5 éléments clés d'un projet réussi

01 Un sponsor de projet engagé

Le sponsor du projet est la personne de haut niveau de l'organisation qui est propriétaire du projet. Un sponsor de projet engagé s'attend à ce que le projet réussisse et fait tout ce qu'il peut pour faire en sorte que ce succès se concrétise.

Un promoteur de projet assume quatre responsabilités principales liées au projet. Tout d'abord, le sponsor soutient le projet. Il encourage l'équipe de projet en public et en privé. Deuxièmement, le sponsor soutient le chef de projet. Lorsqu'un responsable de projet a besoin d'éliminer les obstacles, il fait appel au sponsor, car celui-ci dispose du poids organisationnel pour faire avancer les choses. Troisièmement, le sponsor aligne les ressources en les fournissant directement ou en travaillant avec d’autres personnes de haut niveau pour obtenir des ressources. Lorsque le sponsor est un ardent défenseur d’un projet, ses pairs sont plus susceptibles de fournir des ressources importantes. Quatrièmement, le sponsor facilite la prise de décision. Lorsque l'équipe de projet s'enlise, le sponsor peut prendre la décision ou le prendre à sa guise.

Le sponsor reste informé grâce à une communication constante avec le chef de projet. Les deux travaillent ensemble pour déterminer quand le sponsor doit intervenir et exercer plus énergiquement ses responsabilités envers le responsable du projet. Par exemple, un chef de projet pourrait avoir des difficultés à obtenir des informations auprès du service financier de l’organisation. Le promoteur du projet peut s’informer de la situation auprès du directeur général des finances et demander que l’obtention de l’information soit prioritaire par rapport aux tâches concurrentes.

02 objectifs clairs et portée

Avant que le travail sur un projet soit terminé ou même planifié, le parrain du projet doit définir clairement les objectifs et la portée du projet. Les objectifs sont les grandes choses que le projet est censé accomplir. Prenez un projet d'amélioration du logiciel, par exemple. Un service des ressources humaines utilise un logiciel de gestion personnalisable bien connu pour gérer la paie. L'organisation souhaite ajouter un module de gestion de l'apprentissage. Les objectifs du projet sont de personnaliser le logiciel de gestion de l’apprentissage en fonction des besoins de l’entreprise et de l’intégrer au système de paie en place.

La portée définit les paramètres du projet. Continuant avec l'exemple de projet de logiciel; La portée de ce projet se limite à la mise en place du système de gestion de l’apprentissage et à son intégration dans le système de traitement de la paie. Souvent, il est utile d’identifier les éléments hors du champ pour comprendre ce qui est dans le champ. Pour ce projet, l'ajout d'autres modules est hors de portée. Le service de la comptabilité ne peut pas s'adresser au chef de projet pour demander des modules de facturation, de comptes clients ou de comptes fournisseurs.

L'ajout d'un module une fois le projet défini permet le fluage de la portée. Les bons promoteurs de projet et les gestionnaires de projet se gardent de toute dérive de la portée et hésitent beaucoup à ajouter une portée à mi-projet. L'augmentation de la portée d'un projet augmente ses besoins en ressources, telles que du temps et de l'argent. De plus, travailler sur le périmètre supplémentaire met en péril la qualité des produits de travail.

03 Un bon chef de projet

Un chef de projet planifie le travail et organise les ressources pour mener à bien un projet. Cette personne est le lien entre le parrain du projet qui définit la vision et l’équipe du projet qui la réalise. Le cas échéant, le chef de projet invite les parties prenantes à donner leur avis, le cas échéant.

Les gestionnaires de projet ont généralement les traits suivants qui les aident à faire avancer le projet:

• Les chefs de projet sont des planificateurs. Ils réfléchissent à la séquence de travail et savent ce qui doit se passer une fois que l’équipe a terminé sa tâche. Ils font de bons plans mais savent aussi quand faire preuve de souplesse et de s'écarter d'un plan.
• Les chefs de projet sont dignes de confiance. Leur succès dépendant du travail des autres, les responsables de projet ont besoin que les personnes fassent confiance à leurs bonnes intentions et à leurs bonnes compétences. La confiance est particulièrement importante dans la relation entre le chef de projet et le parrain du projet.
• Les gestionnaires de projet ont tendance à être extravertis, car la grande majorité de leur travail consiste à communiquer.

Ils tiennent les gens responsables de leurs engagements. Voici un exemple. Le superviseur d’un membre de l’équipe de projet a déclaré au responsable de projet que celui-ci pouvait consacrer quatre heures par semaine au projet. Ce membre de l'équipe a manqué deux réunions hebdomadaires consécutives et n'a accompli aucun progrès dans les tâches qui lui sont assignées dans la structure de répartition du travail. Après la première réunion manquée, le chef de projet a rencontré le membre de l'équipe pour discuter de l'absence et des délais manqués. Le membre de l'équipe a déclaré qu'il avait des priorités plus urgentes. Le responsable du projet soupçonnait que cela n’était pas vrai. Après la deuxième réunion manquée, le responsable du projet a rencontré le superviseur du membre de l’équipe. Le superviseur a dit à la chef de projet qu’elle s’assurerait que le comportement du membre de l’équipe changerait.

04 intervenants engagés

Les parties prenantes d’un projet sont des personnes qui ont un intérêt direct dans le succès du projet mais ne sont pas membres de l’équipe du projet. Ils ne pensent pas au projet au quotidien, comme le chef de projet ou les membres de l’équipe de projet, mais ils veulent être au courant des décisions critiques et de la progression globale vers les objectifs du projet.

Les parties prenantes ont pour motivation de rester au courant des activités du projet, mais il incombe au responsable de projet de les intégrer au sein du groupe de manière à faire progresser les travaux en direction des objectifs du projet. Dans de nombreux cas, cela implique un équilibre délicat entre obtenir trop d’informations et obtenir trop peu d’informations. Les parties prenantes ne peuvent pas peser sur chaque décision. Cela enlèverait le projet et ferait de chaque décision un combat. Inversement, les parties prenantes ne peuvent pas être exclues car un aspect important de presque chaque projet est leur satisfaction.

05 membres de l'équipe de projet dédiée

Les membres de l'équipe de projet accomplissent le travail du projet. Bien souvent, les membres de l'équipe de projet sont affectés à un projet en plus de leurs tâches habituelles, ce qui signifie qu'aucune autre tâche ne sera réduite pour compenser le travail supplémentaire induit par le projet. Les chefs de projet peuvent aider les membres de l'équipe à négocier avec leurs superviseurs sur cette question, mais le chef de projet n'a aucun contrôle sur les responsabilités des membres de l'équipe de projet en dehors du projet.

Le dévouement des membres de l’équipe au projet est très précieux. Sans dévouement, les échéances et les produits de travail ne sont pas de bonne qualité. Les membres de l’équipe dédiés sont motivés pour atteindre les objectifs du projet dans les délais, le budget et les attentes en matière de qualité.