La bonne façon de composer avec la démission d'un employé

Fais-le face. Tôt ou tard, même le meilleur employeur demande à ses employés de démissionner. Ils pensent avoir trouvé une meilleure opportunité ou leur conjoint a accepté un travail en dehors de l'état. Ils décident de rester à la maison avec leurs enfants ou se retrouvent à fournir des soins de longue durée à leurs parents.

Les raisons sont innombrables pour expliquer la démission d’un employé. Mais chaque démission d'employé pose à l'employeur la même série de questions.

Comment annoncez-vous la démission de l'employé? Qui a besoin de savoir quoi au sujet de la démission de l'employé? Quand informez-vous vos employés de la démission de cet employé? Devriez-vous laisser l’employé poster un message d’adieu sur le forum de discussion de la société? Que se passe-t-il si l'employé qui vous quitte vous demande d'écrire une lettre de référence générique?

Réponses aux questions sur la démission d'un employé

Voici les réponses aux nombreuses questions que vous pourriez avoir sur la démission d’un employé.

Un employé vient de démissionner. La norme veut que l'employé vous dise verbalement qu'il démissionne de votre entreprise. Demandez immédiatement à l’employé démissionnaire de lui envoyer une lettre de démission écrite indiquant la date de fin de son emploi. Cela vous protège des demandes de chômage et autres accusations d'irrégularité.

Faire face à la démission d'un employé

La démission d'un employé provoque toujours des perturbations dans le flux de travail. Toutefois, si l'employé qui démissionne est valorisé et que vous décidez de le laisser travailler ses deux dernières semaines, il peut faire beaucoup pour réussir la transition. Cela suppose que vous avez déterminé que la personne restera un contributeur positif jusqu'au dernier jour.

Ils peuvent en finir, donner des détails sur les projets en cours et envoyer un courrier électronique à leurs amis et collègues pour les informer de leur départ. Assurez-vous d'affecter des employés à la tâche de récupérer le travail de l'employé qui quitte. Ils auront une longueur d'avance s'ils peuvent s'entretenir avec la personne qui part pour comprendre les défis et les détails de leur travail.

Ces employés de remplacement assignés doivent également voir une liste des objectifs et des responsabilités pour lesquels le poste est responsable. Il est dans l'intérêt de tous qu'ils comprennent le contexte, et pas seulement les tâches quotidiennes, de l'employé qui quitte l'organisation. Cela leur permettra de mieux former son remplaçant lors de l’embauche de cette personne.

De plus, si l'employé qui démissionne a des responsabilités de contact avec le client, il peut fournir une introduction à la personne qui assumera ses responsabilités.

Vous pouvez demander aux employés administratifs et à d’autres personnes occupant des postes aux responsabilités claires et documentables de créer un manuel de procédures avant leur départ. Mais espérons que ces procédures sont déjà documentées et en place.

Notification aux collègues et clients de la démission d'un employé

Pour informer les autres employés de la démission d'un employé, commencez par informer le propre service de l'employé de la démission de l'employé. Peut-être convoquer une réunion rapide et informer les autres employés que le dernier jour de l'employé est dans deux semaines.

Dites-leur que vous apprécierez leur aide pour résoudre les problèmes et informer les personnes à qui les diverses responsabilités ont été attribuées.

Vos autres employés voudront également connaître le calendrier de remplacement de l’employé partant. En règle générale, les bons employés sont tout à fait disposés à effectuer un travail supplémentaire ou à travailler plus longtemps, mais ils apprécient de connaître le délai dans lequel cela est prévu.

Avec un employé de confiance et estimé qui préparera son préavis de deux semaines, envoyez un courrier électronique pour informer immédiatement les autres employés de la démission de cet employé. Vous pourriez dire quelque chose comme:

"Mary nous quitte pour poursuivre de nouvelles opportunités chez x company. Son dernier jour au sein de notre société est le 15 mars. Merci de vous joindre à moi pour souhaiter à Mary un succès retentissant dans ses projets futurs. Nous organiserons une fête d'adieu au Tom's Tavern on Mary's dernier jour qui est le 22. S'il vous plaît, rejoignez-nous pour souhaiter bonne chance à Marie dans son nouvel emploi et pour lui dire au revoir."

Bien sûr, avant d'envoyer cette information, vérifiez auprès de Mary si elle est à l'aise avec tout ce qui précède. Elle peut même avoir une adresse électronique personnelle qu’elle souhaite partager pour que les gens puissent rester en contact.

Dans tous les cas, assurez-vous que vous savez ce qu’elle veut partager avec ses collègues. Maintenir sa confidentialité, si c'est ce qu'elle préfère, est fortement recommandé.

Beaucoup de vos employés savaient probablement que Mary regardait et ils savaient aussi pourquoi. Les employés aiment la fermeture lorsqu'un de vos collègues s'en va, alors votre gentillesse est non seulement appréciée, mais elle envoie un message puissant aux employés qui restent.

Bien entendu, vous organiserez une interview de départ au cours de laquelle vous découvrirez pourquoi l'employé quitte son emploi.

Faire des contre-offres ou inciter Mary à rester n'est pas recommandé aux employeurs, même si vous perdez un employé sérieusement estimé. Dans sa tête, elle est déjà partie. Vous devez regarder la situation de la même manière. Mary a commencé mentalement quand elle a commencé à chercher un nouvel emploi ou lorsqu'elle a déterminé la réponse personnelle nécessaire dans sa situation de vie. Le temps d'identifier et de résoudre les problèmes est avant que Mary a commencé à regarder.

Comment avertir les employés lorsque leur démission est la bienvenue

Le scénario change si l'employé qui démissionne n'est pas valorisé ou si vous ne faites pas confiance à la personne pour qu'elle s'acquitte de ses responsabilités avec succès pendant les deux semaines de préavis. Dans ces cas, indiquez à l'employé que vous lui paierez pour son temps, mais que leurs services ne sont plus nécessaires.

Demandez-vous pourquoi vous avez continué d'employer cette personne, quelles que soient les circonstances, pour éviter de répéter votre erreur à l'avenir. Le licenciement d'un employé peut être éthique, légal, moral et approprié.

Pour annoncer la démission de l'employé, envoyez immédiatement un courrier électronique à tous les employés, indiquant que Mary a quitté l'entreprise pour rechercher de nouvelles opportunités à compter de la date d'aujourd'hui. Vous pouvez ajouter que vous lui souhaitez du succès dans la poursuite de ses nouvelles opportunités.

Communiquez également si l'une de ses responsabilités a été réaffectée. Vous voudrez peut-être ajouter quelques détails sur comment et quand vous envisagez de chercher un remplaçant en raison de la démission de l'employé.