Comment rédiger des lettres de réprimande pour le rendement des employés

Les lettres de réprimande sont rédigées par le superviseur afin de fournir une déclaration officielle d'un problème de performance qu'un employé doit améliorer. Les lettres de réprimande constituent souvent une étape du processus formel d’action disciplinaire pouvant entraîner des mesures disciplinaires supplémentaires à l’encontre de l’employé jusqu’à la fin du contrat de travail, si l’employé ne s’améliore pas.

Les lettres de réprimande constituent un élément important dans la documentation d'un problème de performance d'un employé pour l'employeur et pour l'employé. Les lettres de réprimande écrites indiquent clairement et spécifiquement la performance à améliorer et les conséquences si la performance ne s'améliore pas.

Les lettres de réprimande font généralement suite à un coaching verbal d'un superviseur. Ils sont souvent précédés d'une correction verbale adressée à l'employé, appelée avertissement verbal ou avertissement verbal formel, à propos du problème de performance ou des problèmes de performance connexes.

En fonction de l’immédiateté et de la gravité du problème de performance, la lettre de réprimande peut lancer la discussion sur la performance, mais cela est inhabituel.

Composantes des lettres de réprimande

Les lettres de réprimande efficaces comportent ces éléments.

• Un énoncé clair du problème ou du problème de performance que l'employé doit améliorer.
• La lettre de réprimande peut énumérer plusieurs exemples de façons dont l’employé peut modifier son rendement pour se conformer aux attentes en matière de rendement. (Cela fournit à l'employé une image partagée ou une signification partagée par rapport aux attentes du superviseur.)
• L'impact de la non-performance sur le succès de l'employé et de l'organisation. (L'impact négatif sur le lieu de travail est attribuable à l'incapacité de performer.)

• Le cas échéant, un calendrier dans lequel la performance de l'employé doit être améliorée.
• Le cas échéant, le superviseur réévalue le rendement de l'employé, le cas échéant, à une date d'échéance ou de fin.
• Une déclaration claire sur les conséquences qu'un employé peut s'attendre si sa performance ne s'améliore pas comme décrit dans la lettre de réprimande.
• La signature du superviseur ou du responsable de l'employé.
• La signature de l'employé dont la performance est au centre de la lettre de réprimande. La lettre contient généralement une déclaration selon laquelle la signature de l'employé indique qu'il l'a reçue, mais pas nécessairement qu'il est d'accord avec son contenu.

• Une occasion pour l’employé de s’opposer, par écrit, au contenu de la lettre de réprimande. L'employé peut être d'accord, en désaccord, exprimer la contrition, etc. Les réfutations écrites par l'employé sont jointes aux lettres de réprimande originales.

Voici deux exemples de lettres de réprimande formelles. Utilisez-les lorsque vous développez vos propres lettres de réprimande.

Exemple de lettre de réprimande

Ceci est un exemple de lettre de réprimande. Téléchargez le modèle de lettre de réprimande (compatible avec Google Docs et Word Online) ou voyez ci-dessous pour plus d'exemples.

Exemple de lettre de réprimande n ° 1 (version texte)

Pour: Jeffery Jones

De: George Peterson

Date: 1er septembre 2018

Re: lettre de réprimande

Il s'agit d'une lettre de réprimande officielle vous informant que votre performance ne correspond pas aux niveaux de contribution attendus. En tant qu’expert technique du support client, les attentes du poste ont été définies par l’ensemble du groupe d’experts du support technique et leur responsable. Cela signifie qu'ils sont la norme acceptée pour les performances de chaque expert en support technique.

Vous ne parvenez pas à accomplir les tâches suivantes.

• Le nombre de clients que vous servez au cours d'une semaine est 30% inférieur au standard atteint par les autres experts du support technique.
• Le degré de difficulté des problèmes que vous choisissez de résoudre est inférieur de 40% à la norme atteinte par le reste du personnel.
• Le temps que les clients passent au téléphone avec vous dépasse de 25% le reste du personnel.

Comme vous pouvez le constater, dans les trois mesures de performance les plus importantes pour votre travail, vous n'y parvenez pas. Votre superviseur vous a parlé à plusieurs reprises et vous avez reçu une formation supplémentaire. Par conséquent, nous pensons que vous n'êtes pas disposé à jouer. Cela affecte négativement la charge de travail du reste du personnel technique.

Nous devons voir une amélioration immédiate dans les trois domaines de performance ou des mesures disciplinaires supplémentaires allant jusqu'au licenciement. Nous croyons que vous avez la capacité de vous améliorer. Nous devons voir une amélioration immédiate.

George Peterson, superviseur

Marian Demark, responsable des ressources humaines

Exemple de lettre de réprimande n ° 2 (version texte)

À: Linda Rodriguez

De: Mary Wilmont

Date: 1er septembre 2018

Re: lettre de réprimande

La présente lettre de réprimande a pour but de vous avertir formellement que votre présence nuit à votre capacité de mener à bien votre travail. Bien que les salariés exemptés ne soient pas tenus de travailler des heures spécifiques, une semaine de travail de quarante heures est normale et attendue.

Vous avez omis de vous présenter au travail au moins un jour par semaine depuis le début de votre nouvel emploi et ne travaillez que trente-deux heures par semaine. Votre responsable vous a informé de la disponibilité des congés FMLA pour des problèmes médicaux personnels ou familiaux. Il vous a également demandé si vous aviez besoin d'une mesure d'adaptation pour pouvoir exercer votre travail efficacement.

Il vous a suggéré de vous rendre au service des ressources humaines pour discuter de ces questions et de votre présence. Vous avez refusé les trois opportunités que nous vous avions offertes pour vous aider à améliorer cette mauvaise performance.

La réalité est que vous ne pouvez pas accomplir votre travail en moins de quarante heures. Il manque des délais pour vos missions et votre retard nuit au travail de vos collaborateurs du département marketing. Ils ne respectent pas leurs délais à la suite de votre échec.

De plus, votre travail inachevé, lorsqu'il est attribué à vos collègues, surcharge leur travail de travail, car ils ont déjà des emplois qui nécessitent quarante heures de travail par semaine. C'est injuste et nous ne tolérerons pas ces impacts négatifs sur le lieu de travail dès maintenant.

Nous devons constater une amélioration immédiate de votre présence, sinon nous mettrons fin à votre emploi. Cela signifie que vous devez assister au travail cinq jours par semaine. Si vous ne parvenez pas à travailler cinq jours par semaine, vous ne pourrez pas atteindre les objectifs pour lesquels vous avez été employé.

Notre politique de congés payés standard vous donne six jours de congés de maladie payés et deux jours de congés personnels que vous devez utiliser au cours d'une année. Vous devez faire une demande de vacances à l'avance.

Vous avez déjà utilisé quatre de vos jours de maladie et tous vos jours personnels avec vos absences actuelles. Nous ne prévoyons pas de vous accorder plus de temps. Cela ne vous laisse que deux jours de congé de maladie et vos vacances payées que vous devez demander à l'avance.

Si votre absence dépasse votre temps libre rémunéré, nous mettrons fin à votre emploi. Nous espérons que vous comprenez à quel point vous êtes sur le point de perdre votre emploi. Vous ne recevrez plus d'avertissements.

Cordialement, Mary Wilmont, gestionnaire

Thomas Credence, directeur des ressources humaines

Consultez un exemple d'accusé de réception pour savoir comment un employé qui reçoit une réprimande a le droit de répondre.

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Exemples de lettres de réprimande

• Exemple de lettre de réprimande: Indiscrétion de la direction
• Écrit par écrit Exemple: Présence

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