La surveillance électronique des employés n'est pas un point positif

La surveillance électronique des employés augmente chaque année, selon l’Enquête sur la surveillance et la surveillance électroniques réalisée par l’American Management Association (AMA) et l’ePolicy Institute chaque année entre 2001 et 2007.

Dans un article précédent, Surfer sur le Web au travail, le statut de la surveillance des employés et certaines des raisons pour lesquelles les employeurs pourraient souhaiter surveiller les courriers électroniques des employés et l'utilisation d'Internet ont été passés en revue. L'article examinait également les conséquences à la fois des employés et des employeurs sur le lieu de travail en raison d'une utilisation inappropriée de l'équipement électronique, du courrier électronique et d'Internet.

Il existe des avantages et des inconvénients de la surveillance électronique des employés au travail. Cet examen des avantages et des inconvénients de la surveillance électronique des employés au travail aidera les employeurs à déterminer ce qui convient le mieux à leur organisation. Tous les travailleurs, tous les lieux de travail ou toutes les cultures et tous les environnements de travail ne sont pas candidats à la surveillance électronique au travail.

En fait, dans certains environnements de travail, en fonction de la culture et de l'environnement souhaités, la surveillance électronique des employés nuirait à la confiance, aux relations et transmettrait de puissants messages erronés au personnel.

Avantages de la surveillance électronique des employés au travail

Il existe de nombreuses raisons pour surveiller le comportement en ligne des employés au travail. Ces raisons sont convaincantes pour de nombreux employeurs et compréhensibles à l’observation des organisations.

Les organisations cherchent à se protéger et à protéger leurs employés contre la distribution illégale, immorale et problématique du contenu et la visite de lieux de travail en dehors du lieu de travail pendant que les employés travaillent.

Une petite entreprise de fabrication, tout en utilisant la surveillance électronique des employés, a découvert qu'un employé avait regardé des films pornographiques au travail. Trente minutes après que HR ait découvert à quel point il passait son temps au travail, il a été conduit sur son chemin dans sa voiture. (Les politiques appropriées interdisant ce comportement étaient en place et il avait été formé.)

Dans une autre expérience dans une petite entreprise de fabrication, les employés se sont plaints du fait que leur superviseur surfait sur le Web pendant la majeure partie de la journée. L’administrateur du réseau a confirmé que le superviseur visitait des sites pour les emplois, effectuait des transactions bancaires en ligne, faisait des achats, discutait et affichait sur des babillards électroniques, lisait des sites de recettes et passait des heures dans des courriels personnels plus de six heures par jour.

Comment une entreprise doit-elle réagir à un comportement problématique en ligne?

Le jour où l'entreprise était prête à licencier cet employé, celui-ci en a averti et a conclu avec la société un accord sur une transition ordonnée et mutuellement bénéfique.

Dans une autre expérience vécue dans une petite entreprise, il a été découvert qu’une employée s’occupait de la comptabilité auxiliaire pour son entreprise personnelle pendant les heures de travail et sur son ordinateur fourni par l’entreprise. L'employé a donné un avis et a été escorté hors des lieux. L'employé a par la suite demandé à ce que ces documents lui soient rendus et l'employeur a gentiment fourni les dossiers.

Gardant ces exemples à l’esprit, notez que la surveillance électronique des employés au travail peut produire des résultats bénéfiques pour l’employeur. Notons également que dans aucune de ces trois entreprises la surveillance électronique des employés n’était pratiquée. Mais, une intervention informatique fréquente était pratiquée.

Les comportements suspects des employés en question ont incité à examiner les enregistrements électroniques. Ainsi, de nombreux employeurs ont la capacité d’utiliser la surveillance électronique des employés mais décident de ne pas exercer la surveillance électronique.

En savoir plus sur la surveillance des employés

Des raisons supplémentaires existent pour placer les employés sous surveillance électronique au travail. Ce sont des raisons clés.

• Les problèmes de productivité sont une préoccupation de l'employeur.
• La nature des sites visités par les employés concerne les employeurs car ils peuvent être perçus comme créant un environnement de travail hostile. Le même problème existe avec les courriels et les blagues envoyés par les employés. Les employeurs veulent faire confiance à leurs employés pour faire preuve de discernement, mais leurs expériences montrent qu'ils ne font pas toujours preuve de discernement. Les employeurs s'inquiètent de la création d'un environnement de harcèlement si les employés accèdent à des endroits inappropriés et partagent les URL.

• Les employeurs s'inquiètent de leur capacité à produire des enregistrements de courrier électronique et Web pour se défendre contre des poursuites. Ils ont besoin de dossiers pour se défendre contre des poursuites judiciaires.

