Avantages et inconvénients de 3 structures organisationnelles de projet

La façon dont votre organisation est structurée influence la façon dont vous gérez et dirigez les projets. Cela peut également influencer le degré d'autorité et de portée dont vous disposez pour faire votre travail en tant que chef de projet.

Il existe trois structures organisationnelles communes et les responsables de projet travaillent dans chacune d’elles: fonctionnelle, projet et matrice. Examinons les avantages et les inconvénients de chacun afin de savoir à quoi vous opposer lorsque vous rejoignez une nouvelle structure.

Structure organisationnelle fonctionnelle

Dans une structure d'organisation fonctionnelle, le chef de projet et toutes les ressources travaillent dans la même division de l'entreprise, telle que le service des ventes et du marketing. Généralement, le responsable fonctionnel a plus d'autorité que le responsable de projet.

Avantages

La structure fonctionnelle vous donne le moins de pouvoir en tant que chef de projet, mais offre de nombreux autres avantages:

• Cela fonctionne bien pour les petites équipes et les petits projets car la fonction contrôle entièrement les membres de l'équipe et les autres ressources requises.
• Vous pouvez facilement accéder aux experts dont vous avez besoin car ils appartiennent au même domaine fonctionnel.
• Il est rapide de réunir tout le monde pour résoudre les problèmes liés au projet.
• Vous pouvez limiter les outils de communication du projet que vous devez utiliser car l'équipe est relativement petite et simple.
• Vous obtenez souvent des membres enthousiastes de votre équipe qui sont désireux de travailler sur le projet car il leur fournit des opportunités de carrière. Le travail de projet peut être un excellent moyen de motiver votre équipe.

• Si vous confiez le projet à une équipe fonctionnelle, il s’agira de l’équipe fonctionnelle dans laquelle vous travaillez, ce qui peut faciliter la fermeture d’un projet.

Désavantages

Bien que cette structure présente de nombreux avantages, considérez également certains inconvénients:

• Les travaux se déroulent dans un silo, ce qui peut signifier que vous n’avez pas accès à des personnes extérieures à votre division fonctionnelle.
• Les membres de l'équipe de projet peuvent être plus fidèles à leur chef de département ou à leur chef d'équipe qu'à leur travail sur le projet, ce qui peut créer des conflits.
• Un grand projet peut aboutir à un chef de projet fonctionnel pour chaque fonction. Si tous les responsables de projet ne travaillent pas ensemble de manière harmonieuse, le travail risque de tomber entre les mailles du filet.
• Le travail fonctionnel peut être isolant dans le sens où vous n’avez pas l’opportunité de créer un réseau étendu avec la société. Maintenir un objectif stratégique peut être plus difficile.

Structure organisationnelle du projet

Des équipes dédiées sont mises en place pour travailler sur des projets dans une structure organisationnelle de projet. Le chef de projet a probablement la responsabilité de la gestion hiérarchique des membres de l’équipe de projet. Parmi les exemples, citons les constructions de grande taille, mais aussi les initiatives d'entreprise nécessitant une équipe dédiée. Le chef de projet a l'autorité ultime, relevant du parrain du projet et du conseil d'administration du projet. Les membres de l’équipe travaillent directement pour le chef de projet.

Avantages

L'avantage évident d'une structure de projet est que vous avez plus de contrôle sur l'équipe, mais d'autres avantages sont également en place.

• Les équipes peuvent avoir un fort sentiment d'identité. C'est la structure la plus facile dans laquelle créer une forte culture d'équipe.
• L’ensemble de l’équipe est concentré sur ses objectifs. Un conflit de loyauté existe donc entre le travail quotidien des personnes travaillant sur le projet. Leur travail de jour est le projet.
• Des ressources sont dédiées au projet, il est donc beaucoup plus facile de planifier le travail. Vous saurez quand les membres de l’équipe sont disponibles et qu’il n’ya aucun risque qu’ils soient retirés à bref délai pour un travail normal comme pour un autre manager.

• Les projets exécutés dans cette structure sont d'excellents environnements pour améliorer vos compétences en gestion de projets ainsi que des compétences en leadership technique.

Désavantages

La structure du projet est la plus facile à utiliser, mais présente néanmoins des inconvénients.

• Avoir une équipe dédiée à un projet est un engagement coûteux. Cela a tendance à être une option uniquement pour les grands projets.
• Si vous retirez des personnes de leur travail fonctionnel, elles pourraient avoir du mal à revenir en arrière, surtout si le projet est long. Le travail de projet est difficile, et revenir à ce que vous avez fait après une période de travail dans un environnement multidisciplinaire sur un nouveau projet ambitieux n'est pas une perspective attrayante pour beaucoup de gens. La gestion de la transition de l'équipe lorsque vous fermez un projet devient encore plus importante.

