Comment pirater la planification de l'espace de bureau

À mesure que les organisations se développent, la planification de la dotation en personnel et de l'utilisation de l'espace devient essentielle. Vous avez besoin de cabines et de bureaux pour vos nouvelles recrues, tout en maintenant la proximité avec les employés qui travaillent fréquemment ensemble. Vous devez planifier des espaces communs et des salles de conférence afin de créer un environnement propice à la positivité, à la motivation des employés et à la satisfaction.

Lorsque l’espace devient un problème, les responsables ont tendance à penser «construire davantage de bureaux». Souvent, une solution de planification d'espace moins chère est raisonnable avec la planification et la reconception de l'espace. Obtenir l'aide de la direction pour répondre aux besoins des employés constitue une approche éprouvée pour tenter de garder une longueur d'avance sur la croissance de votre entreprise.

Répondre aux attentes des employés

Si on le leur demande, presque tous les employés vous diront qu’ils seraient plus à l’aise, plus productifs et plus efficaces sans travail au bureau. Souvent, la décision d'utiliser des cellules dépend de l'espace et du coût.

En fonction de la taille de votre entreprise, des cabines peuvent avoir un sens. Si vous êtes une grande entreprise comptant 300 employés ou plus à chaque étage, les cellules maximisent la superficie en pieds carrés et permettent aux employés de rester dans des départements bien classés. Cependant, certains trouvent l'environnement étouffant. Cela permet de créer une structure de bureau à aire ouverte, qui ne sacrifie pas l’espace des cubicules et crée un environnement de travail moins contraignant.

De plus, les codes du bâtiment et les réglementations régissent certaines décisions de planification de l’espace. Il en va de même des aspects du droit du travail dans des domaines tels que le logement et l'accessibilité des employés.

Étapes de la planification de l'espace

Reconnaissez que bon nombre des réponses seront des opinions et vous devrez vous fier aux concepteurs et constructeurs professionnels pour obtenir des réponses et des recommandations définitives en matière de planification de l'espace. Recueillir les commentaires des employés peut faire des merveilles pour leur satisfaction, mais il convient de ne pas oublier les aspects économiques du changement.Pour les projets à grande échelle, ce sera une considération plus importante.

• Pour déterminer si vous souhaitez ajouter du bâtiment actuel, construire, déplacer des locaux, louer des locaux, construire un immeuble de bureaux ou réaménager des locaux, votre effectif prévu pour cette année et l'année suivante est nécessaire.
• Sur cette augmentation projetée d’effectifs, combien d’employés ont besoin de bureaux et combien ont besoin de bureaux?
• En regardant votre niveau actuel de dotation en personnel, avez-vous le logement approprié pour chaque employé (par exemple, avez-vous des directeurs sans bureau)?
• En ce qui concerne les employés actuels et futurs, leur accès aux salles de conférence, salles à manger, espaces de stockage et toilettes est-il approprié? Cela changera-t-il lorsque vous ajouterez de nouveaux employés?

• Dressez la liste de toutes vos réflexions supplémentaires sur notre planification d'espace. Avez-vous vu des concepts réussis mis en œuvre dans d'autres organisations? Quels autres éléments l'organisation devrait-elle prendre en compte lors de l'élaboration du plan d'espace? Les images de la conception de l'espace qui vous ont impressionné sont également les bienvenues. Envoyez les liens au personnel des ressources humaines.

Le résultat final

Avant de construire, vous devez calculer la quantité d’espace dont vous avez réellement besoin. En utilisant le bureau existant comme point de départ, réfléchissez à la manière dont vous pourriez mieux utiliser la superficie en pieds carrés existante avant de vous concentrer sur des espaces supplémentaires dans le projet final. Souvent, un simple réaménagement vous permettra de trouver l’espace dont vous avez besoin, même si cela a parfois des conséquences sur le confort des employés.

Les bureaux et les espaces ouverts restent le principal sujet de discussion, même si au cours des 25 dernières années, le pourcentage d’employés travaillant dans une cabine a augmenté de 70%, selon Robert J. Grossman dans un article intitulé «Bureaux contre espaces ouverts».