Selon Nancy Flynn, directrice exécutive de "The ePolicy Institute" et auteure de "The ePolicy Handbook", 2e édition (AMACOM, 2008) et d'autres ouvrages liés à Internet, les litiges constituent un problème sérieux pour les employeurs. "L'inquiétude suscitée par les litiges et le rôle joué par les preuves électroniques dans les procès et les enquêtes réglementaires a poussé plus d'employeurs à surveiller l'activité en ligne", a déclaré Flynn:

"Le courrier électronique des travailleurs et d'autres informations stockées électroniquement créent des dossiers commerciaux écrits qui sont l'équivalent électronique des preuves ADN." Flynn a noté que 24% des employeurs avaient reçu des citations à comparaître devant les tribunaux et les régulateurs, et 15% avaient engagé des poursuites en justice sur leur lieu de travail, selon les recherches de 2006 de l'AMA / ePolicy. "

Pour aider à maîtriser les risques de litiges, d'atteintes à la sécurité et autres catastrophes électroniques, les employeurs devraient tirer parti de la surveillance et du blocage de la technologie pour lutter contre les problèmes des personnes, y compris l'utilisation abusive accidentelle et intentionnelle de systèmes informatiques et d'autres ressources électroniques. "

Inconvénients de la surveillance électronique des employés au travail

Un employeur peut ne pas vouloir utiliser la surveillance électronique des employés pour de nombreuses raisons. Manny Avramidis, vice-président directeur des ressources humaines mondiales pour l'AMA, a déclaré que cette décision dépendait de l'entreprise et de l'environnement de travail qu'un employeur souhaite créer:

"Selon le niveau de liberté autorisé dans une entreprise ou le type d'employeur, la surveillance électronique des employés peut ne pas être souhaitable. Les entreprises qui emploient de nouveaux diplômés des collèges, dont les lignes sont floues et qui sont en ligne toute la journée, en sont un exemple. En fait,, 99% de la population ira bien sans surveillance électronique; moins de 1% des employés sont à l'origine des dégâts qui permettent à tous les problèmes des employeurs de se lancer. "

• Avramidis a déclaré que la surveillance électronique des employés peut affecter la relation de travail entre un employeur et un employé. "La surveillance électronique n'aura aucun impact sur les employés qui font ce qui est juste, se concentrent sur le travail et utilisent modérément la technologie à des fins personnelles. Pour les mauvais employés, la surveillance électronique va mettre à rude épreuve leur relation avec leur employeur."
• Une préoccupation majeure de certains employeurs concerne les dommages potentiels à une culture de travail favorisant la confiance ainsi que l’engagement et la motivation des employés. La surveillance électronique des employés semble ne pas correspondre à un tel environnement.
• Selon Avramidis, "les employés jugés d'après les résultats de leur travail passent plus de temps en ligne à faire des choses personnelles pour gérer leurs affaires personnelles. Il existe un croisement entre le travail qui commence et le travail personnel qui commence. L'inquiétude devient réelle pour les employeurs. lorsqu'un employé n'atteint pas ses objectifs ou ne répond pas aux attentes. "

En fait, pour les employés engagés, il existe autant de chevauchements à la maison entre travail et affaires personnelles qu’au travail. Cela fait partie de l’énergie discrétionnaire, l’énergie que les employés contribuent volontairement au-delà des attentes, que les employeurs espèrent gagner.

"En effet, les employés passent en moyenne 3,7 heures par semaine sur le Web pour des activités personnelles au travail et 5,9 heures en ligne à la maison pour effectuer des tâches professionnelles, selon une étude de la Smith School of Business de l'Université du Maryland et des associés de Rockbridge., une firme d’études de marché basée à Great Falls, en Virginie. "

La dernière raison pour laquelle les employeurs peuvent ne pas vouloir utiliser la surveillance électronique des employés est la confidentialité des employés. Selon Eric J. Sinrod, associé du bureau de Duane Morris à San Francisco, où il se spécialise dans les domaines de la technologie et des litiges, les préoccupations des employés concernant la surveillance électronique sont légitimes.

"Néanmoins, les travailleurs craignent légitimement que leurs droits à la vie privée soient violés. La principale loi fédérale dans ce domaine est la loi relative à la confidentialité des communications électroniques de 1986 (ECPA). La loi ECPA, codifiée à 18 États-Unis d'Amérique.101 et suiv., Interdit l'interception intentionnelle de toute communication filaire, orale ou électronique, ou l'accès non autorisé à des communications mémorisées.

"L’ECPA a trois exceptions et, si l’une d’entre elles s’applique, une surveillance peut avoir lieu dans des circonstances appropriées. Les exceptions permettent généralement aux employeurs de surveiller les appels téléphoniques liés aux affaires, de surveiller les communications en cas de consentement des employés et de récupérer les informations demandées." et accéder aux messages électroniques stockés. "

Résumé de la surveillance électronique des employés au travail

Comme vous le voyez, la surveillance électronique des employés sur le lieu de travail présente de nombreux avantages et inconvénients. Pesez tous ces facteurs lorsque vous décidez comment procéder avec la surveillance des employés sur votre lieu de travail.

Dans mon entreprise, où nous développons des logiciels, nous avons principalement des jeunes diplômés de l’enseignement supérieur, axés sur les objectifs et technologiquement avancés. Nous apprécions chaque once d’énergie discrétionnaire apportée au travail et à la maison.

Une certaine quantité de navigation sur le Web est nécessaire pour rester au courant dans notre domaine et pour obtenir une veille concurrentielle. La surveillance électronique de nos employés n’est nulle part sur notre radar. Je serai surpris si c'est jamais un problème.

Dans n'importe quel contexte, cependant:

• élaborer une politique relative à l’ordinateur, à Internet et au courrier électronique;
• formez régulièrement les employés pour qu'ils connaissent les attentes de votre entreprise;
• demander aux employés de signer pour comprendre la politique;
• puis, prenez une profonde respiration et - faites-leur confiance.