• Parfois, la fermeture d'un projet peut signifier la perte de votre emploi si l'entreprise a évolué et qu'un autre rôle ne vous est pas disponible.
• De par leur nature, des équipes dédiées mobilisent des ressources pour ne travailler que sur une chose. Ils peuvent limiter le nombre de projets que l'entreprise peut réaliser simultanément, en particulier lorsque différents projets nécessitent les mêmes compétences.
• Les chefs de projet dans ce type de structure assurent également la gestion hiérarchique de leurs équipes, ce qui signifie consacrer du temps et des efforts à des tâches de ressources humaines que vous n'auriez pas à faire dans d'autres structures. Si vous aimez travailler avec des gens, ce facteur pourrait être un avantage.

Structure organisationnelle de la matrice

La troisième option est une structure matricielle. Les ressources sont partagées entre le travail habituel et le travail de projet. Cela peut signifier avoir deux responsables ou une responsabilité "en pointillé" envers un responsable de projet ainsi que vers le responsable d'équipe. La structure hiérarchique de la gestion fonctionnelle est normalement en place d’abord, et le chef de projet prend la ligne en pointillé.

Cette structure répartit le pouvoir et l'autorité entre le responsable d'équipe fonctionnel ou de division et le responsable de projet. Vous devrez utiliser pleinement vos compétences en matière de négociation.

Avantages

Les structures matricielles sont très courantes car elles permettent aux gestionnaires de faire des choix flexibles en fonction de la manière dont les gens passent leur temps. Vous travaillerez probablement dans un environnement matriciel à un moment donné de votre carrière. Les avantages de cette structure sont les suivants:

• Les ressources sont utilisées efficacement et peuvent être déplacées d’un projet à l’autre.
• Vous pouvez travailler sur beaucoup de choses différentes, parfois en parallèle - bien que ce point puisse également être présenté comme un désavantage.
• Les équipes et les individus peuvent être très réactifs. Si un nouveau projet doit être prioritaire, il est assez facile de pivoter et de se concentrer soudainement sur autre chose. Vous ne pouvez pas le faire facilement dans une structure de projet, qui prend plus de temps à se dissoudre et à se regrouper.
• La structure exige que tout le monde utilise le même cycle de vie et la même méthodologie de gestion de projet, ce qui facilite la migration entre les projets. Les personnes peuvent rejoindre une équipe de projet avec relativement peu d'intégration, lorsque la terminologie et les processus sont communs.

Désavantages

Comme avec toutes les configurations, celle-ci a aussi ses pièges. Bien qu’il s’agisse d’une structure commune, peu de lieux de travail modernes ont résolu le problème de la surcharge. Donner aux gens trop de travail peut être facile si vous n’avez pas de système en place pour gérer et surveiller l’ensemble de leur charge de travail. Les autres inconvénients sont les suivants:

• Le conflit entre les projets est courant car vous pourriez vous battre pour les mêmes ressources qu'un autre projet.
• L'autre projet peut avoir ciblé les meilleures ressources - les personnes les plus appropriées ayant les compétences requises - ou son supérieur hiérarchique peut ne pas les mettre à disposition pour le travail de projet.
• Il peut y avoir un certain conflit entre les tâches habituelles et le travail de projet pour des personnes, en particulier lorsque les deux responsables leur attribuent des priorités différentes.
• Les ressources peuvent être en conflit sur la voie de développement qu'elles prennent pour leur future carrière. Bien que vous sachiez peut-être que vous souhaitez rester dans la gestion de projet, vous avez peut-être la possibilité de passer à un rôle fonctionnel plus élevé ou à un rôle davantage axé sur les projets. Mais avoir beaucoup de choix de carrière est une bonne chose, même si cela rend les décisions difficiles.

Une structure organisationnelle qui fonctionne parfaitement pour tout le travail habituel ne fonctionne pas toujours pour les projets et vous devez gérer dans l'environnement dans lequel vous travaillez. Acquérir de l'expérience dans chacune de ces structures est une bonne idée pour pouvoir en faire l'expérience. Cela vous aidera à choisir l'environnement qui vous convient le mieux et qui correspond à vos compétences et à vos préférences. Ensuite, vous pouvez faire un choix éclairé si vous avez la possibilité de décider de votre futur environnement de travail.

Comprendre les avantages et les inconvénients de la structure organisationnelle de chaque projet vous donne la possibilité de déterminer le meilleur moment pour consacrer votre temps et votre influence à tirer le meilleur parti de votre équipe et à mener à bien votre projet.