Comment faire passer votre message clairement

Lorsque nous essayons de faire passer le message à quelqu'un d'autre, nous réfléchissons souvent longuement à ce que nous voulons dire. C'est la mauvaise façon de s'y prendre. Au lieu de vous concentrer sur ce que vous voulez dire pour faire passer votre message, vous devriez vous concentrer sur ce que vous voulez que la personne entende.

Qu'est-ce que je veux dire?

Que vous donniez des instructions à un employé, que vous commandiez de la nourriture au volant ou que vous écriviez une note expliquant le nouveau code vestimentaire, vous voulez être sûr de bien faire comprendre votre message. Vous voulez dire juste ce qu'il faut, pour que l'autre personne comprenne ce que vous voulez dire. Parfois, vous pratiquez ce que vous allez dire. Nous rédigeons souvent des brouillons de nos notes de service et de nos discours pour nous assurer que nous utilisons les mots justes. Tout cela est fait pour nous assurer que nous envoyons le bon message.

D'innombrables livres et articles ont été écrits pour expliquer pourquoi il est si important d'envoyer le bon message et vous expliquer comment envoyer exactement le message que vous souhaitez envoyer. Leurs auteurs insistent sur l'importance d'être concis, précis et précis dans le choix de vos mots, que vous les écriviez ou les parliez. Ils vous disent que c'est la meilleure façon de faire passer votre message à votre public.

Qui est mon public?

Nous savons tous à quel point notre public est important pour décider de ce que nous allons dire et comment nous allons le dire. Expliquer la valeur d'un nouveau système téléphonique est différent si vous parlez au service des finances que si vous vous adressez au personnel des téléventes. Plus vous connaissez votre public, plus il vous est facile d'adapter votre message. Plus votre message est adapté à votre public, plus il est probable que vous fassiez passer votre message.

Comment puis-je les atteindre?

Bien que le message que vous envoyez soit important, le message que le destinataire entend est encore plus important. Si vous connaissez votre public, vous avez généralement une idée de la façon dont il interprétera ou filtrera ce que vous dites. Vous pouvez utiliser ceci à votre avantage pour vous assurer qu'ils reçoivent le message que vous essayez d'envoyer.

Nous savons tous, par exemple, que si nous nous adressons à un groupe d'élèves de première année, nous ne pouvons pas utiliser de "gros mots", car ils ne comprendront pas. Ils ne comprendront pas notre message. Nous choisissons donc des mots qu’ils comprendront. Plutôt que d'utiliser des "gros mots" qui véhiculent le message que nous voulons envoyer, nous utilisons des mots que nous pensons qu'ils comprendront. De cette façon, ils entendront notre message et le comprendront.

N'essayez pas d'expliquer des concepts techniques aux comptables en utilisant des termes techniques. N'utilisez pas d'analogie financière pour faire passer un message au département des créations. Si vous souhaitez que votre service d'assistance traite plus d'appels par jour, dites-le-lui. Ne leur dites pas qu'ils doivent «réduire l'intervalle de temps entre les opportunités d'interface client».

Gérer ce problème

Pour augmenter vos chances de faire passer votre message, concentrez-vous davantage sur le destinataire que sur l'expéditeur. Adaptez votre message à votre public pour améliorer sa compréhension. Ne vous inquiétez pas autant de ce que vous voulez dire que de ce que vous voulez qu'ils entendent et comprennent.