Exemple de mise en page de lettre d'affaires

Lors de la rédaction d'une lettre professionnelle, la mise en page de votre lettre est importante pour qu'elle soit facile à lire et ait un aspect professionnel. Il en va de même pour votre utilisation d'une salutation et d'une clôture appropriées, de votre orthographe et de votre grammaire, ainsi que du ton que vous employez.

Voici des informations sur les lettres commerciales, y compris la sélection d'une police, l'espacement des paragraphes, la mise en forme, les marges, les éléments à inclure dans chaque paragraphe, la procédure à suivre pour fermer la lettre et un exemple de présentation appropriée pour une lettre professionnelle.

Police et espacement des lettres

• Espacer correctement la mise en page des lettres commerciales que vous écrivez, avec un espace entre l'en-tête, le message d'accueil, chaque paragraphe, la clôture et votre signature.
• Espace unique votre lettre et laissez un espace entre chaque paragraphe. Lorsque vous envoyez des lettres tapées, laissez deux espaces avant et après votre signature écrite.
• Justifie ta lettre à gauche, afin que vos informations de contact, la date, la lettre et votre signature soient alignés à gauche.
• Utilisez une police simple comme Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri ou Verdana. Assurez-vous que la taille de la police que vous utilisez est suffisamment grande pour que votre lecteur n’ait pas besoin de porter ses lunettes. La taille de police standard de ces polices est de 10 ou 12 points.

Si vous envoyez votre lettre commerciale à une organisation très conservatrice, il est préférable d’utiliser la police traditionnelle Times New Roman 12 points. N'utilisez en aucun cas des polices sophistiquées comme Comic Sans ou des polices manuscrites comme Lucida pour la correspondance professionnelle.

Lettre d'affaires et tonalité

• Salutation: Il est toujours courant d’utiliser le titre du destinataire (M., Mme, Mme, le professeur, le juge) devant son nom de famille pour saluer la correspondance officielle (exemple: «Cher M. Smith»). Le mot "Cher" doit toujours précéder le nom du destinataire; ne vous contentez pas d’utiliser leur nom comme vous le feriez dans une correspondance occasionnelle. Dans le même ordre d'idées, évitez de commencer la correspondance commerciale avec des ouvertures telles que «Bonjour», «Bonjour» ou «Bonjour». Les lettres commerciales doivent toujours commencer par «Cher (titre et nom du destinataire)», à moins que vous n'utilisiez la salutation «À qui Peut concerner "(dans les cas où vous ne connaissez pas le nom du destinataire).

• Fermeture: Votre clôture doit pendre du côté du conservateur. Les fermetures acceptables à utiliser sont les suivantes: «Sincèrement,» «Sincères salutations», «Cordialement», «Cordialement», «Merci», «Merci de votre considération», «Respectueusement» et «Très respectueusement» «V / R» abrégé est courant dans la correspondance commerciale militaire). N'utilisez pas de fermetures occasionnelles telles que: «Plus tard», «Acclamations», «Cordialement», «Merci!», «TTYL» ou «Chaudement».
• Choix du mot et grammaire: Bien que votre choix de mots pour les lettres commerciales ne soit pas trop surélevé, fleuri ou décoré, vous devez également éviter d’utiliser des termes argot, abréviations / acronymes, emojis ou texte. Vous ne devez en aucun cas utiliser les fragments de phrase couramment utilisés lors de l'envoi de SMS. Au lieu de cela, utilisez des phrases complètes, en veillant aux épissures de virgule (deux phrases complètes étant jointes par une virgule). Relisez attentivement les fautes d'orthographe et les erreurs grammaticales.

• Papier: Si vous rédigez une lettre officielle à envoyer plutôt qu'un courrier électronique, le papier que vous utilisez doit être un papier blanc standard d'un poids raisonnable - n'utilisez pas le type de papier à lettres coloré ou flamboyant qui pourrait être utilisé en marketing. "Courrier indésirable". C'est bien d'inclure un simple logo d'entreprise en haut du papier.

Exemple de mise en page de lettre d'affaires

Vos coordonnées

votre nom

Votre adresse

Votre ville, code postal

Votre numéro de téléphone

Votre adresse email

Rendez-vous amoureux

Coordonnées du destinataire

prénom

Titre

Entreprise

Adresse

Ville (*): État (*): Code Postal

Salutation

Cher M. / Mme. Nom de famille:

Corps de la lettre

Le premier paragraphe de votre lettre commerciale devrait fournir une introduction aux raisons pour lesquelles vous écrivez.

Ensuite, dans les paragraphes suivants, fournissez plus d'informations et de détails sur votre demande.

Le dernier paragraphe devrait rappeler la raison pour laquelle vous écrivez et remercier le lecteur d’avoir examiné votre demande.

Fermeture:

Respectueusement vôtre, Signature:

Signature manuscrite (pour une lettre imprimée)

Signature dactylographiée

Examiner un exemple de lettre d'affaires

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Xavier Lau

123 Business Rd.

Ville d'affaires, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1er septembre 2018

Portia Lee

Propriétaire

Acme Travel

321 avenue Metropolis.

New City, NY 12345

Chère Mme Lee, Je vous écris aujourd’hui au nom des Happyland Helpers. Nous sommes une petite organisation qui aide les familles à faible revenu qui ont besoin de services de garde après l’école pour leurs jeunes enfants. Nous offrons des subventions aux familles et le transport gratuit de leurs enfants afin qu'ils puissent fréquenter l'une des garderies locales après l'école.

Chaque année, nous organisons une activité de financement: le carnaval de Happyland à la Floyd Rosedale Middle School. J'espère que vous voudrez peut-être faire un don à notre encan silencieux et à notre tirage au sort.

Nous recherchons des articles tels que des paniers-cadeaux, des articles ménagers, des jouets et d’autres objets utiles. Les dons en espèces sont également appréciés si vous préférez. Cette année, tous les profits iront à l’achat de la nouvelle camionnette dont nous avons besoin pour transporter les enfants.

Si vous souhaitez faire un don, veuillez me le faire savoir par courrier électronique à [email protected] ou par téléphone portable au 555-555-5555 si vous avez des questions.

Cordialement, Xavier Lau