Comment gérer avec succès un projet?

Toutes nos félicitations! Vous venez d'être chargé d'un nouveau projet important. Clairement, votre patron offre cette opportunité comme un vote de confiance en vos compétences. Et pendant que vous êtes enthousiaste, c’est votre première fois d’être responsable d’un projet global et c’est un peu effrayant.

Un certain nombre de questions vous traversent l'esprit:

• Comment puis-je commencer?
• Quelles sont les étapes nécessaires pour faire passer le projet de l'initiation à la clôture?
• Comment construire une équipe de projet performante?
• À qui dois-je demander de l'aide dans ce processus? Y a-t-il un sponsor exécutif?

Ces conseils sont destinés à aider les nouveaux venus à diriger un projet, un comité ou une initiative d’équipe pour une activité propre à l’organisation. Que vous organisiez une fête de vacances ou dirigiez des initiatives de développement de nouveaux produits, les outils et les processus de gestion de projet existent pour augmenter considérablement vos chances de réussite.

5 étapes du processus de projet:

1. Initiation: lancer le projet.
2. Planification: planifier tout le travail du projet.
3. Exécution: effectivement effectuer le travail.
4. Gestion et contrôle: tout le travail que vous faites pendant le projet pour suivre les progrès.
5. Fermeture: terminer et livrer le projet et ajourner l'équipe.

Ces étapes sont identiques pour chaque projet.

13 étapes de base pour le projet novice:

1. Définir la portée:La première et la plus importante étape de tout projet consiste à définir la portée du projet. Qu'est-ce que vous êtes censé accomplir ou créer? Quel est l'objectif du projet? Il est également important de définir ce qui n’est pas inclus dans la portée de votre projet. Si votre patron ne vous donne pas suffisamment de définitions, clarifiez vous-même la portée et renvoyez-la à l'étage pour confirmation. Bien que l'exemple soit légèrement en retrait du sujet des affaires, nous pouvons tous nous rapporter à une réception de mariage. Lorsque vous planifiez une réception de mariage, vous pouvez avoir l’objet suivant: préparer une réception de mariage pour 100 invités avec dîner, open bar, gâteau de mariage et groupe de musique pour danser à une certaine date et à un coût ne dépassant pas 20 000 $.

1. Déterminer les ressources disponibles:De quel personnel, équipement et argent disposerez-vous pour atteindre les objectifs du projet? En tant que chef de projet, vous n’avez généralement pas le contrôle direct de ces ressources, mais vous devrez les gérer via une gestion matricielle.
2. Comprendre la chronologie:Quand le projet doit-il être terminé? Lorsque vous développez votre plan de projet, vous pouvez disposer d'une certaine souplesse dans l'utilisation de votre temps, mais les délais sont généralement fixes, comme dans le cas d'une réception de mariage. Si vous décidez d'utiliser les heures supplémentaires pour respecter l'horaire, vous devez comparer cela aux limites de votre budget.

1. Assemblez votre équipe de projet:Rassemblez les membres de votre équipe et lancez un dialogue. Ils sont les experts techniques. C'est pourquoi leur superviseur fonctionnel les a affectés au projet. Votre travail consiste à gérer l'équipe.
2. Détaillez le travail, partie 1:Quels sont les principaux éléments ou composants qui doivent être créés pour mener à bien le projet? Par exemple, une réception de mariage nécessite à un niveau élevé: une salle de réception, de la nourriture, une boisson, un gâteau, des invités et des animations. Bien sûr, chacun de ces articles plus volumineux peut être décomposé en de nombreux articles supplémentaires. C'est la prochaine étape.

1. Détaillez le travail, partie 2: Dans notre exemple de réception de mariage ci-dessus, vous avez probablement une équipe ou une personne en charge de différents composants. Collaborez avec les membres de votre équipe pour préciser les détails nécessaires à la réalisation de chaque objectif majeur. La personne en charge de la nourriture doit comprendre les options, les limites de coûts et faire des choix qui permettent d'atteindre la portée. Énumérez les plus petites étapes dans chacune des étapes les plus importantes. La profondeur et la complexité de votre projet varient en profondeur.

