L'importance d'avoir des descriptions de travail écrites

Avant de commencer les entretiens, il est essentiel de disposer d’une description de poste écrite pour chaque poste. Avoir une description écrite accomplit beaucoup de choses importantes qui protègent votre entreprise et vos employés.

Une bonne description de travail

• Sert de guide de référence pour déterminer des salaires comparables dans l’industrie.
• Aide à maximiser les dépenses en rémunération des employés pour le poste en veillant à ce que l'expérience et les compétences requises pour le poste soient détaillées et adaptées aux candidats potentiels.
• Fonctionne comme une base pour développer des questions d'entrevue.
• Informations détaillées sur le poste pouvant être incorporées dans les annonces «aide recherchée».
• Décourage les employés de refuser de faire quelque chose parce que «ce n'est pas mon travail».
• Fournit une base pour les évaluations des employés, les augmentations de salaire, la définition d'objectifs et les trajectoires de croissance.

• Sert de documentation juridique qui peut être utile dans le cas où un employé intente une action en licenciement ou en discrimination contre l'entreprise.

Ce qu'il faut inclure dans une description de travail

Une description de travail efficace détaille les fonctions principales du travail, la manière dont les tâches seront exécutées et les compétences nécessaires pour effectuer le travail. Il devrait anticiper la croissance des employés et les problèmes potentiels d'incompréhension. C'est-à-dire qu'une description de travail n'est pas simplement une analyse du poste; Il devrait également répondre aux questions éventuelles sur la situation à l’avenir.

Une description de travail doit inclure les éléments suivants:

Profession: clarifie le poste, le titre du poste et le rang ou le niveau (le cas échéant).

Échelle salariale: Indiquez le salaire de départ, le salaire moyen et le salaire maximum (maximum) pour le poste. Vous devez également inclure des informations sur la manière dont les employés peuvent être éligibles pour une rémunération supplémentaire (par exemple, des commissions sur les ventes, des primes de performance, des augmentations annuelles, etc.).

Déclaration d'intention et d'objectifs: une déclaration générale résumant en trois ou quatre phrases le but ou l'objectif du poste.

Description de l'emploi: une liste détaillée des tâches spécifiques et des tâches dans leur ordre d'importance (les tâches les plus importantes doivent figurer en haut de la liste). Cette liste devrait couvrir toutes les activités qui occuperont 5% ou plus du temps de l’employé et incluront toute responsabilité que cet employé pourrait avoir pour atteindre certains objectifs.

Description de la structure hiérarchique: Cette section fournit une description détaillée de tous les rôles que l’employé occupera. Il devrait inclure leurs propres rôles de supervision (le cas échéant) ainsi que leurs subordonnés directs et indirects. Si l'employé doit travailler avec d'autres employés ou services, incluez également cette information.

Il est utile d'inclure un organigramme d'entreprise décrivant tous les postes de l'entreprise et leur hiérarchie.

Expérience et compétences: soyez aussi précis que possible en détaillant l'expérience et les compétences requises pour effectuer le travail. Par exemple, si le poste nécessite l'utilisation d'un ordinateur, indiquez le type de logiciel ou de matériel utilisé pour effectuer le travail.

Description du candidat idéal: détailler les autres atouts nécessaires pour effectuer le travail, tels que «la capacité de travailler dans des délais serrés et avec plusieurs chefs».

Lieu de travail et horaire: Indiquez le lieu physique de l'emploi, les jours et les heures du poste, ainsi que toute heure supplémentaire potentielle pouvant être nécessaire pour exécuter le travail.

Une fonction importante à intégrer à chaque tâche Description: «Et autres tâches assignées»

La situation idéale pour un employeur consiste à embaucher des employés hautement motivés et qualifiés, désireux de faire plus que les tâches qui leur sont assignées. Les employés qui demandent plus de travail lorsqu'ils ont du temps libre ou qui souhaitent acquérir de nouvelles compétences peuvent être d'une aide inestimable pour les petites entreprises.

Mais tous les travailleurs ne sont pas dédiés à leurs emplois ou aux entreprises qui rédigent leurs chèques de paie. Les employés qui refusent de faire plus que leur description de poste précise peuvent créer des maux de tête évitables pour leurs employeurs.

En ajoutant «et les autres tâches assignées» à une description de travail, l'employeur peut ajouter de nouvelles tâches au poste si nécessaire. Dans certains cas, il peut être utile de clarifier au-delà des «autres tâches» génériques et d’être plus descriptif. Par exemple, «autres tâches de bureau» ou «autres tâches assignées par (un département de poste particulier)».

Payer des salaires plus élevés ne signifie pas toujours une meilleure performance au travail. Les employeurs et leurs travailleurs s’entendent toujours mieux lorsque ce qui est attendu du rendement d’un employé est détaillé par écrit.