La meilleure mise en forme pour une lettre d'affaires

Une lettre commerciale est un document officiel souvent envoyé d'une société à une autre ou d'une société à ses clients, employés et parties prenantes, par exemple. Les lettres commerciales sont également utilisées pour la correspondance professionnelle entre individus. Bien que le courrier électronique soit devenu la forme de correspondance la plus courante, les lettres commerciales imprimées sont toujours utilisées pour de nombreux types de correspondance importants et sérieux, notamment les lettres de référence, la vérification de l'emploi, les offres d'emploi, etc.

Rédiger une lettre de motivation efficace et soignée peut être une tâche facile à suivre, dans la mesure où vous respectez les règles établies pour la présentation et la langue. Sachez que votre destinataire lit régulièrement une quantité importante de correspondance et qu’il privilégiera les lettres bien exécutées, exemptes de fautes de frappe et d’erreurs grammaticales. En règle générale, relisez-le deux fois, puis faites-le vérifier par un collègue pour vous assurer qu'il ne manque rien.

Sections d'une lettre d'affaires

Chaque section de votre lettre doit respecter le format approprié, en commençant par vos coordonnées et celles de votre destinataire; salutation; le corps de la lettre; fermeture; et enfin votre signature.

Format de lettre d'affaires

Vous trouverez ci-dessous le format traditionnel de la lettre commerciale, avec des conseils sur la manière de l'encadrer en fonction de votre relation avec le lecteur et du résultat souhaité.

Vos coordonnées:

votre nom

Ton poste

Votre entreprise

Votre adresse

Ville (*): État (*): Code Postal

Votre numéro de téléphone

Votre adresse email

Rendez-vous amoureux

Coordonnées du destinataire:

Leur nom

Leur titre

Leur compagnie

Adresse de la compagnie

Ville (*): État (*): Code Postal

La salutation:

• Utilisez "À qui de droit" si vous ne savez pas précisément à qui vous vous adressez.
• Utilisez les salutations officielles «Cher M./Mme/Dr. Nom, ”si vous ne connaissez pas le destinataire.
• Utilisez «Cher Prénom» uniquement si vous entretenez une relation informelle avec le destinataire.

Le corps

Notions de base sur le formatage:

• Utilisez des lignes à simple interligne avec un espace ajouté entre chaque paragraphe, après la salutation et au-dessus de la clôture.
• Justifiez votre lettre à gauche (dans la marge gauche).

Frappez le ton juste:

Faites en sorte que le but de votre lettre soit clair grâce à un langage simple et ciblé, en gardant le paragraphe d'ouverture bref. Vous pouvez commencer par «J'écris en référence à…» et à partir de là, ne communiquez que ce que vous devez dire.

Les paragraphes suivants doivent inclure des informations qui donnent à votre lecteur une compréhension complète de votre objectif, tout en évitant les phrases sournoises et les mots inutilement longs. Encore une fois, maintenez-le concis pour maintenir leur attention.

Si votre intention est de persuader le destinataire d’une manière ou d’une autre, que ce soit d’investir de l’argent, de vous donner une référence, de vous engager, d’être partenaire avec vous ou de régler un problème, créez un argumentaire convaincant pour votre cause. Si, par exemple, vous souhaitez que le lecteur sponsorise un événement caritatif, identifiez tout chevauchement avec les objectifs philanthropiques de leur entreprise. Convaincre le lecteur qu’il vous serait mutuellement bénéfique de vous aider et que vous augmenterez vos chances de gagner leur soutien.

Gardez votre dernier paragraphe à deux phrases. Réitérez simplement votre raison d’écrire et remerciez le lecteur de considérer votre demande.

Fermeture gratuite:

Quelques bonnes options pour votre fermeture comprennent:

• Respectueusement vôtre,
• Cordialement,
• Cordialement,
• Avec respect,

Si votre lettre est moins formelle, envisagez d'utiliser:

• Bonne chance,
• Meilleur,
• Je vous remercie,
• Cordialement,

La signature:

Écrivez votre signature juste en-dessous de votre clôture et laissez quatre espaces entre votre clôture et votre nom complet, titre, numéro de téléphone, adresse e-mail et toute autre information de contact que vous souhaitez inclure. Utilisez le format ci-dessous:

Votre signature manuscrite

Nom complet tapé

Titre

Exemple de lettre d'affaires

Vous pouvez utiliser cet exemple de lettre commerciale comme modèle. Téléchargez le modèle (compatible avec Google Docs et Word Online) ou lisez la version texte ci-dessous.

Téléchargez le modèle Word

Exemple de lettre commerciale (version texte)

votre nom

Ton poste

Votre entreprise

Votre adresse

Ville (*): État (*): Code Postal

Votre numéro de téléphone

Votre adresse email

Rendez-vous amoureux

Nom du destinataire

Titre du destinataire

Société destinataire

Adresse de la société du destinataire

Ville (*): État (*): Code Postal

Cher M. / Mme. Nom de famille, J'aimerais vous inviter à assister à notre prochain événement de réseautage des emplois du département des Arts libéraux. L'événement aura lieu l'après-midi du 1er février 20XX. Nous souhaitons donner à nos diplômés âgés une occasion de rencontrer des chefs d’entreprise de la région qui pourraient être à la recherche de nouveaux employés titulaires d’un diplôme en arts libéraux.

L'événement aura lieu au Cox Student Center de la Northern State University et durera environ 2 à 3 heures. Si vous souhaitez assister ou envoyer un représentant de la société rencontrer nos étudiants, veuillez me le faire savoir dès que possible et je peux vous réserver une table.

Merci pour votre temps et j'espère avoir de vos nouvelles bientôt.

Avec respect, Votre signature (lettre imprimée)

Votre nom tapé

Ton poste

Si vous envoyez un courrier électronique, votre signature sera légèrement différente. Plutôt que d'inclure vos informations de contact dans l'en-tête de la lettre, inscrivez-les sous votre signature. Par exemple:

Envoi d'une lettre commerciale par courrier électronique

Cordialement, Prénom nom de famille

Titre

Votre adresse

Votre numéro de téléphone

Votre adresse email

Incluez le sujet que vous écrivez dans la ligne d'objet de l'e-mail, afin que le lecteur sache bien pourquoi vous envoyez le message.

Conseils pour la rédaction de lettres d'affaires

Vous trouverez des conseils plus détaillés dans ces instructions sur la rédaction d'une lettre professionnelle, notamment la sélection d'une police, la sélection des marges et le formatage correct de votre lettre.

Il est toujours utile de regarder des exemples pour trouver des idées pour votre propre correspondance. Examinez des exemples de lettres, y compris des lettres d'accompagnement, des lettres de remerciement pour l'entretien, des lettres de suivi, des lettres d'acceptation et de refus d'emploi, des lettres de démission, des lettres de remerciement et davantage d'échantillons de lettres relatives aux entreprises et à l'emploi.