1. Développer un plan préliminaire:Assemblez toutes vos étapes dans un plan. Pour ce faire, utilisez un tableau de priorité identifiant les éléments devant précéder les autres. Les pratiques de gestion de projet formelles appellent à développer ce que l’on appelle un diagramme de réseau et à identifier le chemin critique. Bien que cela puisse aller au-delà de vos besoins ou de votre niveau de connaissances, l’essentiel est de séquencer les activités dans le bon ordre, puis d’allouer des ressources à ces activités. Les questions à poser comprennent: que se passe-t-il en premier? Quelle est la prochaine étape? Quelles étapes peuvent se dérouler simultanément avec des ressources différentes? Qui va faire chaque étape? Combien de temps cela prendra-t-il? Il existe de nombreux excellents logiciels disponibles qui peuvent automatiser une grande partie de ces détails pour vous. Demandez aux autres occupant des positions similaires ce qu’ils utilisent.

1. Créez votre plan de base:Obtenez des commentaires sur votre plan préliminaire de votre équipe et de tout autre intervenant. Ajustez vos échéanciers et vos horaires de travail pour adapter le projet au temps disponible. Apportez les ajustements nécessaires au plan préliminaire pour produire un plan de base.
2. Demander des ajustements de projet:Il n’ya presque jamais assez de temps, d’argent ou de talent affecté à un projet.Votre travail consiste à faire plus avec les ressources limitées que les gens attendent. Cependant, il y a souvent des limites imposées à un projet qui sont tout simplement irréalistes. Vous devez présenter votre cas et le présenter à votre patron et demander que ces limites irréalistes soient modifiées. Demandez les modifications au début du projet. N'attendez pas qu'il soit difficile de demander les changements dont vous avez besoin. Cependant, si votre projet implique un mariage, ne vous attendez pas à demander beaucoup de changements significatifs!

1. Travaillez votre plan, mais ne mourez pas pour cela:Faire le plan est important, mais le plan peut être changé. Vous avez un plan pour conduire au travail chaque matin. Si une intersection est bloquée par un accident, vous modifiez votre plan et vous passez d'une manière différente. Faites la même chose avec vos projets. Modifiez-les au besoin, mais gardez toujours à l'esprit la portée et les ressources.
2. Surveillez les progrès de votre équipe:Vous ferez peu de progrès au début du projet, mais commencez ensuite à surveiller ce que tout le monde fait. Cela facilitera l'identification des problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
3. Tout documenter:Tenir des registres. Chaque fois que vous modifiez votre plan de base, écrivez en quoi consiste le changement et pourquoi il était nécessaire. Chaque fois qu'une nouvelle exigence est ajoutée au projet, indiquez d'où elle provient et comment le calendrier ou le budget a été ajusté en conséquence. Vous ne pouvez pas vous souvenir de tout, alors écrivez-les pour pouvoir les consulter lors de la revue de fin de projet et en tirer des enseignements.
4. Tenir tout le monde au courant:Tenez tous les acteurs du projet au courant des progrès. Informez-les de votre succès au fur et à mesure que vous franchissez chaque jalon, mais informez-les également des problèmes dès qu'ils se présentent. Tenez également votre équipe au courant. Si des modifications sont envisagées, informez-en l'équipe le plus loin possible. Assurez-vous que tous les membres de l'équipe sont au courant de ce que font les autres.

Le résultat final

Il n'est pas nécessaire d'être un chef de projet officiel pour diriger une initiative de projet. Cependant, vous devez appliquer les outils et la logique de la gestion de projet au travail de clarification de vos objectifs, de description détaillée du travail, de constitution d’une équipe, d’exécution et de suivi du travail. Le meilleur du succès!