Comment gérer les abus de congés de maladie en milieu de travail

Trouvez-vous que vos employés manquent plus souvent d’activités en été et pendant les vacances? Des études montrent que vous avez raison. Les absences non planifiées des travailleurs sont en augmentation et, selon diverses enquêtes, ce sont les agences gouvernementales qui enregistrent le plus grand nombre d'absences.

Selon "Les causes et les coûts de l'absentéisme sur le lieu de travail", publication de Circadian, société spécialisée dans la solution pour la main-d'œuvre, l'absentéisme non planifié coûte environ 3 600 dollars par an pour chaque salarié horaire et 2 650 dollars par an pour les employés salariés. Les coûts peuvent être attribués à de nombreux facteurs - certains que vous pouvez résoudre - et d'autres que vous ne pouvez pas.

"L'indice de bien-être Gallup-Healthways a été mené auprès de 94 000 travailleurs répartis dans 14 professions principales aux États-Unis. Parmi les 77% des travailleurs qui répondent à la définition du sondage selon laquelle un problème de santé chronique était défini (asthme, cancer, dépression, diabète, crise cardiaque, taux élevé de cholestérol ou d'obésité), le total des coûts annuels liés à la perte de productivité s'est élevé à 84 milliards de dollars ".

Ce coût n'inclut pas les coûts indirects tels que la rémunération des heures supplémentaires pour les autres employés, les intérimaires, les délais non respectés, les pertes de ventes, la baisse de moral et la baisse de productivité. Les coûts indirects peuvent représenter jusqu'à 25% des coûts directs, selon "Employee Benefit News" et "HR News".

Dans une enquête menée auprès de onze entreprises de télécommunications basées aux États-Unis, 72 cents sur chaque dollar de coûts liés aux absences d’employés découlent de la perte de productivité plutôt que de coûts de base, tels que les soins de santé et les prestations d’invalidité («Business Insurance», juillet 2000).

Le congé de maladie est un avantage essentiel pour les employés - même s'il peut rester inutilisé

Le congé de maladie est un avantage nécessaire pour tous les employés. Si un employeur ne propose pas de congé de maladie, il accélérera les problèmes de santé et la propagation de la maladie, réduisant ainsi la productivité et le moral. Même lorsque les employeurs offrent des congés de maladie, les employés arrivent souvent malades au travail. Cette action, connue sous le nom de présentéisme, peut avoir pour résultat que les employés travaillent dans une organisation où les hauts dirigeants et la culture ne supportent pas de prendre congé quand ils sont malades.

En dépit de la pression exercée sur une assistance parfaite pour améliorer le service client et l'efficacité, les employés ont besoin de programmes de congés de maladie équitables pour des raisons de sécurité et de performances globales élevées. Pourtant, certaines organisations souffrent d'abus de congés de maladie, et l'abus de congés de maladie se traduit par une perte de dollars.

Un modèle d'abus de congé de maladie

Les abus liés aux congés de maladie concernent généralement les employés qui, au fil du temps, ont enfreint la politique de l’organisation en matière de présences à de nombreuses reprises. Selon des experts juridiques, afin de discipliner en toute confiance les employés ayant des problèmes d’assiduité, le mieux est d’avoir une politique clairement écrite qui spécifie les normes de l’organisation et les exigences des employés.

Assurez-vous de préciser que la discipline, y compris la cessation d'emploi, peut résulter d'abus et d'abus répétés d'absence pour congé de maladie. Gardez la politique souple, car il est pratiquement impossible d’énumérer chaque infraction potentielle. Vous souhaitez également conserver la flexibilité nécessaire pour traiter les situations des employés individuellement en cas de besoin.

Voici des exemples de violations de la politique de participation:

• Nombre d'absences, nombre d'arrivées tardives et nombre de départs anticipés, qui dépassent tous l'attribution allouée par la politique d'assistance;
• Ne pas obtenir la permission de partir tôt ou d'arriver tard;
• Avoir omis de prévenir à l'avance d'une absence lorsque cela est possible;
• Avoir omis de signaler correctement une absence; et
• A défaut de présenter un certificat médical sur demande.

Déterminer si et pourquoi les employés exploitent les politiques de congés est important. Tout comme un employeur analyse le roulement, l’organisation doit également se pencher sur les tendances en matière d’abus des congés de maladie. L'utilisation des congés est-elle supérieure dans un département ou sous un superviseur particulier?

Les pratiques ou les politiques sur le lieu de travail affectent-elles les absences? La maladie des enfants entraîne-t-elle le congé de votre employé? Trouver la cause première des problèmes d'abus de congés de maladie aide à résoudre les problèmes fondamentaux.

Les méthodes de surveillance de l'abus de congés de maladie varient d'une organisation à l'autre, mais il existe des directives communes que tous les employeurs peuvent suivre. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour gérer les cas d'abus de congés de maladie.

• Reconnaissez le problème de l'abus de congés de maladie et intervenez tôt avant qu'il ne dégénère. Les gestionnaires doivent appliquer les politiques relatives aux congés de maladie et prendre les mesures qui s’imposent.
• Découvrez pourquoi l’employé abuse des congés. Parlez aux employés qui abusent des congés et voyez si leur comportement découle d'un problème personnel. Si vous constatez que c'est le cas, recommandez-leur de les conseiller ou dirigez-les vers le programme d'aide aux employés de votre organisation.
• Apprenez à dire "non". Vous ne devez pas laisser les employés s’en tirer avec des politiques abusives en matière de congés. Lorsque vous entendez une demande ridicule d'abuser du congé, dites «non».

