Modèle de lettre de licenciement pour rendement médiocre des employés

Si vous devez licencier un employé pour mauvaise performance, vous devrez créer une simple lettre de licenciement qui vous protège en tant qu'employeur. Étant donné que d'anciens employés mécontents peuvent et utilisent souvent tout ce que vous avez écrit pour engager des poursuites, maintenez la lettre simple et ne justifiez pas le licenciement.

Si vous en indiquez la cause, vous pouvez être limité devant le tribunal à utiliser uniquement le motif de la résiliation. En ne fournissant aucune raison, votre entreprise peut utiliser toutes les preuves pour se défendre.

Vérifiez votre documentation avant le licenciement d'un employé

Si le responsable de l'employé a conservé la documentation sur les performances, demandez à votre personnel des ressources humaines de vérifier la documentation pour s'assurer qu'elle est datée et qu'elle réussira le test légal. Vous ne voulez pas mettre fin à vos activités parce que vous croyez avoir une documentation solide, mais seulement pour savoir plus tard que ce n'est pas le cas.

La documentation appropriée peut vous protéger en justice si un employé licencié engage une action en justice devant la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC) qui vous reproche de discrimination.

Avant d'envoyer une lettre de licenciement

Dans la plupart des cas, le seul moyen recommandé de licencier un employé est que son responsable et un représentant du service des ressources humaines informent l'employé du licenciement lors d'une réunion en personne.

Tenez cette réunion dès que vous disposez des informations, de la documentation et des preuves nécessaires pour licencier l'employé. Évidemment, cela ne s'appliquera pas dans les cas d'abandon de travail sans présentation ni appel.

La lettre de licenciement documente la réunion pour l'employé et fait partie du dossier personnel de l'employé. Envoyez une lettre de licenciement à l'employé après la réunion de résiliation, avec accusé de réception, ou remettez-lui la lettre de licenciement à la fin de la réunion. Imprimez la lettre sur le papier à lettres de la société et faites-la signer par le responsable de l'employé ou le propriétaire de la société.

Exemple de lettre de licenciement d'un employé

Vous pouvez utiliser cet exemple de lettre de résiliation comme modèle. Téléchargez le modèle (compatible avec Google Docs et Word Online) ou lisez la version texte ci-dessous.

Téléchargez le modèle Word

Exemple de lettre de licenciement à l'intention d'un employé (version texte)

Si le cas de renvoi motivé est solide et bien documenté, utilisez cette lettre comme exemple:

Rendez-vous amoureux

Mme Margaret O'Malley

18361 Cliff Street

Sparta, NJ 07871

Chère Margaret, Cette lettre confirme votre renvoi de la société Ernesto pour performances médiocres et prend effet immédiatement.

Vous êtes licencié car, malgré les commentaires et les conseils de performance répétés de votre responsable, votre performance au travail ne s’est pas améliorée. Votre performance a été documentée dans trois lettres de réprimande que vous avez lues et signées. En outre, le plan d'amélioration de la performance (PIP) auquel vous participiez énonçait des objectifs et cibles spécifiques que vous aviez accepté de respecter à leur date d'échéance.

Vous n'avez pas respecté les dates cibles dans les zones spécifiées dans le plan que vous et votre responsable avez écrites et approuvées ensemble. On vous a offert des ressources et un soutien supplémentaire que vous avez refusé. En conséquence, votre licenciement résulte de votre refus de satisfaire aux exigences essentielles de votre travail.

Le paiement de vos jours de vacances et de vos congés de maladie accumulés sera inclus dans votre chèque de paie final * que vous recevrez le vendredi, votre jour de paie habituel. Nous pouvons envoyer votre dernier chèque de paie à votre domicile ou vous pouvez prendre des dispositions avec votre responsable pour le récupérer.

Vous recevrez également une lettre décrivant l’état de vos prestations au moment de votre licenciement. La lettre comprendra des informations sur votre éligibilité à la continuation de la couverture santé collective par la Loi de consolidation du budget consolidée (COBRA).

Vous avez remis votre badge et votre smartphone au moment de votre licenciement, nous avons donc comptabilisé tous les articles appartenant à l'entreprise.

Vous devrez tenir la société informée de vos coordonnées afin que nous puissions vous fournir les informations dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir, telles que votre formulaire W-2.

Cordialement, Nom du gérant ou du propriétaire de l'entreprise

Veuillez noter que les lois concernant le dernier chèque de paie peuvent varier d’un État à l’autre et d’un pays à l’autre.

Conclusions et réflexions finales sur une lettre de licenciement

La lettre de licenciement, même si elle n’est jamais facile ni amusante à écrire, est un élément important du licenciement d’un employé. Il documente les informations dont vous avez besoin pour le dossier de l'employé et répond aux questions les plus évidentes de celui-ci. Enfin, la lettre de licenciement fournit une documentation formelle en cas de poursuite ou lorsque la fonction des ressources humaines cesse d'exister dans son format actuel.

Les gestionnaires et le personnel des ressources humaines passent souvent à autre chose. L'excellente documentation et la lettre de licenciement vous servent de document officiel et de point de vue historique.

Utilisez cet exemple de lettre de licenciement comme guide, mais comme dans toutes les situations pouvant donner lieu à des poursuites judiciaires ou à des événements non conformes à l'intérêt de l'employeur, envoyez votre lettre à votre avocat-conseil avant de l'envoyer à l'employé.

Avertissement: Veuillez noter que les informations fournies, bien que faisant autorité, ne sont pas garanties en termes d’exactitude et de légalité. Le site est lu par un public international et les lois et règlements du travail varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre. Merci de faire appel à une assistance juridique ou à l’assistance de ressources gouvernementales nationales, fédérales ou internationales pour vous assurer que votre interprétation et vos décisions juridiques sont correctes pour votre région. Cette information est pour des conseils, des idées et de l'aide.