Comment adresser une lettre commerciale ou professionnelle

En cette ère de textos et de messages directs, il est parfois difficile de se souvenir de tout ce que vous avez appris à l'école sur la rédaction de lettres officielles. Vous pouvez passer des années dans votre carrière sans avoir à écrire plus qu'un courrier électronique de qualité professionnelle, mais c'est une compétence qui est importante lorsque vous recherchez un emploi, établissez un réseau de carrière ou envoyez une autre correspondance liée aux affaires.

En matière de recherche d'emploi, toutefois, vous devez tout mettre en œuvre. Casual ne convient tout simplement pas lorsque vous essayez d'impressionner un responsable du recrutement et de vous démarquer de vos concurrents. Utiliser la bonne manière de traiter une lettre commerciale ou professionnelle est essentiel pour vos communications professionnelles et professionnelles.

Lorsque vous adressez correctement vos lettres, vous n'aurez plus à vous soucier de commencer l'interaction du mauvais pied, avant même que le destinataire reçoive une chance de lire votre message.

D’abord et avant tout, sachez que lorsque vous écrivez une lettre ou envoyez un courrier électronique à des fins professionnelles ou commerciales, il est important que vous vous adressiez officiellement à la personne à qui vous écrivez, à moins que vous ne la connaissiez extrêmement bien.

Si vous ne savez pas si vous devez utiliser une adresse formelle ou occasionnelle (prénom), privilégiez la sécurité et utilisez la désignation officielle.

Comment adresser une lettre officielle: M., Dr., Mme, ou Mme

Le titre approprié à utiliser pour écrire à un homme est M. Pour une femme, utilisez Mlle, même si vous connaissez l'état matrimonial du destinataire.

Mme est plus professionnelle que Mlle ou Mme. Pour un médecin ou une personne ayant un doctorat, utilisez Dr. comme titre. Vous pouvez également utiliser «Professeur» si vous écrivez à un membre du corps professoral d'une université ou d'un collège.

Si vous ne connaissez pas l'identité de genre de la personne à laquelle vous vous adressez, utilisez un message d'accueil sans distinction de sexe et indiquez simplement son nom et son nom de famille, par exemple "Cher Tristan Dolan".

De nombreuses lettres de salutations conviennent aux affaires et à la correspondance liée à l'emploi. Par exemple:

Exemples de lettre de vœux

• Cher Mr Smith
• Cher M. Jones
• Chère Mme Markham
• Cher Kiley Doe
• Cher Dr. Haven
• Cher professeur Jones

Suivez le message d'accueil avec deux points ou une virgule, un saut de ligne, puis commencez le premier paragraphe de votre lettre. Par exemple:

Cher Mr Smith:

Premier paragraphe de la lettre.

Trouver une personne de contact

Vous n'avez absolument pas besoin de connaître le nom de la personne à laquelle vous vous adressez - mais cela ne fait pas de mal, surtout si vous essayez de passer un entretien d'embauche. Généralement, les employeurs ne fournissent pas le nom d'un contact dans un emploi, en particulier sur les grands sites de recherche d'emploi.

Cela vaut la peine d’essayer de trouver la personne de contact, car prendre le temps de découvrir le nom de cette personne fera preuve d’initiative personnelle. Cela met également en évidence une attention aux détails qui vous intéressera lors de la révision de votre CV.

Le meilleur moyen de trouver le nom d'un contact de l'entreprise est de demander. Si vous souhaitez accéder à un poste en réseau, cela est assez facile - il suffit de noter que vous demandez à votre ami ou à votre collègue le nom et l'adresse électronique de la meilleure personne à qui parler du poste. Dans le cas contraire, appelez le numéro principal de l'entreprise et demandez à la réceptionniste le nom et les coordonnées du responsable des ressources humaines (RH) chargé de l'embauche (ou du responsable de tel ou tel service, etc.).