• Utilisez des procédures, des réglementations, des pratiques et des connaissances utiles pour la direction et les employés. Les superviseurs et les gestionnaires doivent travailler avec les employés. Leur tâche principale est de s’assurer que tous les employés connaissent les politiques relatives aux congés de maladie et leur utilisation.
• Tout documenter.

Encourager l'utilisation appropriée des congés de maladie lorsque les employés sont malades

Vous ne devez pas seulement gérer l'abus des congés de maladie, vous pouvez également encourager l'utilisation appropriée des congés.

Pour encourager les employés à utiliser correctement les programmes de congés de maladie, de nombreuses organisations ont recours à des incitations en espèces ou à d'autres avantages. Vous trouverez ci-dessous des statistiques incitatives tirées de l’enquête sur l’inventaire des programmes du personnel du Centre des ressources humaines, élaborée par l’International Personnel Management Association. Les 428 membres de l’agence IPMA ayant répondu à l’enquête ont révélé ce qui suit:

• 58% de congés de maladie à la retraite;
• 45% offrent de l’argent ou une rémunération pour les congés de maladie inutilisés;
• 33% offrent des banques de partage / congés de maladie;
• 11% convertissent les congés de maladie en vacances;
• Neuf pour cent convertissent les congés de maladie en assurance à la retraite;
• Trois pour cent convertissent les congés de maladie en assurance invalidité; et
• Deux pour cent convertissent les congés de maladie en dépenses de bien-être.

Certains programmes peuvent aider à lutter contre les abus liés aux congés de maladie. Par exemple, le Centre des ressources humaines de l’IPMA a mis au point deux paquets qui proposent d’importantes suggestions pour lutter contre les abus liés aux congés de maladie et fournissent des conseils généraux sur la création de politiques judicieuses. Le premier paquet - "Abus de congé de maladie" - couvre les politiques et idées sur les programmes de prime de présence, les incitations à partir de congé de maladie et la reconnaissance annuelle pour une utilisation minimale des congés de maladie.

Le deuxième paquet - "Politiques de congés payés" - fournit des exemples de politiques et des conseils pour développer des programmes PTO. Ces forfaits de congés complets combinent congés de maladie, temps personnel et vacances dans un «congé unilatéral». Pour les employeurs, cela peut signifier moins de peur d'abuser des congés de maladie et, pour les employés, cela signifie souvent plus de flexibilité et de contrôle.

De nombreuses organisations ont mis en place des programmes d'incitation aux congés de maladie et des politiques visant à décourager l'absentéisme et à récompenser les employés qui conservent d'excellents registres de présence. Par exemple, le comté de Broward, en Floride, offre un "jour bonus", dans lequel les employés éligibles gagnent un jour de congé pour toute période de congé de maladie non utilisée dans une période de six mois.

Mettre en place des programmes d'incitation aux congés de maladie

Le comté de Calvert, dans le Maryland, offre une prime d’équivalent-salaire correspondant à une journée de salaire à tout employé à temps plein éligible qui est employé le premier jour ouvrable d’une année de paie et qui utilise deux jours ou moins de congé de maladie au cours d’une année de paie. Une mise en garde: les employeurs qui envisagent d'établir un programme d'incitation aux congés de maladie devraient s'assurer que le programme n'enfreint pas la Loi sur les congés familiaux et médicaux.

Les critiques des programmes d'incitation aux congés de maladie suggèrent que les incitations tentent de corrompre les employés pour qu'ils agissent d'une certaine manière, plutôt que de les inciter à manifester volontairement ces comportements. Une autre objection commune est que de tels programmes punissent indirectement les employés qui doivent être légalement au chômage.

Les parents de jeunes enfants peuvent ne pas ressentir le favoritisme accordé à leurs collègues sans enfants qui n’ont pas besoin de congé de maladie pour s’occuper d’enfants malades.

Certains critiques ont également affirmé que les incitations à la participation envoyaient un message erroné au sujet des congés de maladie, qui revêtent une importance croissante dans le contexte de travail très stressant d’aujourd’hui. Si l'utilisation des congés de maladie ressemble à un mauvais comportement, les employeurs risquent d'encourager les employés à se surmener au point de devenir réellement malades.

Les employés qui utilisent des congés de maladie légitimement peuvent se sentir obligés de se rendre au travail même s'ils sont gravement malades, ce qui pourrait entraîner des dommages importants pour la santé et augmenter les coûts des soins de santé.

La meilleure façon de créer un programme d’incitation est d’abord d’examiner les politiques en vigueur et le style de gestion, puis de développer des idées pour prévenir et interdire les abus. Par exemple, certains employeurs ont découvert, après une évaluation interne, que moins un superviseur est salarié, moins il risque d'abuser de ses congés de maladie.

En enquêtant sur les comportements des employés et de la direction, et en prêtant attention à leurs comportements, les organisations ont plus de chances de mettre en place un programme d’incitation aux congés réussi.