Choisir la meilleure salutation pour votre prochaine lettre

Lorsque vous écrivez une lettre commerciale, il est important d'inclure une salutation appropriée au début. Cela est vrai que vous envoyiez votre message par courrier électronique ou par courrier. L'utilisation d'un message d'accueil approprié donne le ton à votre lettre et indique au destinataire que vous comprenez les règles de base de l'étiquette commerciale.

Bien qu'un simple "bonjour", "bonjour" ou même "hé" soit approprié dans une correspondance informelle, une salutation plus formelle est appropriée lorsque vous envoyez un courrier électronique à propos d'une question liée aux affaires, telle qu'une lettre d'accompagnement, une lettre de recommandation ou lettre de demande.

Vous trouverez ci-dessous une liste d’exemples de lettres de remerciement qui conviennent à la correspondance commerciale et relative à l’emploi. Nous expliquerons plus tard comment sélectionner et mettre en forme une salutation, ainsi que comment adresser une lettre à une personne dont vous ne connaissez pas le nom.

Exemples de lettres d'affaires

• Cher Mr Smith
• Cher M. et Mme Smith
• Cher M. White et Mme Smith
• Cher Dr. Smith
• Cher juge Smith
• Chère Mme Jones
• Chère Jane Doe
• Cher Dr. Haven
• Cher Dr. et Mme Haven
• Cher Prénom (si vous connaissez bien la personne)

Toutes ces salutations commencent par le mot «cher». Bien que vous puissiez simplement commencer une lettre avec le nom de la personne, cela peut être mal interprété comme étant brusque, voire impoli. Il est toujours prudent de commencer vos salutations avec le mot «cher» dans une lettre d'affaires.

Une exception est lorsque vous utilisez la salutation générale «À qui de droit», mais plus à ce sujet dans un instant.

Directives pour les noms et les titres

La salutation devrait généralement utiliser le nom de famille de la personne, avec un "M." ou "Mme" En général, évitez d'utiliser "Mrs." ou "Miss" sauf si vous êtes certain de la manière dont la femme veut être traitée. En cas de doute, utilisez par défaut "Ms."

Si vous écrivez à une personne qui a un doctorat ou un diplôme en médecine, utilisez la forme abrégée: "Dr." Cependant, pour d'autres titres, tels que professeur, juge, rabbin, etc., écrivez le titre complet et mettez-le en majuscule. Par exemple, dans une lettre à un juge, votre salutation serait: "Cher juge Barnard." Ou, si votre correspondance était avec un rabbin, vous pourriez écrire: "Cher Rabbi Williams".

Lorsque votre lettre est adressée à plusieurs personnes, écrivez leurs noms séparément, en les séparant par des virgules. Par exemple, "Cher M. Hobbes, Mme Luxe et M. Hopman." Pour les couples mariés, si une personne du couple a changé de nom, il vous suffit d'utiliser le nom de famille une fois. Par exemple, "Cher M. et Mme Smith."

Parfois, le nom d'une personne ne permet pas de déterminer le sexe - des noms tels que "Corey" ou "Blake" sont des noms communs de femmes et d'hommes. Si tel est le cas, faites des recherches pour déterminer le sexe en effectuant une recherche sur LinkedIn ou sur le site Web d'une entreprise. Mais si cela reste ambigu, écrivez simplement le nom complet de la personne en laissant tomber le titre. Par exemple, "Cher Corey Meyer."

Comment formater un message d'accueil

Suivez les salutations avec un deux-points ou une virgule, un espace, puis commencez le premier paragraphe de votre lettre. L'utilisation d'un colon est l'option la plus formelle. Par exemple:

Cher Mr Smith:

Premier paragraphe de la lettre.

Quand vous n'avez pas de personne de contact

Si vous n'avez pas de personne de contact au sein de l'organisation, vous pouvez soit laisser la salutation et commencer par le premier paragraphe de votre lettre, soit utiliser une salutation générale.

Cependant, avant d'utiliser une salutation générale (ou de laisser une salutation), essayez de connaître le nom de la personne que vous contactez. Si vous postulez ou recherchez un emploi et que le nom du responsable du recrutement ne figure pas dans la liste des offres, vous pouvez rechercher le titre de l'employeur ou du responsable du recrutement sur le site Web de l'entreprise. S'il existe un numéro de téléphone, vous pouvez également appeler et demander à un assistant administratif le nom du responsable du recrutement.

Si vous envoyez un type de lettre différent, vous pouvez toujours rechercher le nom de la personne sur le site Web de la société, parler à un assistant administratif ou contacter la société pour connaître le nom de la personne que vous souhaitez joindre.

Salutations générales pour les lettres d'affaires

• Cher responsable de recrutement
• À qui cela concerne
• Cher directeur des ressources humaines
• cher Monsieur ou Madame

Noms de vérification orthographique

Enfin, avant d’envoyer une lettre professionnelle, assurez-vous que le nom de la personne a été orthographié correctement. Vérifiez l'orthographe sur le site Web de l'entreprise ou sur LinkedIn.

Pensez à demander à un ami de confiance de relire votre message avant de l'envoyer, en accordant une attention particulière à l'orthographe des noms.