Créer un plan quotidien pour travailler plus efficacement

La première et la plus importante étape à franchir pour travailler plus efficacement consiste à mettre en place un plan quotidien. Il est important que votre plan soit écrit quelque part: sur un calendrier, un bloc-notes ou stocké sur votre ordinateur. Ne passez pas simplement une liste de contrôle mentale chaque jour.

Avoir un plan écrit est une nécessité pour garder les pensées lancinantes hors de la tête et pour aider à prévenir les catastrophes parce que vous oubliez quelque chose d'important. La plupart des gens s'aperçoivent qu'ils ont besoin de déroger de temps en temps à un plan quotidien, mais en avoir un vous aidera à mieux organiser votre temps, à préparer des projets spécifiques à l'avance, et un plan vous donnera une image plus claire de toutes les choses. tu dois faire.

Se débarrasser des distractions quotidiennes avec un plan

Si vous arrivez au travail chaque jour et que vous êtes immédiatement submergé par votre longue liste de choses à faire et votre encombrement, au mieux, vous entrerez dans la journée comme un cheval de course (et vous épuiserez rapidement après un sprint, comme un cheval de course). sur ce qui semble le plus pressant à un moment donné. Dans le pire des cas, vous vous asseyez dans le funk sans savoir par où commencer. Quoi qu'il en soit, tout simplement "éteindre les incendies" chaque jour est le moyen le moins efficace pour attaquer votre charge de travail et le meilleur moyen de vous épuiser sans perdre de temps.

Sans plan, les distractions de la journée vont vite prendre le dessus: le téléphone sonne, vous commencez à répondre aux courriels, vos collègues commencent à bavarder et, avant même que vous le sachiez, l'heure du déjeuner est arrivée et vous avez peu accompli. Votre plan quotidien peut inclure une heure chaque matin pour vous installer en retournant les appels, en vérifiant vos courriels avant de commencer d'autres tâches, mais cela fera plus que servir de guide sur ce qu'il faut faire de votre temps. Par exemple, si vous prenez délibérément une heure pour faire quelque chose et que vous dépassez ce délai, vous saurez que vous devez ajuster votre plan pour le lendemain.

En traçant votre journée par segments ou par tâches, vous pourrez plus facilement identifier les problèmes et vos temps d’efficacité maximale (c’est-à-dire que vous pourriez être moins efficace après le déjeuner si vous souffrez de dépression économique ou si vous commencez lentement le matin).

Évitez d'en prendre plus que ce que vous pouvez gérer

Un optimiste est quelqu'un qui peut voir le positif dans une situation donnée se concentrera généralement sur la conviction que "tout est possible". Il n'y a rien de mal à être optimiste si cela ne vous conduit pas à sous-estimer vos capacités, le temps qu'il vous faudra pour accomplir quelque chose et le résultat de vos efforts pour aller au-delà de vos capacités.

Un réaliste peut être un optimiste, mais il comprend également la logistique qui peut être impliqué dans le traitement d'une situation et prend en compte les obstacles et contraintes potentiels.

Si votre plan de match ne vous convient pas, vous aurez peut-être plus de difficulté à refuser d'aider les autres ou à entreprendre des projets supplémentaires, car vous avez une attitude positive qui permet de «faire» qui dépasse la réalité ou le sens commun. Il est facile de sous-estimer le temps nécessaire à l'exécution de vos tâches, encore moins à celui de quelqu'un d'autre si vous pensez être une super-femme, et une perspective ensoleillée suffit à faire avancer les choses.

Savoir ce qui est dans votre assiette pour la journée et avoir déjà déterminé un budget pour votre propre temps pour des tâches spécifiques peut vous aider à respecter les délais, à en faire plus chaque jour et à faire preuve de plus de réalisme pour assumer des tâches supplémentaires.

Création de votre plan d'attaque

Avant de partir au travail, décidez à l'avance de ce sur quoi vous allez vous concentrer lorsque vous y arriverez. Mieux encore, planifiez votre journée la veille et préparez votre bureau pour les tâches que vous souhaitez accomplir le matin. Par exemple, organisez vos fichiers ou votre matériel de lecture pour la matinée pour pouvoir vous y mettre directement, ou mettez les éléments que vous avez besoin de dactylographier ou les appels téléphoniques à renvoyer dans l'ordre de votre choix.

Avoir un plan peut vous aider à créer des routines prévisibles qui, à leur tour, vous prépareront mieux à faire face aux journées chaotiques où votre patron ou un client exigeant beaucoup de maintenance vous demandera plus de temps.