Compétences de base en gestion pour les débutants

Le niveau 1 de la pyramide des compétences en gestion indique les compétences de base que tout gestionnaire débutant doit maîtriser. C'est la base de la pyramide des compétences en gestion, qui montre les compétences qu'un gestionnaire doit maîtriser pour réussir et montre comment ces compétences en gestion se renforcent mutuellement.

Compétences de base en gestion

Il y a quatre compétences de gestion de base que toute personne doit maîtriser pour réussir dans un travail de gestion. Ces quatre compétences de base sont àplanifier, organiser, diriger et contrôler et sont discutés séparément en détail ci-dessous.

Plan

La planification est la première et la plus importante étape de toute tâche de gestion. C'est également l'étape la plus souvent négligée ou délibérément sautée. Bien que la quantité de planification et les détails requis varient d'une tâche à l'autre, ignorer cette tâche consiste à inviter un désastre sauf par hasard. C'est ce qui nous donne l'adage des 6 P de la planification (ou des 7 P en fonction de la manière dont vous comptez).

Bien que la plupart des gens associent le terme planification à la planification générale des activités, il existe également différents niveaux de planification:

• Planification stratégique
• Planification tactique
• Planification opérationnelle

Et il existe différents types de planification:

• Planification en cas de catastrophe
• Planification de la relève
• Planification de crise
• Planification de la rémunération

Organiser

Un responsable doit pouvoir organiser des équipes, des tâches et des projets afin que le travail de l'équipe soit effectué de la manière la plus efficace et la plus efficiente possible. En tant que gestionnaire débutant, vous pouvez organiser une petite équipe de travail ou une équipe de projet. Ces mêmes compétences seront nécessaires ultérieurement dans votre carrière lorsque vous devrez organiser un département ou une nouvelle division de l'entreprise.

De toute évidence, il y a beaucoup de chevauchement entre la planification du travail et son organisation. Lorsque la planification met l'accent sur ce qui doit être fait, l'organisation est plus opérationnelle et plus centrée sur la meilleure façon de faire le travail.

Lorsque vous organisez le travail, vous devez:

• déterminer les rôles nécessaires
• assigner des tâches aux rôles
• déterminer la meilleure ressource (personnes ou équipement) pour le rôle
• obtenir les ressources et les allouer aux rôles
• attribuer des ressources aux rôles et leur déléguer l'autorité et la responsabilité.

Que vous soyez assigné à une petite équipe ou à un projet à gérer, les responsables débutants doivent également être en mesure d’organiser les bureaux et les systèmes de données.

Vous ne pourrez peut-être pas déplacer physiquement des personnes afin de réunir votre équipe, mais vous devriez en tenir compte. D'autre part, vous devrez peut-être déplacer plusieurs personnes dans un petit espace et vous devrez organiser les choses pour que l'équipe puisse travailler efficacement dans cet espace. Plus tard dans votre carrière, vous devrez peut-être organiser un bureau pour accueillir des équipes de plusieurs départements et leurs besoins spécifiques.

Vous devrez également être capable d’organiser tous les systèmes qui traiteront les données que votre équipe doit collecter ou distribuer. Ces jours-ci, ce sont probablement des systèmes informatiques. Vous devez décider, par exemple, si vous devez configurer des pages Web partagées sur l'intranet de la société ou simplement un dossier partagé sur le serveur de fichiers. Comment allez-vous organiser les systèmes pour que tous ceux qui ont besoin d'informations y aient accès (et que ces informations ne soient pas accessibles à ceux qui ne devraient pas les voir, comme vos concurrents)? Si votre équipe a besoin ou produit autre chose que des informations, vous devez vous organiser pour que votre équipe obtienne ce dont elle a besoin, au moment où elle en a besoin, et puisse communiquer aux autres ce que votre équipe produit au bon moment.

N'oubliez pas de vous organiser. Nous aborderons cette question à un niveau plus élevé au niveau 3 de la pyramide des compétences en gestion, mais même en tant que gestionnaire débutant, vous devez être capable de vous organiser, de gérer votre temps et votre espace de manière à optimiser votre efficacité.

