Conseils de gestion budgétaire pour les nouveaux gestionnaires

Il y a de fortes chances que, lorsque quelqu'un est promu à son premier rôle en gestion, ce sera la première fois qu'il gère un budget de département.

La plupart des nouveaux gestionnaires reçoivent peu ou pas de formation officielle sur la manière d'élaborer une prévision budgétaire, de suivre leurs dépenses ou de procéder à des ajustements en milieu d'année. Ils reçoivent souvent un tableur ou un rapport de leur responsable, ou du service financier, et s’attendent à ce qu’ils sachent le faire ou s’apprennent par essais et erreurs.

Bien que les «essais et erreurs» puissent être un moyen efficace d’acquérir une nouvelle compétence, il serait préférable qu’un nouveau responsable n’ait pas à faire trop d’erreurs douloureuses. Voici quelques astuces.

Investissez le temps d'apprendre dès le début

Il n’ya pas de meilleur moment pour poser des questions «stupides» que lorsque vous êtes nouveau et que vous ne l’avez jamais fait. Mieux vaut demander et passer du temps à l'apprentissage initial, plutôt que d'attendre que quelqu'un doive signaler vos erreurs. Demandez du temps à votre responsable (ou à votre prédécesseur si vous le pouvez) pour examiner la philosophie sous-jacente, les objectifs généraux, le format et chaque élément de ligne. Si votre organisation a un responsable financier, demandez à cette personne de passer également du temps avec vous. La plupart seront flattés et disposés à partager leur expertise.

Après tout, s’ils peuvent vous apprendre à faire les choses selon leurs spécifications, vous leur causerez moins de maux de tête plus tard.

Suivre un cours «Finance et budgétisation pour les gestionnaires non financiers»

Renseignez-vous auprès de vos écoles de commerce universitaires locales, sous «Formation des cadres». La plupart des écoles de commerce proposent des cours d'un à trois jours sans crédit. Pendant ou après le cours, prenez le temps d’examiner le rapport annuel de votre entreprise et de comprendre les divers ratios et rapports financiers.

Gérez le budget de votre département comme si c'était votre propre entreprise

Lorsque nous travaillons pour de grandes organisations, nous avons tendance à traiter l’argent «de la société» comme s’il poussait dans les arbres. Ce n’est pas le cas, et c’est maintenant votre travail de gestionnaire de vous approprier personnellement les ressources de votre service.

Être un joueur d'équipe

Si possible, examinez le budget de votre responsable. S'il est important de prendre en charge votre budget, votre unité fait partie d'une entité plus grande. Demandez à votre responsable de vous montrer où se situe votre budget et de soutenir la vision d'ensemble ainsi que les interdépendances avec vos pairs. Il peut arriver qu'un autre ministère ait besoin d'argent pour atteindre des objectifs plus prioritaires que le vôtre. N’attendez pas que l’on vous le demande ou que l’on vous le retire, soyez proactif et proposez d’aider votre pair manager. Vous serez considéré comme stratégique et collaboratif.

Ne jouez pas à des jeux stupides

Ce n’est pas parce que "tout le monde le fait" que cela n’est ni stupide ni mauvais pour la société. Un exemple typique de jeu de budgétisation stupide pratiqué par les gestionnaires est «utilisez-le ou perdez-le en dépensant». C'est à l'approche de la fin de l'année et lorsque votre budget est inférieur à vos prévisions. Les années précédentes, lorsque vous avez sous-utilisé vos ressources, le budget de votre année suivante a été établi sur la base des résultats réels de cette année. Donc, pour que votre budget ne soit pas réduit à nouveau, vous allez faire du shopping - acheter des choses dont vous n’avez pas besoin ou stocker en réserve au cas où vous en auriez besoin.

Suivez vos dépenses mensuellement et apportez des corrections proactives

Ne présumez pas que «quelqu'un» vous le dira lorsque votre budget est dépassé. En fait, vous pourriez même avoir à demander des rapports mensuels ou à garder une trace de vous-même. N’attendez pas la fin de l’année, c’est une surprise (pour vous et votre patron). À ce stade, il est trop tard pour enquêter et apporter des corrections. Soyez responsable, mesurez-vous et faites rapport de manière proactive à votre responsable.

Soyez transparent et impliquez votre équipe

Partagez votre budget avec votre équipe, peut-être même en l'impliquant dans la préparation des prévisions. Impliquer votre équipe et l'aider à comprendre le processus de budgétisation crée un sentiment de propriété partagée et encourage vos employés à trouver des moyens créatifs de gérer les dépenses.

Être stratégique

Ne prenez pas simplement les chiffres réels de l’année dernière et ajoutez 10% aux prévisions de l’année suivante. Commencez par élaborer une stratégie et des objectifs, puis déterminez les ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs. Si vous avez besoin de plus que l'année dernière, alors préparez une analyse de rentabilisation pour justifier votre demande de financement supplémentaire.

N'en faites pas trop

Bien que la gestion du budget soit un rôle important pour un responsable, ne perdez jamais de vue les atouts les plus importants: votre personnel! Assurez-vous de consacrer au moins cinq fois plus de temps au développement de votre équipe que de calculs.