Directives professionnelles de rédaction de lettres et de courriels

Quelle est la meilleure façon d'écrire une lettre professionnelle - avec une lettre en papier ou un email? L’un n’est vraiment pas meilleur que l’autre. Dans certains cas, il est logique de communiquer par courrier électronique et vous devrez parfois envoyer une lettre traditionnelle dactylographiée, imprimée et signée. Quel que soit votre choix, il est important de suivre les meilleures directives de rédaction et de format de lettre et de courrier électronique professionnelles.

Le courrier électronique est plus rapide et plus facile, mais certains courriels ne sont jamais ouverts et, en fonction de la personne à qui vous écrivez et de la raison pour laquelle vous écrivez, vous devrez peut-être envoyer une lettre dactylographiée et signée, voire la télécharger en ligne.

Le type de message que vous choisissez dépend de votre interlocuteur et du but de votre correspondance.

Directives professionnelles de rédaction de lettres et de courriels

Toutes les lettres bien écrites comportent plusieurs sections. Les informations que vous incluez dans chaque section et le format global varient selon que vous envoyez une lettre ou un message électronique.

Il est essentiel que vous connaissiez les différentes parties d’une lettre et ce qu’il convient d’énumérer. Vous devez également savoir comment adresser et signer les communications tapées et par courrier électronique. Les différentes parties d’une lettre sont les suivantes:

• Informations de contact
• Salutation
• Corps de la lettre
• Fermeture
• Signature

Informations de contact

La manière dont vous incluez vos informations de contact sera différente en fonction de la manière dont vous envoyez votre lettre. Dans un message électronique, vos informations de contact figureront à la fin du message, tandis que dans une lettre écrite, vos informations de contact se trouvent en haut de la page. Voici ce qu'il faut inclure dans votre section d'informations de contact, ainsi que des exemples de lettres et d'e-mails dactylographiés.

Salutation

La salutation est la section de bienvenue de votre lettre avec quelque chose comme «Cher M. Peterson» ou «À qui de droit.» Voici une liste d'exemples de salutation de lettre qui fonctionnent bien pour la correspondance professionnelle.

Corps de la lettre

Le corps de votre lettre comportera plusieurs paragraphes. Le premier paragraphe devrait inclure une introduction et une brève explication de votre raison d’écrire. Le deuxième paragraphe (et tous les paragraphes suivants) devrait expliquer plus en détail les raisons pour lesquelles vous avez écrit. Le dernier paragraphe devrait soit demander une action au lecteur, si vous demandez quelque chose, soit indiquer comment vous allez suivre. Assurez-vous de bien préciser le but de votre lettre. Le lecteur devra savoir ce que vous demandez et comment il peut vous aider.

Ou, si vous offrez des services ou de l’assistance, assurez-vous de bien préciser ce que vous pouvez fournir.

Fermeture

Une lettre est fermée avec un terme comme "Meilleures salutations" ou "Sincèrement" suivi d'une virgule, puis de votre signature si vous envoyez une lettre tapée. Si vous envoyez un message électronique, tapez simplement votre nom après la clôture. Voici une liste d’exemples de clôture de lettre appropriés pour la correspondance liée aux entreprises et à l’emploi.

Signature

La touche finale à votre lettre est votre signature qui, dans un message électronique, inclura vos informations de contact. Voici comment signer une lettre et comment configurer et signer une signature.

Comment adresser une lettre

Il est important de vous adresser formellement à la personne à qui vous écrivez, à moins que vous ne la connaissiez très bien. Voici comment adresser une lettre contenant des informations génériques que vous pouvez utiliser si vous n'avez pas de personne de contact dans l'entreprise.

Formater votre correspondance

Maintenant que vous avez toutes les informations que vous devez inclure dans votre message, passez en revue le format standard à utiliser pour les lettres et les courriers électroniques.

Directives de rédaction de lettres

La prochaine étape consiste à peaufiner votre lettre. Il devrait y avoir beaucoup d'espace entre les paragraphes et le haut et le bas de la page. Vous souhaitez également sélectionner un style et une taille de police lisibles et professionnels. Ce que vous dites dépendra de la raison pour laquelle vous écrivez. Veillez donc à adapter votre lettre à votre situation personnelle et professionnelle. Voici des guides pas à pas permettant d’écrire divers types de lettres, notamment les marges, les polices, l’espacement et les détails de ce qu’il faut inclure, ainsi que des exemples:

• Comment rédiger une lettre d'affaires
• Comment écrire une lettre de motivation
• Comment rédiger une lettre de candidature à un poste
• Comment écrire une lettre de référence
• Comment rédiger une lettre de démission
• Comment écrire une lettre de remerciement
• Directives de message et d'invitation de LinkedIn
• Directives professionnelles relatives aux messages électroniques

Exemples et modèles

L'utilisation d'un modèle est un excellent moyen de créer votre propre lettre ou message électronique, car vous commencez avec le format de base en place. Remplissez simplement vos informations dans la section appropriée de la lettre.

Il est également utile de regarder des exemples, car vous aurez des idées sur ce qu'il faut dire dans votre propre correspondance.

• Échantillons de lettres:Examinez ces exemples de lettres écrites, y compris les lettres commerciales, les lettres de motivation, les lettres de remerciement pour l'entretien, les lettres de suivi, les lettres d'acceptation et de refus d'emploi, les lettres de démission, les lettres d'appréciation, les lettres commerciales, ainsi que d'autres exemples de lettres et modèles.
• Exemples de messages électroniques:Ces exemples de courrier électronique incluent des exemples d'emploi, de recherche d'emploi et de courrier électronique professionnel, ainsi que des modèles de courrier électronique, des exemples de message formatés, une ligne d'objet, ainsi que des exemples de message d'accueil et de signature.

Relecture et vérification orthographique

Enfin, avant d’imprimer ou de télécharger votre lettre ou d’envoyer votre message électronique, vérifiez l’orthographe, la grammaire et la relisez.

Un conseil pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreur est de le lire à voix haute. Vous pouvez remarquer des erreurs que vous avez manquées en lisant seulement.