Présentation complète d'un travail de gestion de projet

Le Project Management Institute (PMI) définit la gestion de projet comme "répondant aux exigences du projet en appliquant des connaissances, des compétences, des outils et des techniques aux activités du projet. Pour ce faire, il faut initier, planifier, exécuter, contrôler et fermer un projet.."

Bien que cette définition puisse sembler complexe, les principes de gestion de projet sont en réalité ancrés dans le sens commun et le côté pratique. Que vous souhaitiez fournir une gestion de projet à vos clients ou que votre objectif soit de devenir chef de projet, considérez les bases de la gestion de projet étape par étape. Avant de commencer, déterminez si le service que vous êtes sur le point d’offrir (ou la mission que vous prenez) est vraiment un projet.

Gestion générale ou gestion de projet

Comment décidez-vous si quelque chose est ou non un projet? Pour décomposer cela, séparez les deux différents domaines de la gestion en gestion fonctionnelle (ou générale) et en gestion de projet.

La gestion fonctionnelle ou générale est l'opération continue d'une tâche. Un exemple serait si vous possédez une entreprise de technologie et avez un client pour lequel vous fournissez une assistance de sauvegarde et que vous gérez en permanence leur compte annuel en sauvegardant leurs serveurs et en leur fournissant un rapport d'activité hebdomadaire. Si vous faites cela pendant cinq ans et que vous avez un contrat renouvelable avec le client, votre travail est continu et donc général ou fonctionnel.

Si, toutefois, votre client souhaite mettre en œuvre un nouveau système de gestion de contenu et qu'il dispose d'un an pour développer le nouveau système et vous demander de diriger son développement, votre client vous a engagé dans un projet.

De même, si vous travaillez avec les ressources humaines et que votre travail consiste à gérer le budget du département et à superviser des associés débutants, vous avez alors un travail fonctionnel, car c’est un travail continu qui n’a pas de fin définie.

Par contre, si vous avez le même emploi en ressources humaines et que le directeur de votre département vous demande de mettre en œuvre un nouveau programme de recrutement (et vous fournit une échéance et un budget) et qu’il devienne le chef de projet, c’est un projet, car a une date de début et une date de fin et la tâche ne se produit qu'une fois.

Visualiser votre projet en trois parties

Maintenant que vous comprenez l'essentiel de ce qui constitue un projet, vous pouvez examiner de plus près la gestion de projet. En prenant comme exemple le programme de recrutement, maintenant que vous savez qu'un projet est nécessaire, l'étape suivante consiste à définir la portée, le temps et le budget nécessaires.

La gestion de projet est la planification, l'organisation et le contrôle de la portée, du budget et de la durée du projet de programme de recrutement. Pour aider à visualiser le projet, dessinez une pyramide simple. Chaque ligne de la pyramide représente l’une des trois parties principales d’un projet (c’est-à-dire la portée, le temps et le budget). L’espace vide au milieu de la pyramide est le qualité du produit livré. La pyramide est un outil important à garder à l’esprit lors de la planification de votre projet car au fur et à mesure de la croissance ou de la diminution de vos trois principaux composants, la qualité du produit en est affectée.

La portée du projet

Définir la portée est souvent la partie la plus difficile et la plus complexe de la gestion de projet. Les détails d'un projet sont généralement inconnus au début, aussi est-il judicieux d'estimer quelles activités et tâches sont nécessaires pour exécuter le projet. La portée comprend toutes les activités et tâches qui seront entreprises afin de produire le produit final que vous livrerez. Définir la portée du projet vous aidera à déterminer le temps et le budget dont vous aurez besoin pour terminer le projet.

Une bonne façon de commencer est simplement de noter ce que vous pensez être nécessaire pour mener à bien cette tâche. Ensuite, consultez d’autres personnes pour obtenir une vue complète de toutes les activités concernées.

Le temps du projet

Une fois que vous avez défini une portée initiale, vous pouvez commencer à attribuer une heure à chaque activité et tâche et, en outre, à examiner l’ensemble du projet. Demandez-vous quelles activités auront lieu en même temps et lesquelles se dérouleront de manière séquentielle. Aussi, faites très attention au nombre de personnes qui passeront en revue les activités du projet, car cela aura une incidence sur le temps nécessaire pour terminer une étape. Il est surprenant de constater combien de temps une tâche simple peut prendre lorsque trois personnes doivent l'examiner. Après avoir calculé le temps nécessaire pour mener à bien les activités et tâches cumulées, vous êtes prêt à créer un calendrier de projet à suivre par l'équipe de projet.

Le budget du projet

À ce stade, vous avez défini le contenu (portée) et la durée (durée) d’un projet. Il est maintenant temps de déterminer le budget. À l'instar du calcul du temps nécessaire pour un projet, vous devrez souvent consulter d'autres personnes, notamment les responsables de département, afin de déterminer un budget précis. Un budget comprend de nombreuses considérations, notamment l’utilisation des personnes et du matériel impliqués dans les activités entreprises, la durée de leur utilisation (c’est-à-dire les personnes) et le matériel utilisé.

La communication est la clé

Souvent, un client (ou un responsable) souhaite qu'un projet soit achevé dans un délai et selon un budget prédéterminés, sans tenir compte de la portée du projet. Le problème, c’est que presque toujours, la portée du projet ne peut être raisonnablement complétée étant donné les contraintes de temps et de budget. Par conséquent, une partie de la gestion de projet consiste à négocier les conditions de la portée du projet avec un client ou un responsable. Tout au long du processus de négociation, ainsi que pendant toute la durée du projet, une bonne communication claire est la compétence la plus importante dont vous aurez besoin.

Plus vous exposez clairement les difficultés rencontrées, plus votre client ou votre chef sera heureux.