Conseils pour pimenter votre réunion d'entreprise

Êtes-vous l'organisateur de la réunion mensuelle ou périodique de l'entreprise ou du département? Ils peuvent être mortellement ennuyeux si vous ne faites pas attention. Vous connaissez le refrain. Un groupe de têtes de parole s'alignent pour donner aux gens des informations sur l'entreprise. Oui, c'est un bravo à vous pour la tenue de cette réunion périodique.

Les employés ont besoin d'informations pour s'aligner sur les orientations stratégiques de l'entreprise. Ils veulent savoir ce qui se passe dans l'entreprise, en particulier lorsque les informations touchent leur travail ou le succès général de l'entreprise. Ils sont sincèrement intéressés par ce qui se passe dans les différents départements.

Alors, vos employés sont intéressés, mais laissez-leur une pause par rapport aux têtes qui parlent et aux powerpoints interminables. Les réunions les plus efficaces attirent leur attention avec des questions et réponses qui incitent à la réflexion, de l’audiovisuel et une participation. Ces conseils vous apporteront du succès.

Ce dont vous avez besoin pour une réunion réussie

• Pied ou table d'enceinte
• Microphone
• Ordre du jour
• Aides visuelles
• Caméra vidéo
• Trépied
• Dispositif d'encodage
• Technologie de streaming en direct

10 conseils pour de meilleures réunions

1. Commencez vos réunions, présentations et sessions de formation avec un brise-glace ou une activité d’échauffement. Dans une grande réunion ou une courte réunion, le brise-glace peut être une question unique qui amène les gens à réfléchir et à parler avec leur voisin. Par exemple, posez une question qui amène les gens à lever la main. La longueur du brise-glace dépend de la durée de votre réunion, alors planifiez bien.
2. Diversifiez vos méthodes de présentation. Si chaque orateur parle au public, sous forme de conférence, même les têtes intéressées acquiescent rapidement. Demandez aux gens de parler en petits groupes. Utilisez du matériel audiovisuel tel que des vidéos, des diapositives, des présentations PowerPoint et des images. Si vous parlez d'un nouveau processus de peinture, montrez à vos employés avant et après les pièces peintes. Passez des sondages positifs et des fiches de commentaires.

1. Inviter des conférenciers invités pour la participation et l'enthousiasme du public. Vos clients ont beaucoup à dire à vos employés sur leurs besoins et leurs exigences de qualité. Une organisation cliente qui s'associe à des associations caritatives à but non lucratif propose des conférenciers invités des organisations qui reçoivent leurs dons. Les intervenants d’organisations financièrement soutenues par vos employés sont de la dynamite.
2. Encouragez les questions à engager un dialogue. Demandez aux gens d'écrire leurs questions avant la réunion et pendant la réunion. Prévoyez du temps pour les questions adressées à chaque orateur au fur et à mesure. Si vous ne pouvez pas répondre correctement et immédiatement à la question, dites aux personnes que vous reviendrez avec elles lorsque vous aurez la bonne réponse. Si les questions dépassent le temps imparti, planifiez une réunion sur le sujet.

1. Une tactique de réunion réussie, souvent négligée mais cruciale, consiste à demander à chaque orateur de répéter à voix haute chaque question qui lui est posée. La personne qui pose la question sait alors que l'orateur a compris la question. Les autres personnes assistant à la réunion peuvent également entendre et connaître la question, sans se contenter de supposer - peut-être à tort - de la réponse de l'orateur.
2. Fixez des objectifs pour votre réunion périodique. Vous ne pouvez pas présenter tous les aspects des activités de l'entreprise lors d'une réunion d'une heure. Alors, décidez des questions importantes et opportunes et consacrez-leur du temps à la réunion. Tenez également compte des intérêts de la majorité des participants. N'oubliez pas que vous disposez d'autres méthodes de communication des informations sur la société, notamment des programmes tels que Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype Entreprise, Flowdock, la messagerie électronique et la messagerie instantanée. La communication de toutes les informations stratégiques de l'entreprise ne doit pas nécessairement avoir lieu lors d'une réunion.

1. Formulez votre agenda avec soin. Identifiez les besoins et les intérêts de la majorité des participants. Commencez par les bonnes nouvelles qui feront que les participants se sentiront bien.
2. Variez l'ordre des intervenants à l'ordre du jour chaque mois. Vous ne voulez pas que les gens s'ennuient de similitude. Répartissez les points d’affaires nécessaires dans l’ordre du jour afin que les personnes ne se désaccordent pas à la fin de la réunion ou ne pensent pas que les derniers points sont moins importants. Un article paru dans le "Wall Street Journal" il y a plusieurs années affirmait que les gestionnaires américains économiseraient 80% du temps qu'ils perdaient en réunion s'ils faisaient correctement deux choses. La première était toujours d'avoir un agenda. La seconde était de commencer à l'heure et de se terminer à l'heure. J'ajouterai que vous devez laisser à chaque orateur le temps nécessaire pour couvrir son sujet. Tenez-les à la limite de temps, joliment.

1. Organisez l'environnement physique afin que les personnes soient attentives au contenu de la réunion.Personne ne devrait s'asseoir derrière ou à côté de vos haut-parleurs. Assurez-vous qu'il y a des places pour tous les participants et, si des notes sont nécessaires, une surface sur laquelle écrire également. Assurez-vous que les éléments visuels sont visibles et que les gens peuvent entendre. Vous devrez peut-être utiliser un microphone. Vous pouvez faire passer des accessoires ou des échantillons dans la pièce pour les regarder. Si la taille de votre réunion est devenue trop grande pour l'environnement physique de votre salle de réunion, utilisez la technologie pour la diffuser en continu dans plusieurs autres salles de conférence. Bien que vous puissiez certainement diffuser la réunion sur les ordinateurs portables de particuliers, cela réduit à néant l’impact positif de la consolidation d’équipe, ce que favorise la présence d’autres employés dans plusieurs salles de conférence.

1. Ne sous-estimez jamais le pouvoir de la nourriture lors d'une réunion. La nourriture détend l'atmosphère, aide les gens à se sentir à l'aise, les aide à maintenir un niveau d'énergie positive et renforce la camaraderie de l'équipe. Assurez-vous de répondre aux divers besoins de votre groupe avec la nourriture que vous servez. À titre d'exemple, offrez des fruits et du yogourt en plus des beignets. Offrez des hot dogs végétariens et casher aux francs suisses.