autre problème, mais qu’il faut le régler immédiatement, au lieu de mettre la personne avec qui vous parliez en attente, demandez-lui si vous pouvez le rappeler à un moment qui lui convient.

Ne laissez pas votre interlocuteur se perdre dans le système

Il arrive que vous ne puissiez pas aider la personne à l'autre bout de la ligne et que vous deviez la transférer à quelqu'un qui le peut. Lorsque vous le faites, assurez-vous qu'il sait à qui vous transférez l'appel et pourquoi. Dites-lui quoi faire si l'appel ne passe pas ou si la personne à qui vous l'envoyez ne se trouve pas ou ne peut pas vous aider.

Gardez les messages courts et doux

Lorsque vous laissez un message vocal à quelqu'un, parlez lentement et clairement, surtout lorsque vous indiquez votre nom et votre numéro de téléphone. Trop de gens laissent des messages très longs et décousus pour marmonner rapidement leurs noms et numéros à la fin, ce qui empêche le destinataire de renvoyer l'appel.

Une fois est assez

Si vous laissez un message et que la personne à qui vous l'avez laissé ne vous répond pas immédiatement, c'est peut-être parce qu'elle ne le peut pas pour le moment. Il n'est pas nécessaire d'appeler encore et encore. Si le problème est urgent, vous pouvez rappeler le lendemain ou rappeler par courrier électronique que vous avez également laissé un message vocal.

Écoutez d'abord

Écoutez l'intégralité du message vocal que vous avez reçu avant de retourner l'appel. Vous apprendrez peut-être qu'il n'est même pas nécessaire de rappeler (wow, quel gain de temps) ou que vous devez vous occuper de quelque chose en premier. Par exemple, l'appelant peut avoir besoin d'informations que vous pouvez avoir à votre disposition lorsque vous lui revenez.