Si aucune de ces méthodes ne fonctionne, vous pouvez souvent découvrir les informations que vous cherchez en faisant un peu de fouille sur Internet. Commencez par consulter le site Web de l'entreprise et recherchez le personnel répertorié. Vous verrez souvent un contact RH sur la page du personnel ou dans le répertoire de l'entreprise.

Si cela ne donne pas de résultats, il est temps de cliquer sur LinkedIn et de faire une recherche avancée des titres d'emploi et des noms de sociétés. En cours de route, vous pourriez même trouver une autre connexion avec la personne que vous recherchez. Ce n’est jamais une mauvaise chose que vous essayiez de faire regarder votre CV par un être humain.

Exemple de lettre avec une personne de contact (version texte)

Prénom nom de famille

Votre adresse

Votre ville, code postal

Votre numéro de téléphone

Votre email

Rendez-vous amoureux

Nom du contact

Titre

Nom de la compagnie

Adresse

Ville (*): État (*): Code Postal

Cher M. / Mme. Nom de famille, Je vous écris au sujet de la prochaine activité de réseautage pour les étudiants de votre université. Je suis intéressé à réserver un stand car nous cherchons à embaucher deux nouveaux designers.

Le nom de notre société est Blue Fox Designs, et j'aimerais communiquer avec certains de vos étudiants en design et en art qui obtiendront leur diplôme cette année. Nous nous concentrons sur la décoration intérieure de la maison contemporaine.

S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez de la place lors de votre événement. Vous pouvez m'envoyer un email à [email protected] ou appeler mon portable au 555-555-5555.

Cordialement, Signature manuscrite (pour une lettre imprimée)

Votre nom tapé

Quand vous n'avez pas de personne de contact

Si vous n'avez pas de personne de contact dans l'entreprise, laissez la lettre de motivation de votre lettre de motivation et commencez par le premier paragraphe ou utilisez une formule de salutation générale. Par exemple:

• À qui cela concerne
• Cher responsable de recrutement
• Cher directeur des ressources humaines
• Cher Monsieur ou Madame (soyez prudent lorsque vous utilisez celui-ci, cela peut sembler désuet)

Suivez la salutation générale avec un colon, juste comme ceci:

Cher responsable de recrutement:

Premier paragraphe de la lettre.

Exemple de lettre sans personne de contact (version texte)

Prénom nom de famille

Votre adresse

Votre ville, code postal

Votre numéro de téléphone

Votre email

Rendez-vous amoureux

Cher responsable de recrutement:

Je vous écris pour vous informer de la possibilité d’ouvrir des emplois chez Woodlynn Publishing. Plus précisément, je recherche un poste d’assistante administrative. J'ai six ans d'expérience en tant qu'assistante administrative chez Wedgewood Realty à North Grove, mais je déménagerai dans votre région le mois prochain, alors je suis à la recherche d'un nouveau poste.

Si vous avez des opportunités, merci de me le faire savoir. J'ai joint mon CV à votre attention. Mon directeur actuel, John Anderson, et deux de mes collègues sont très disposés à fournir des références pour attester de mes qualifications.

Vous pouvez me contacter à [email protected] ou par téléphone au 555-555-5555. Je suis dans l'attente de votre réponse.

Cordialement, Signature manuscrite (pour une lettre imprimée)

Votre nom tapé

S'adresser à l'enveloppe

Utilisez une enveloppe de taille professionnelle (n ° 10) pour toute correspondance, en pliant votre lettre en tiers.

• Votre adresse de retour (nom, adresse, ville, état et code postal) devrait être en haut à gauche de l'enveloppe, avec le timbre à droite.
• Assurez-vous que le nom et l'adresse du destinataire (personne de contact, société, adresse postale, ville, État et code postal) sont centrés sur l'enveloppe.

Compétences de communication professionnelle

S'adresser correctement à une lettre professionnelle ou professionnelle n'est pas une compétence dont vous aurez besoin uniquement lorsque vous recherchez un emploi. Une fois que vous aurez trouvé un emploi, vous constaterez que, parfois, vous devrez écrire des lettres nécessitant des adresses officielles et des salutations.