Enfin, rappelez-vous qu'il est rarement suffisant d'organiser les choses une fois. Avec des changements constants dans les ressources, les objectifs et les facteurs externes, vous devrez généralement vous réorganiser pour les ajuster.

Direct

La direction est l'étape d'action. Vous avez planifié et organisé le travail. Maintenant, vous devez diriger votre équipe pour faire le travail. Commencez par vous assurer que l'objectif est clair pour tous les membres de l'équipe. Est-ce qu'ils savent tous quel est l'objectif? Est-ce qu'ils savent tous quel est leur rôle pour amener l'équipe à atteindre son objectif? Ont-ils tout ce dont ils ont besoin (ressources, autorité, temps, etc.) pour faire leur part?

Tirer, ne pas pousser

Vous serez plus efficace pour diriger l'équipe vers votre objectif si vous tirez (les dirigez) plutôt que de pousser (asseyez-vous et donnez des ordres). Vous voulez motiver les membres de votre équipe et les aider et les inspirer pour atteindre les objectifs de l'équipe.

Contrôle

Certains auteurs essaient d '"adoucir" cette compétence en l'appelant "coordonnée" ou un terme similaire.Je préfère le terme plus fort, contrôle parce qu'il est essentiel que le responsable puisse contrôler les activités de l'équipe.

Dans les étapes ci-dessus, vous avez planifié le travail, organisé les ressources pour le rendre plus efficace et dirigé l'équipe vers le début du travail. Dans l'étape de contrôle, vous surveillez le travail en cours. Vous comparez les progrès réels au plan. Vous vérifiez que l'organisation fonctionne comme vous l'avez conçue.

Si tout se passe bien, vous n'avez rien d'autre à faire que de surveiller. Cependant, cela arrive rarement. Quelqu'un tombe malade, le tri de la base de données prend plus longtemps que prévu, un concurrent clé baisse ses prix, un incendie détruit l'immeuble voisin et vous devez évacuer pendant plusieurs jours, ou un autre facteur aura une incidence sur votre plan. L'étape de contrôle indique maintenant que vous devez prendre des mesures pour minimiser l'impact et ramener les choses à l'objectif souhaité le plus rapidement possible.

Cela implique souvent de revenir à la phase de planification et d'ajuster les plans. Parfois, cela peut nécessiter un changement d'organisation. et vous devrez rediriger tout le monde vers les nouveaux objectifs et les inspirer. Ensuite, bien sûr, vous contrôlez le nouveau plan et ajustez si nécessaire. Ce cycle se poursuit jusqu'à la fin de la tâche.

Outils de contrôle des gestionnaires

Au cours de l’étape de contrôle, vous définissez des normes de performances et de qualité, puis vous surveillez pour vous assurer qu’elles sont respectées. Vous avez autant d'outils à votre disposition qu'il y a de choses à surveiller.

• Outils de planification - un certain nombre d'outils logiciels vous permettent de saisir votre calendrier, puis de mettre à jour régulièrement les progrès. Le programme mettra en évidence les changements apportés au calendrier afin que vous puissiez identifier les actions correctives à entreprendre.
• Contrôles financiers - en tant que gestionnaire, vous aurez généralement un budget. Les rapports du département des finances vous indiqueront comment vos dépenses (en personnes et autres ressources) correspondent au plan.
• Contrôle des personnes - vous devez vous assurer que toutes les personnes de votre équipe fonctionnent comme prévu. S'ils ne le sont pas, vous devez trouver et corriger la cause. Ne comprennent-ils pas le but? N'ont-ils pas les ressources ou les compétences dont ils ont besoin? La tâche est-elle trop grande pour eux et doit être modifiée ou assignée à une ressource différente? Votre travail en tant que gestionnaire consiste à donner aux membres de votre équipe des informations sur la manière dont leur performance correspond au plan. Dans le cas contraire, vous devez prendre des mesures correctives.