Comment réduire la responsabilité de l'employeur lors des fêtes de vacances

La reconnaissance accrue du fait que la consommation d’alcool lors d’événements parrainés par l’organisation crée une responsabilité juridique importante a eu un impact sur cette institution traditionnelle, la partie organisatrice de la société, mais cet impact n’est pas nécessairement omniprésent ou sérieux. Les organisations pèsent soigneusement le pour et le contre et font confiance aux employés pour qu’ils agissent en tant que professionnels, qui a jusqu’à présent gagné la partie.

Dans une vaste enquête menée en 2015 auprès des employeurs, la Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM) a constaté qu'une majorité d'organisations (59%) prévoyaient servir de l'alcool lors de leurs fêtes de fin d'année ou de vacances. Et seulement la moitié de ces employeurs (47%) ont déclaré qu'ils chercheraient à réglementer la consommation d'alcool par des méthodes telles que:

• fournir des tickets de boisson ou un verre maximum (71% des répondants appartenaient à cette catégorie),
• ne servir que certains types d'alcool (par exemple, faire du vin et de la bière, mais pas les spiritueux disponibles à la fête) (25%),
• avoir un bar payant (18 pour cent), ou
• autre (11 pour cent).

En outre, l'enquête SHRM 2015 a révélé que tout au long de l'année, un tiers des organisations (33%) appliquaient une politique formelle ou informelle permettant aux employés de boire de l'alcool lors de manifestations liées au travail. (Chaque employé doit déterminer si la consommation d’alcool lors des événements de la compagnie leur convient.)

Les entreprises organisent et planifient des fêtes de vacances avec la meilleure des intentions, pour récompenser leurs employés, renforcer leur moral et encourager l'esprit d'équipe. Mais ces rassemblements, en particulier lorsque l’alcool est servi, peuvent se transformer en un environnement propice aux avances sexuelles non désirées et au comportement potentiellement illégal d’employés si l’employeur ne fait pas attention.

C'est particulièrement le cas lorsque la fête de Noël a lieu dans un lieu extérieur (ce qui, selon l'enquête de SHRM 2015, est le cas dans près de 67% de ces fonctions). Dans un contexte social en dehors du lieu de travail, un employé dont la consommation d'alcool atténue les inhibitions peut adopter un comportement qu'il ne considérerait jamais avoir au travail.

Les inquiétudes des employeurs vont du harcèlement à la mort des employés

Les fêtes de fin d'année apportent souvent plus que de simples émotions fortes. Être joyeux peut parfois signifier franchir la ligne de démarcation, allant d'offenser un collègue à enfreindre la loi. De plus, dans l’environnement de médias sociaux en temps réel d’aujourd’hui, les manigances ivrognes lors d’une fête de vacances peuvent rapidement être mises en ligne pour que le monde entier les voie.

Les deux premières actions qu'un employeur doit entreprendre avant la fête des fêtes incluent de rappeler aux employés que le respect et le professionnalisme s'appliquent non seulement sur le temps de travail, mais également lors d'événements organisés par l'entreprise, tels que des réceptions dans les bureaux. Et deuxièmement, les employeurs doivent établir des politiques de médias sociaux interdisant aux employés de publier des photographies ou des vidéos sans autorisation de la direction dans les médias sociaux.

Ce sont deux bonnes étapes initiales, mais il reste encore beaucoup à faire pour régler les problèmes juridiques les plus graves.

Les employés sont protégés contre le harcèlement sexuel et la discrimination en vertu du titre VII de la loi sur les droits civils de 1964, qui couvre les employeurs ayant 15 employés ou plus (y compris les employés à temps partiel réguliers). Le titre VII énonce deux exigences pour qu'une conduite puisse engager sa responsabilité potentielle pour harcèlement illégal:

• La conduite doit être importune; et
• La conduite doit être suffisamment grave ou envahissant.

Ce ne doit pas être les deux. La conduite n’est pas illégale simplement parce qu’elle est inappropriée ou met un collègue mal à l’aise. Toutefois, même un seul incident de harcèlement extrêmement grave peut suffire à constituer une violation du titre VII, en particulier si le harcèlement est physique.

Ainsi, si un incident lié à une partie de bureau fait suite à des incidents de mauvaise conduite antérieurs, il pourrait constituer la preuve nécessaire pour atteindre le seuil «grave» ou «envahissant», qui jette les bases d'une réclamation en vertu du Titre VII.

Une deuxième responsabilité juridique majeure est créée par la conduite en état d'ébriété après une fête de vacances parrainée par l'employeur. Dans une décision judiciaire de 2013 faisant l’objet d’une publicité substantielle, une cour d’appel de Californie a infirmé l’accord du tribunal de première instance en matière de jugement sommaire pour l’employeur. Ils ont constaté qu'un employé qui avait consommé de l'alcool lors d'un événement organisé par l'entreprise et, après son départ, avait heurté une autre voiture et tué le conducteur, créait une responsabilité pour l'employeur.

«Il est indifférent que les actes prévisibles de la conduite négligente de l'employé (ici, l'accident de voiture) se soient produits à un moment où l'employé n'agissait plus dans le cadre de son emploi», a statué le tribunal.

Étapes proactives à prendre en compte lors de la fête de Noël

Compte tenu de ces risques juridiques, les employeurs prudents devraient prendre ces six mesures supplémentaires proactives pour réduire leur responsabilité contentieuse. Voici quelques exemples d’actions recommandées à l’intention des employeurs:

• Mettez en place des politiques écrites complètes contre le harcèlement, clairement énoncées dans le manuel de l'employé - et publiez cette politique avant la fête.
• Envoyez une note rappelant aux employés d'agir de manière responsable lors de la fête, exprimant clairement un manque de tolérance pour tout comportement inapproprié, y compris l'ivresse.
• Appliquez le code vestimentaire du lieu de travail lors de la soirée pour éviter toute tenue inappropriée ou suggestive et informez les employés de vos attentes à l'avance.
• Faites en sorte que la participation à la fête soit volontaire et ne suggérez pas que cette présence profitera à la réputation d’une personne au sein de la société.

• Si vous consommez de l'alcool, définissez à l'avance le ton de la modération dans les mémos interoffices, les courriels, les réunions, les insertions dans les chèques de paie ou autres communications, en soulignant que la consommation excessive d'alcool ne sera pas tolérée.
• Limitez le nombre de consommations ou la durée pendant laquelle de l'alcool sera servi et proposez des solutions de remplacement substantielles sans alcool. Servez beaucoup de nourriture et veillez à ce que la consommation d'alcool ne soit pas au centre de l'événement.

De telles mesures ne constituent pas une garantie contre les problèmes rencontrés par les vacanciers, en particulier si la décision est prise de servir de l'alcool. Mais ils peuvent constituer le fondement d’un employeur pour une défense efficace contre la responsabilité si des problèmes se posent. Cependant, considérez qu'il existe dix raisons pour lesquelles les employés détestent souvent les fêtes de bureau et en tenir compte lorsque vous planifiez votre fête annuelle.